Консультант Oracle СНГ Юлия Григорьева считает, что используя многофункциональную и полномасштабную информационную систему, все первостепенные процессы управления персоналом можно оптимизировать. Например, такая система поможет оптимизировать работу с кадрами – подбор, прием на работу, распределение, увольнение; оценку и аттестацию сотрудников; образование кадрового резерва; расчет различных компенсаций, учет рабочего времени; формирование отчетности. Также систематизирование поможет значительно упростить учебный процесс и планирование обучения.
Юлия замечает, что легче и быстрее назвать то, чего эта система не сможет сделать: принять решение вместо руководителя, провести переговоры с кандидатом или сотрудником, почувствовать настроение коллектива, заменить обычного аудиторного обучения, которому свойственно «чувство локтя» и искорки в глазах участников. В крупной современной компании, развивающейся непрерывно, необходимо постоянно обучать чему-либо персонал.
Это нужно для того, чтобы все сотрудники могли быстро усваивать новейшие современные методы работы. Стандартными методами, не используя автоматизированную систему обучения, сегодня этого достичь почти невозможно. По словам Юлии Григорьевой, к этой системе предъявляются повышенные требования, от нее ждут почти всего, даже того, что она станет «печь пирожки». Какие преимущества имеет онлайн-обучение на рабочем месте действительно?
- Сотрудник получает всю информацию напрямую;
- Система построена так, что каждый участник получает доступ к обучению автоматически;
- Обучающийся сотрудник несет самостоятельно ответственность за своевременное усвоение необходимой информации;
- Результаты обучения в подробностях доступны всем пользователям системы – руководству, HR-отделу, аналитикам, бухгалтерии.
На базе этой информации формируются важные аналитические отчеты, например: наиболее востребованные ресурсы, выявляются курсы, дающие наилучшие результаты, отношение персонала к тем или иным методам обучения.
Пошаговая стратегия.
Руководитель научно-методического отдела HR-Лаборатории “Гуманитарные Технологии Татьяна Преснова рассказала о применении профессионального программно-методического обеспечения для оптимизации некоторых процессов в бизнесе в HR-сфере.
Подбор персонала. В случае необходимости HR-отдела получения быстрой и достоверной информации о квалификации кандидатов, самый верный способ – тестирование при приеме на работу кандидатов для выявления уровня профессиональных знаний. В этих целях программное обеспечение используется для разработки тестов. Тесты можно разрабатывать индивидуально для каждой организации, учитывая особенности каждой позиции.
Оценка и аттестация персонала. Эти операции осуществляются для ротации персонала, определения соответствия должности, образования кадрового резерва. Если нужно получить информацию о потенциальных возможностях сотрудника и спрогнозировать его профессиональное развитие, надо совмещать психологическое тестирование и квалификационное. Компьютерная программа способна автоматизировать такие процессы, анализируя комплексно результаты нескольких тестирований и выдавать разные формы отчетов.
Проверка знаний. Проверка уровня знаний, получаемых при обучении – один из самых важных аспектов обучения сотрудников. Для этого используют сетевые системы. Они состоят из проведения тестов и опросов, сбора экспертных оценок.
Организационные исследования. Для проведения различных исследований, опросов в сфере управления персоналом все чаще используются Интернет технологии. В частности, для анализа экспертных оценок в мониторинге социально-психологической среды коллектива. Татьяна Преснова отметила, что на подготовку электронного опроса и рассылку респондентам затрачивается намного меньше времени, чем на размножение бумажных листов. А на обработку данных уходят секунды. Это дает возможность HR-специалистам заняться более серьезной творческой работой в анализе собранной информации.
Сквозная вовлеченность.
Считается, что в HR сфере программное обеспечение применяется только в автоматизации работы специалиста по персоналу и используется в конкретном подразделении. И, несмотря на то, что автоматизация конкретной области доводится до совершенного уровня, используемые системы оказываются ограниченным каким-либо подразделением HR-отдела. Разработчик системы E-Staff, генеральный директор компании Datex Software Борис Лавринович не считает такую «локальную» автоматизацию ущербной саму по себе, но при использовании в компании солидных размеров, может отрицательно сказаться содержанием узких мест.
Среди главных проблем выделяется слабая вовлеченность в работу HR-системы глав структурных подразделений и обычных сотрудников. Борис Лавринович замечает, что в строящуюся систему важно привлекать для участия все отделы компании, их начальство и рядовых служащих. Так, в ходе внутреннего рекрутинга основную роль может сыграть руководитель, который должен ясно представлять, какие внутренние кадры компании можно привлечь для новых проектов, а кого из сотрудников нужно продвигать в первую очередь. А чаще всего на ключевых ролях стоят менеджеры по персоналу, а не управленец, которому необходимо владеть информацией о кадровом резерве.
Предположим, компания нуждается в человеке с уникальным опытом работы, менеджер со степенью МВА. Эта информация обычно есть в резюме. Но она может быть устаревшей, если сотрудник получил МВА, будучи сотрудником компании.
Эту задачу поможет решить система управления талантами, которая входит в основную часть автоматизации HR-задач организации. Борис Лавринович предоставляет ход работы HR-системы с момента возникновения потребности в новом сотруднике.
В системе оформляется заявка руководителя подразделения на подбор кандидата на конкретную должность; заявка согласовывается и, если она утвердилась, то оказывается в отделе подбора; идет выбор кандидатов на заявленную вакансию. Поступившие резюме разбираются автоматически на составные части – образование, общие сведения, опыт работы и др.
Руководитель получает информацию о соискателе, прошедшем начальные этапы отбора. Руководитель делает отметку о положительном или отрицательном выборе кандидатуры и по желанию может оставить свой комментарий в системе. После того как человека приняли на работу, данные из резюме, например, образование, опыт работы, навыки заносятся в автоматизированную систему, а затем обновляются. Так система собирает по деталям сведения о карьере и ее развитии каждого сотрудника, формальные и неформальные.
Иначе, применение программного обеспечения делает всю систему работы с кадрами компании прозрачной. Она систематизирует огромный объем информации и выстраивает в порядок всю систему управления персоналом.