Офис-менеджер относится к разряду специалистов.
Офис-менеджер находится в подчинении у генерального директора предприятия.
Офис-менеджеру подчиняются курьер, водитель и уборщица.
Должностные обязанности:
1. Отвечать на телефонные звонки, поступающие на телефон офиса компании, фиксировать служебную информацию и передавать ее генеральному директору и сотрудникам организации.
2. Обеспечивать документооборот организации: исходящая и входящая корреспонденция, учет, регистрация, архивирование и хранение документов.
3. Выполнять копировально-множительные работы по поручению генерального директора.
4. Подготавливать по поручению генерального директора компании проекты писем, запросов и иных документов, относящихся к деятельности предприятия.
5. Печатать служебные материалы по поручению генерального директора и вести базу данных.
6. Готовить заседания и совещания, проводимые генеральным директором (техническое и материальное обеспечение, оповещение участников о месте и времени проведения, повестке дня).
7. Организовывать командировки сотрудников: заказывать железнодорожные и авиабилеты, бронировать номера в гостиницах.
8. Организовывать обеспечение офиса расходными материалами, канцтоварами, другими товарно-материальными ценностями, которые необходимы для рабочей деятельности офиса. Организовывать их приемку, выдачу, учет и хранение.
9. Контролировать надлежащее состояние коммуникаций, офисного оборудования; в случае выявления неисправностей оргтехники офиса или другого оборудования вызывать специалистов для осуществления технического обслуживания или ремонтных работ.
10. Контролировать и координировать работу: водителя (составление графика использования автомобильного транспорта компании, прием заявок на машину); уборщицы; курьера (разработка графика посещений и прием заявок).