Поиски личного секретаря: «Хочу, как Пушкарева, только симпатичнее…»

Поиски личного секретаря: «Хочу, как Пушкарева, только симпатичнее…»

Пожалуй, каждый уважающий себя руководитель в свое время сталкивался с проблемой поиска и подбора личного секретаря. Задача эта действительно не из легких, ведь в данном случае нужно найти не просто человека, который будет занимать место в офисе и по первому зову готовить кофе начальнику, а отыскать надежного, ответственного сотрудника, сочетающего в себе качества хорошего деловода, идеального знатока офисной ортехники, а также прекрасного переводчика со всех наиболее распространенных языков.

Получается, что в личные секретари нужно брать этакого «машиниста-тракториста широкого профиля», который по совместительству выполнял бы функции филиала бюро переводов в отдельно взятом офисе.




Все это, конечно, шутки, тем не менее, идеальному секретарю действительно  желательно владеть всеми перечисленными выше навыками, тогда он точно станет правой рукой руководства, а это положительным образом скажется на его положении в компании, ну и, естественно, на авторитете и размере заработной платы. Но давайте посмотрим на проблему поиска ассистента глазами не соискателя, а работодателя. На что стоит обратить внимание при подборе кандидатуры на должность личного помощника руководителя?

Итак, для того, чтобы найти хорошего секретаря, в первую очередь стоит четко определиться со всеми требованиями к кандидату, а также описать все его рабочие обязанности. Поручать эту задачу сотрудникам кадровых агентств не стоит, ведь не существует плохих либо хороших секретарей – есть помощники, которые подходят либо не подходят тому или иному руководителю. Из этого следует, что заниматься подбором ассистента все же лучше самостоятельно.

К примеру, если, исходя из специфики деятельности компании, ее директор вынужден много времени проводить в командировках, его личный помощник должен уметь грамотно организовывать поездки и качественно выполнять все связанные с ними задачи, как то бронирование билетов, заказ номера в гостинице, организация трансферов, оформление виз.

Отдельно стоит отметить и такой профессиональный навык хорошего секретаря как знание иностранного языка (в идеале – нескольких). Практически все руководители серьезных организаций и предприятий периодически нуждаются в услугах бюро переводов.

У кого-то возникает надобность в качественном переводе документов, кому-то необходим устный переводчик для облегчения общения с деловыми партнерами, а кто-то нуждается в сопровождении носителя того или иного языка во время деловой поездки. Согласитесь: регулярное сотрудничество с профильными организациями оборачивается существенными финансовыми затратами, поэтому не удивительно, что среди требований к кандидату на должность личного помощника руководителя все чаще присутствует пункт «Обязательное знание иностранного языка».

Подбирая секретаря, не стоит указывать в объявлении какие-либо конкретные требования относительно возраста, пола, национальности соискателя, если они не имеют прямого отношения к личным качествам работника. Согласно Трудовому кодексу, работодатель не имеет права дискриминировать кандидатов на должность по какому-либо из перечисленных выше признаков. Естественно, полностью исключать личные предпочтения работодателя никто не заставляет, просто не стоит акцентировать на них внимание.

И напоследок: если пара-тройка кандидатов на вакантную должность уже подобрана, нелишним будет проверить, насколько соответствуют претенденты требованиям руководителя на самом деле.

Ведь если в резюме соискателя написано «Уверенный пользователь ПК, отличное знание офисной оргтехники», не исключено, что на самом деле он не в состоянии отличить факс от принтера, а если в графе «Предыдущее место работы» значится «Бюро переводов», не факт, что кандидат в совершенстве владеет английским, немецким, французским, а на досуге изучает китайский…