Должность заведующей канцелярией относится к руководящим должностям. Заведующая канцелярией подчиняется генеральному директору организации или другому должностному лицу.
Должностные обязанности:
1. Организовывать систему работы канцелярии;
2. Обеспечивать своевременную обработку отправляемой и поступающей корреспонденции, ее доставку по назначению;
3. Контролировать сроки исполнения документов и их правильное оформление;
4. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче документов текущего делопроизводства в структурные подразделения организации, в том числе распоряжений и приказов руководства, по формированию и сдаче дел на хранение;
5. Составлять инструкции по ведению делопроизводства в компании и организовывать их внедрение;
6. Принимать меры по обеспечению сотрудников службы делопроизводства необходимыми справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, техническими средствами управленческого учета, оргтехникой.
7. Осуществлять руководство делопроизводством в структурных подразделениях предприятия, контролировать правильное формирование, хранение и своевременную сдачу дел в архив, подготавливать справки о соблюдении сроков исполнения документов;
8. Обеспечивать размножение и печать служебных документов;
9. Участвовать в подготовке совещаний, созываемых руководством, организовывать их техническое обслуживание, регистрировать работников, прибывающих в организацию в командировку, оформлять командировочные документы;
10. Обеспечивать положенный режим доступа к документам и использованию информации, находящейся в них;
11. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических методов работы с документами, совершенствовании информационных автоматизированных систем и технологий;
12. Организовывать и разрабатывать мероприятия по повышению эффективности деятельности канцелярии;
13. Организовывать работу по защите информации, составляющей коммерческую, государственную и служебную тайну.