Зачастую профессиональный секретарь является лицом компании. От этого может зависеть многое. Поговорим о том, какой была, есть и будет профессия секретаря. Совсем недавно секретари частных компаний выполняли самые разные обязанности, подменяя весь административный аппарат.
Секретари принимали звонки и посетителей, печатали документы и выполняли функции делопроизводителя, распределяли работы автопарка или курьеров, обеспечивали офисы компании канцтоварами, были сопроводителями командировок, составляли график работы руководителя и многое другое.
Наконец, пришло понимание, что для решения всех этих вопросов требуется разделение функционала. Поэтому многие компании стали выделять вспомогательные позиции: секретарь-референт, помощник руководителя, секретарь-машинистка, сотрудник call-центра, секретарь на reception, делопроизводитель и т.д.
Раньше все было проще – учебные заведения, подготавливающие хороших секретарей, можно было пересчитать по пальцам, и каждая организация направляла заявки на выпускников заранее. Сегодня секретарей готовят во многих учебных заведениях. А претендентов, которые уверены, что для работы секретарем достаточно умения владеть компьютером и внешних данных, еще больше. Но найти грамотного секретаря, несмотря на насыщенность рынка, сложно.
Перед тем, как начать поиск кандидатов, нужно четко обозначить обязанности, которые будут входить в деятельность секретаря, а также разграничить полномочия. Профессиональные и личные качества будущего секретаря определяются спецификой работы в организации, устоявшейся корпоративной культурой, а также стилем руководства.
Вам нужна молодая девушка, которая будет доброжелательно встречать гостей и приятно отвечать на телефонные звонки? Или юноша, способный планировать дела, вести дневник ваших встреч и перераспределять ваше время так, чтобы вы везде успевали и не чувствовали перегруженности? А может быть, вы ищете сoffee-lady, знающую все правила этикета, которая умеет не только красиво подать напитки, но и запоминать вкусы и пристрастия каждого из гостей? Может быть, вам необходим хозяйственный помощник. Или просто экзотический цветок для украшения вашей приемной? Выбор за вами. Но помните, что секретарь в отличие от многорукого Вишну не может одновременно и качественно делать сразу несколько дел. Его можно сравнить со скорой помощью, с правой рукой руководителя, это связующее звено его с сотрудниками организации и миром вообще, проводник его интересов. Поэтому так важна приоритетная направленность обязанностей при выборе секретаря.
Второй этап – определение личностных характеристик, которые должны быть у претендента на вакансию. Этот момент очень важен! Нужно осознавать, кого именно вы ищете, что для вас имеет значение и важность – опыт работы и практические навыки или уровень образованности? Внутренняя интеллигентность и способность общаться с гостями в ваше отсутствие? Способность принимать решения самостоятельно в критических ситуациях или непрекословное, пунктуальное выполнение распоряжений начальства? Кто для вас важнее – профессионал, который уверен в своей непогрешимости, или нагловатый ас своего дела, успевающий объять необъятное, творец или безропотный исполнитель? Сова, которая спит до обеда, но по вечерам развивает бешеную активность, или жаворонок, который к приходу шефа подготавливает информацию из нескольких десятков газет, но к вечеру вырабатывающий свой ресурс, или тяговая лошадь? В общем, определитесь и дерзайте!
Практика показывает, что разумнее всего выбирать кандидата из сотрудников своей компании. Это проверенные люди, изученные давно, которые, может быть, «заскучали» на своей должности. Кто лучше них может знать организационную структуру компании, ее специфику, корпоративную культуру, деловые связи, трудовой распорядок, регламентации, в конце концов, людей? А значит, на обучение их навыкам секретаря вы затратите минимальное время.
Если внутри коллектива не нашлось подходящей кандидатуры, то можно разместить объявления о вакансии на сайтах в интернете, ждать реакции в ответ или же самим просматривать появляющиеся резюме, поддерживать с учебными заведениями, выпускающими профильных специалистов, взаимовыгодную связь. Чтобы не ошибиться в выборе, можно пригласить заранее на практику несколько человек и посмотреть претендентов в деле.
Недооценивать предложения серьезных агентств по кадрам, конечно же, нельзя, но, к сожалению, часто не совпадают взгляды сотрудников агентства и работодателя на то, каким должен быть кандидат. Вроде бы и внешние данные хорошие, и резюме положительное, а нанимателя что-то удерживает от окончательного решения. В данной ситуации работодатель и агентство находятся по разные стороны баррикад: работодателю нужно, чтобы кандидат проработал в компании как можно дольше, а агентство получает от сделки процент, поэтому ему выгоднее, если сотрудники в организации заказчика будут чаще меняться, у него будет больше прибыли. Хотя, есть такие агентства, которые заинтересованы в деловой репутации по таким вопросам.
На начальном конкурсном этапе при прочтении резюме работодатель может отсеять все, что его не устраивает, например, отсутствие практики, профессионального образования и т.д. При личной же беседе у HR-специалистов и рекрутеров есть возможность задать максимум вопросов и увидеть не только степень уверенности ответов, но и скорость реакции претендента, умение владеть собой, находчивость, уровень справедливости. Не нужно бояться задавать кандидатам вопросы, отличные от стандартных вопросов об опыте работы, владении офисной техникой и т.п.
Наличие опыта легко проверяется на практике. Для этого можно предложить составить деловое письмо и отправить его по электронной почте или факсу. В данном задании проверятся и грамотность, и владение стилем делового письма, персональным компьютером, и умение верно расположить реквизиты, а также понимание того, что перед отправкой письмо должно быть подписано, на нем должна стоять печать, что письмо нужно зарегистрировать, а только потом можно его отправлять. Кажется мелочь, а результат даст вам ответы на многие вопросы. Например, можно практиковать пробный день (конечно, не целую смену, а два-три часа), который будет очень показателен с точки зрения практических навыков и умений, а также с точки зрения знания этикета и культуры поведения.
Некоторые работодатели, перепробовав различные методы поиска достойных кандидатов, решают, что стоит приглашать на работу в компанию девочек из интеллигентных семей. Начитанность, образованность, умение держать себя не скроешь, так же, как и недостаточное или плохое воспитание. Если не торопиться, а отнестись к собеседнику внимательно, то правильные выводы можно сделать быстро. Профессиональным и практическим навыкам научить легче, чем умению общаться. Сейчас многие молодые люди знают персональный компьютер, умеют работать с программами Word и Excel, факсом и сканером. А вежливости, вкусу к хорошей литературе, а, значит, богатому литературному языку, умению держать себя, образованности не научить за три месяца. Нельзя утверждать, что это решение является единственно верным. Скорее, оно продиктовано инстинктом самосохранения в безрезультатных поисках помощника.
Совершенно профессиональный секретарь ценится на вес золота! Таких секретарей ценят руководители и «водят» за собой из компании в компанию, ведут за собой вверх по карьерной лестнице. Секретарь «растет» вместе с шефом. Растут его умения, знания, опыт, положение и зарплата.
Итак, секретарь найден и готов начать работать. А насколько готов к этому работодатель? Какие обязанности он возложит на секретаря? На функционале, который вменяется в обязанности секретаря большинством компаний, остановимся подробнее в следующей статье.