Сегодня забыта и почти ушла в прошлое такая важная должность, как секретарь-машинистка. Руководители нашего времени не понимают, что машинопись – это искусство, где важно все – от чувства стиля до скорости печати.
На замену старым «Оптима» и «Ундервудам» пришли современные компьютерные программы, которые позволяют не только набирать текст очень быстро, но и проверять орфографию и синтаксис.
Но все ли они могут? Они не могут заменить образованного, грамотного специалиста, обладающего чувством стиля и языка. Кто лучше, чем профессиональная машинистка со стажем, ненавязчиво и интеллигентно может подкорректировать косноязычные фразы шефа? И кто из новых секретарей коммерческой компании знает, как нужно в письме обращаться к главе мусульманского государства, политическому лидеру, известной актрисе и уважаемому профессору? Везде пишутся обезличенные формулы «уважаемая», «уважаемый»… Неудивительно, что реакция на данное обращение негативна или ее нет. Компаниям, которые не могут нанять профессиональных пресс-серкетарей, пока еще очень нужны секретари-машинистки. Такая сотрудница должна знать компьютерную грамоту, общую грамотность, обладать чувством стиля, знаниями правил литературного и делового письма, умением быстро набирать текст, знаниями делопроизводства.
Секретарь на reception – своеобразная визитная карточка компании. Он должен быть доброжелательным, интеллигентным, уметь элегантно одеваться в рамках dress-code компании, с приятной внешностью. В зависимости от направления деятельности компании он должен иметь знания иностранного языка или не иметь, но, обязательно должен свободно владеть грамотной русской литературной и деловой речью.
Секретарь сall-center выполняет технические функции. Но он также является первым человеком, который представляет компанию, поэтому от того, насколько приятным сложится впечатление у абонента от первого разговора по телефону, в большинстве случаев зависит развитие деловых отношений. Сотрудник на должности секретарь сall-center должен уметь разговаривать грамотной речью, его голос должен быть приятным. Ему обязательно нужно знать правила ведения телефонных переговоров, обладать деловитостью, бесконфликтностью, способностью быстро ориентироваться.
Все чаще встречается вакансия «личного секретаря руководителя», которая, по сути, равносильна должности «секретаря-референта». Он является первым помощником руководителя, который выполняет обязанности секретаря и референта, который организует текущую работу и информационное обслуживание, помогает руководителю распределить свое время более рационально, осуществляет его связь с сотрудниками и внешним миром. Он подготавливает деловую переписку начальника, тексты выступлений, проектов решений заседаний, совещаний, коллегий, консультирует по определенным вопросам, редактирует документацию, контролирует дисциплину и соблюдение регламентов.
Секретарь-референт должен отличаться деловитостью, высокими организаторскими способностями, собранностью, уметь нейтрализовать конфликты, вести деловые переговоры, переписку, обеспечивать грамотное составление графика работы руководителя. Приветствуются навыки проведения визовой поддержки, работы с агентствами по бронированию железнодорожных и авиабилетов, отелей и т.п.; владения компьютером и иностранными языками, офисной техникой.
Помощник руководителя – высшая ступень в разновидностях должностей секретаря. Часто должностные обязанности помощника руководителя схожи с обязанностями секретаря-референта, кроме того, в деятельность секретаря входят не только служебные задачи начальника, а также координация деловой, а иногда части личной жизни, управление отделом секретарей, водителей. Помощник руководителя должен быть в курсе всех нюансов работы организации, принимать участие во всех бизнес-проектах начальника, руководить подготовкой к совещаниям и коллегиям, презентациям и переговорам. Он отслеживает деловую переписку руководителя, решает множество других задач и находится на круглосуточной связи с руководителем.
Офис-менеджер – спорная должность, включающая обязанности администратора и секретаря. Считается, что многим компаниям недостает именно такого специалиста, обязанностями которого является организация работы всего офиса, координация работы курьеров, подразделений, автопарка. А также в его обязанности входит делопроизводство, прием электронной почты и факсов, звонков, обеспечение компании канцелярскими товарами, подарками, продуктами и пр. Конечно, «есть женщины в русских селеньях», но все-таки одному человеку сложно осуществлять столько операций, а часто одновременно, выполняя при этом каждую из них качественно и полноценно.
Может быть, эта должность может существовать в маленьких компаниях, где небольшой объем документооборота и закупок, отсутствует автопарк и многие другие участки работы, и она выручает работодателей в некоторых ситуациях. Например, во времена становления бизнеса. Однако, когда компания становится более крупной, бизнес разрастается, необходимо к этому вопросу подходить реалистичнее, переходить к найму узкопрофильных специалистов, например, администратора и делопроизводителя.
Делопроизводство является серьезным отдельным участком работы. От того, на каком уровне качества организована работа с документами, напрямую зависит порядок в самой компании. Обязанностями делопроизводителя является вся работа с документами: получение, регистрация, сортировка, доведение до руководителей и исполнителей входящей документации; контроль качества исполнения документов; работа с исходящими и внутренними, организационно-распорядительными документами; ведение архива и базы данных компании, договорная работа и т.д.
Поэтому для работодателей очень важно наличие опыта подобной работы. Желательно, чтобы кандидат на должность секретаря имел опыт работы в государственных органах, так как там система делопроизводства отлажена хорошо. И идеальным вариантом будет, если кандидат ранее работал и в государственных организациях, и в коммерческих. Претендент на вакантную должность должен уметь работать на персональном компьютере, владеть офисной техникой, работать с большим объемом информации, быть собранным, внимательным и аккуратным.
Coffee-lady. Эта должность в настоящее время введена только в некоторых российских компаниях. А зря. Если вы успешный бизнесмен и уважаете своих партнеров, то вопрос, кому и как лучше подать кофе во время переговоров, также важен, как первая встреча гостя или грамотное ведение переговоров по телефону. Будет неудобно, если гостю вместо красного чая секретарь подаст зеленый, а сахар положит в чашку, перемешает и ложечку положит возле блюдца. Если в чайной паре кружки будут от разных сервизов, а на стакане с водой будут оставаться отпечатки пальцев. И тонкостей этикета еще много. Это целое искусство и им заниматься должны профессионалы. Тому, кто претендует на эту должность нужно иметь опыт работы в ресторане или специальное образование.
Конечно, не каждая компания может себе позволить ввести в штат полный перечень должностей с соответствующим функционалом. Кроме того, в рамках становления и развития среднего и мелкого бизнеса в этом нет необходимости. Но, возлагая на секретаря различные дополнительные обязанности, нужно помнить о том, что дополнительный труд должен вознаграждаться. А также о том, что дополнительная загруженность может привести к пробелам в основной работе.