Должность заведующей архивом относится к категории руководящих должностей.
Заведующая архивом подчиняется генеральному директору организации.
Заведующая архивом руководит работой сотрудников архива.
Должностные обязанности:
1. Руководить работой по организации и ведению архивных процедур на предприятии;
2. Обеспечивать порядок писем, систематизацию, регистрацию, использование и хранение документов согласно установленному порядку в организации;
3. Руководить работой по формированию научно-справочного аппарата, облегчающего использование и учет архивных документов: картотеки, описи, указателей, обзоров, путеводителей, каталогов, исторических справок. Вести соответствующие учетные документы (списки фондов, дела фондов, листы фондов, книги учета выбытия и поступления дел);
4. Оказывать методическую помощь в поиске документов;
5. Инструктировать сотрудников структурных подразделений предприятия о порядке подготовки, формирования и сдачи документов в архив;
6. Контролировать своевременность поступления документов, которые закончены делопроизводством, в архив;
7. Обеспечивать организацию работ по экспертизе ценности документов архива, формированию документов в дела временного и постоянного хранения;
8. Руководить процессом составления описей дел, подготовленных для передачи в государственные архивы, руководить составлением актов об уничтожении документов, у которых истекли сроки хранения;
9. Контролировать состояние документов, их своевременное восстановление, контролировать соблюдение в помещениях архива условий, которые необходимы для обеспечения правильного хранения документов;
10. Организовывать работу по ведению учета количества дел и документооборота, выдаче справок на основе информации, содержащейся в документах архива;
11. Составлять установленную отчетность;
12. Участвовать в разработке инструкций и положений по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
13. Проводить работу по защите информации, являющейся коммерческой, государственной и служебной тайной;
14. Обеспечивать наличие необходимого инвентаря в архиве, канцелярских товаров, потребных бланков, инструктивно-методической литературы по соответствующим обязанностям;
15. Проверять правильность хранения и учета бланков строгой отчетности;
16. Контролировать исправность и правильность эксплуатации помещений, исправность и наличие противопожарных средств.