Понятие документа употребляется в названиях дел, которые содержат в себе документы по одной и той же теме, но они не должны быть связаны решением вопроса по данной теме, или же документы, которые являются приложением к любому другому документу. Во втором варианте в самом конце заголовка пишутся виды документов в скобках.
Те документы, которые уже исполнены, подшиваются и хранятся в делах в соответствии с перечнем дел. Хранение – это формирование кадровых документов в дела, с учетом установленной номенклатуры. Если документы находятся на хранении в оригиналах, то это текущее хранение.
Приказы именно поэтому и хранятся в оригиналах в кадровых службах предприятия. Ксерокопии приказов по составу предприятия: прием на работу, поощрения, взыскания, увольнения и т.п. так же находятся в личных делах сотрудников.
Текущее хранение подразумевает под собой несколько процедур, а именно:
- личные напечатанные на бумаге дела находятся в папках, которые подлежат обязательной нумерации страниц и прошиванию;
- обложки тоже нумеруются, и присваивается номер, который означает количество дел;
- храниться должны только дела тех рабочих, которые числятся на данный момент на предприятии. Дела уволенных или сокращенных сотрудников перемещаются из соответствующей папки в архив. Причем там они должны быть разложены по алфавиту.
В кадровых службах предприятия должны храниться кадровые документы, картотеки, книги учета, причем находить они должны либо в сейфах, либо в шкафах, которые опечатываются и запираются. Ксерокопии перечня дел, которые находятся на шкафах, и порядковые номера дел в соответствии с перечнем на корешках обложек – это все значительно упрощает поиск нужного документа.
Дела должны быть расположены на полках точно в таком же порядке, как и в перечне дел. На корешках обязательно должен быть указан присвоенный индекс, который так же указан в перечне дел. А сам перечень размещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
Чтобы найти нужный документ, для начала находят его порядковый номер в перечне дел, а уже потом папку, которая стоит в соответствии с перечнем дел. Если на предприятии продуман перечень дел, то и эффективность хранения и работы с делами будет выше. Для документов, которые находятся на временном или постоянном хранении, составляется опись. В сейфе у начальника отдела кадров хранятся трудовые книжки сотрудников, штампы, бланки документов, печати, ключи от шкафов и сейфов, в которых хранятся документы.
Так же по правилам работники кадрового отдела не должны оставлять в свободном доступе любые документы на столе или в компьютере, даже если выходят из кабинета на небольшой промежуток времени. По окончании рабочего дня сотрудники кадрового отдела обязаны убрать все документы, находящиеся на оформлении, в сейф опечатать и закрыть его на ключ. Все ключи отдаются начальнику кадрового отдела, под подпись в специальном журнале.
Если при оформлении документов остались черновые или испорченные документы, они подлежат уничтожению при помощи бумагорезательной машины. Компьютеры отключаются и блокируются по окончании рабочего дня.
Организация хранения и регистрации кадровых документов обязует расписывается сотрудников при получении копий и выписок из них на руки.
Для того чтобы дела отправились в архив на хранение, следует провести экспертизу целостности. А уже позже сами дела оформляются, составляются описи, акты об уничтожении документации, и сдача на архивное хранение.
Архив создан организацией для актуального приема документов от подразделений предприятия или других комплектующих источников, для предоставления их учета, целостности, упорядоченности пользования и передачи документации на временное или постоянное хранение.