Должностная инструкция заведующей канцелярией

Должностная инструкция заведующей канцелярией

Должность заведующей канцелярией относится к руководящим должностям. Заведующая канцелярией подчиняется генеральному директору организации или другому должностному лицу.

Должностные обязанности:




1. Организовывать систему работы канцелярии;

2. Обеспечивать своевременную обработку отправляемой и поступающей корреспонденции, ее доставку по назначению;

3. Контролировать сроки исполнения документов и их правильное оформление;

4. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче документов текущего делопроизводства в структурные подразделения организации, в том числе распоряжений и приказов руководства, по формированию и сдаче дел на хранение;

5. Составлять инструкции по ведению делопроизводства в компании и организовывать их внедрение;

6. Принимать меры по обеспечению сотрудников службы делопроизводства необходимыми справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, техническими средствами управленческого учета, оргтехникой.

7. Осуществлять руководство делопроизводством в структурных подразделениях предприятия, контролировать правильное формирование, хранение и своевременную сдачу дел в архив, подготавливать справки о соблюдении сроков исполнения документов;

8. Обеспечивать размножение и печать служебных документов;

9. Участвовать в подготовке совещаний, созываемых руководством, организовывать их техническое обслуживание, регистрировать работников, прибывающих в организацию в командировку, оформлять командировочные документы;

10. Обеспечивать положенный режим доступа к документам и использованию информации, находящейся в них;

11. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических методов работы с документами, совершенствовании информационных автоматизированных систем и технологий;

12. Организовывать и разрабатывать мероприятия по повышению эффективности деятельности канцелярии;

13. Организовывать работу по защите информации, составляющей коммерческую, государственную и служебную тайну.