Чтобы сделать общение в видеочате эффективным, нужно: управлять работой совещания, передавая слово явно, спрашивая мнение всех людей, проводя промежуточные итоги; использовать чат в качестве обратной связи, добиваясь формулирования полной фразы – не «Я не согласен», а «Не соглашусь с идеей…», не «Как?», а «Каким образом Вы будете…».
Нужно голосом озвучивать ответы на чат, если это не нарушает профессиональные и этические принципы. Использовать возможности электронной доски по максимуму, если ее нет – разослать предварительно повестку дня, хотя бы по 1-2 вопросам, подводя по каждому вопросу итог, «возвращать» всех участников совещания к повестке дня.
Использовать для ведения протокола электронную доску, тогда будет исключена потребность в составлении и согласовании протокола в последующем в письменном виде. Рабочие формулировки лучше согласовывать по горячим следам, сразу. Если нет иных инструментов, то в этих целях можно использовать коллективный чат.
Преодолеваем языковой барьер
За современным словом «глобализация» скрывается множество проблем, которые неожиданно встают перед HR-менеджером. Часть из них связана с языковым барьером и необходимостью его преодоления.
Согласно результатам опроса, который был проведен в 2011 году исследовательским центром Superjob, 61% работодателей почти не требуют от соискателей знаний иностранного языка, 33% необходимы сотрудники, знающие язык на определенных позициях, и только для 6% это является обязательным требованием для всех кандидатов и сотрудников, в основном это компании международного уровня с интернациональным персоналом. Сегодня эта тема актуальна для 40% ситуаций. Если тенденция к глобализации будет сохраняться, то локальные компании станут активнее взаимодействовать с зарубежными поставщиками и клиентами.
Часто случается так, что проблема языкового барьера становится первостепенной внезапно, например, когда от головного офиса или от партнера приходят документы на иностранном языке и возникает необходимость их перевода на русский язык. Следующее наглядное проявление этой проблемы – пассивное присутствие, а также неучастие персонала в рабочих встречах, если никто из сотрудников не может использовать разговорные навыки на практике.
Часто бывают такие ситуации:
Административный персонал владеет иностранным языком, но предметную область понимает плохо.
Специалисты в предметной области не могут разговаривать на иностранном языке и общаться с зарубежными коллегами не готовы.
Дорогостоящие и немногочисленные руководители, которые способны разговаривать на иностранном языке, оказываются «узким местом» и им приходится выполнять задачи по «локализации» и «популяризации» разных документов.
Без сомнения, многие задачи – тестирование при найме и обучение внутри компании, языковые навыки в качестве критериев при подборе персонала – остаются задачами людей, и только в небольшой степени могут быть автоматизированы.
Но существуют инструменты, которые могут понизить остроту проблемы достаточно быстро:
Электронные словари и средства машинного перевода. Сервисы перевода www.translate.ru, Bing, Google или словари lingvo.ru, которые широко известны, однако для профессионального общения едва ли подходят. Платные решения, а для компаний рынка России это, конечно, решения компании ПРОМТ, могут успешно использоваться на отдельных местах и в целой компании, если будет установлен сервер перевода. Даже машинный перевод иностранных документов на язык участников встречи даст возможность повысить эффективность их работы, тем более, если в переводе будут участвовать специализированные словари.
Видеочат с возможностями для перевода
Безусловно, можно всегда использовать Skype и каждую фразу переводить в translate.ru, но данный вариант не может гарантировать скорость и конфиденциальность, а также качество перевода, необходимое в работе. Возможное решение – это работа в видеочате comsuite.ru, где предусмотрена функция встроенного перевода. Его авторы указывают на то, что сервер можно разворачивать в компании вместе с сервером перевода, тем самым он обеспечит и оптимальную скорость, и конфиденциальность, а с использованием специализированных словарей отрасли и высокое качество.
Значительно поможет в этом вопросе работа всего коллектива над глоссарием и словарем терминов. Каждая отрасль и даже предприятие пользуется собственным профессиональным словарем. Описание и перевод терминов повысит скорость включения в работу новых сотрудников, а также качество машинного перевода. Ведь, если этого нет, люди понимают друг друга хуже! В этом деле можно поучиться у Википедии.
Учить чатиться?
Без сомнения, и технические средства, и цели, и определенные правила и ограничения в процессе использования новых технологий будут в разных компаниях разными. Как было сказано в начале, это то, что касается почти каждого сотрудника.
Применение подобных средств должно быть включено в «курс молодого бойца», который проходит каждый из новых участников после выхода на свою новую работу, независимо от того, какую позицию он занимает.
Но основная роль по передачи навыков видеообщения принадлежит тем, кто заинтересован лично в эффективной работе команд или сокращении численности лишних совещаний и встреч. Здесь имеются в виду менеджеры проектов. В первую очередь освоить навыки эффективных видеопереговоров, видеопрезентаций и видеосовещаний должны эти сотрудники, а потом поделиться опытом со всеми участникам проектных групп.
С другой стороны, активное применение современных приемов менеджерами – это залог формирования другой бизнес-культуры в дистанционном взаимодействии. «Выращенная» внутри компании и развитая в ней она может стать значительной составляющей корпоративной культуры и более того - конкурентным преимуществом.