Документы о личном составе хранятся в архиве ровно семьдесят пять лет. Пункт 1 статьи 17 от 22.10.2004 Федерального закона № 125-ФЗ в ред. от 13. 05. 2008 об архивном деле в Российской Федерации гласит, что в течение этого срока предприятие обязано сохранить документы. Однако не все учреждения и предприятия соблюдают правила хранения, учета и пользования делами.
В связи с этой печальной статистикой, и опираясь на пункт 3 статьи 15 вышеупомянутого закона, архивам разрешено оказывать платные услуги по сохранности документации, их учету и пользованию. Архивным учреждениям обычно отводятся отдельно стоящие здания, в которых должны быть созданы специальные условия и соблюдаться соответствующие режимы, что поддерживает кадровые документы в должном виде.
Чтобы передать договор в архив нужно составить особое соглашение или договор, в котором должно быть описано взаимодействие обеих сторон к передаче на архивное хранение, в стадии приготовления, в том числе во время делопроизводства (например, составление перечня дел), хранения, учета и пользования архивной документацией предприятия, т.е. собственника.
Архив обязан по этому договору или соглашению соблюсти следующее:
- обеспечить сохранность документации предприятия;
- исполнять запросы для подсчета пенсии о трудовом стаже по документации, которая хранится в архиве;
- выдавать организации, т.е. фондообразователю дела на работу в читальном зале во временное использование.
Эти все пункты архивное учреждение обязано выполнять безвозмездно, т.е. бесплатно.
К платным же услугам можно отнести следующее:
- прием различных дел на хранение на долгий период времени о личном составе, а так же документации депозитарного и временного хранения;
- проведение экспертизы значимости кадровых документов, работы, включающие в себя, упорядочение документов о личном составе, которые подлежат хранению на долгий период времени;
- оказание консультаций или иных видов помощи предприятию в работе с документацией, в обучении и усовершенствовании работы;
- выборка и уничтожение документации, у которой истек срок хранения;
- изготовления копий документации и т.д.
Стоимость на эти и другие услуги архивного учреждения, указанные в договоре, определяются по договорным ценам на услуги и работы, учитывая прейскурант цен, который должен быть зарегистрирован в надлежащем порядке. Кроме того на каждый вид работ или услуг можно составлять отдельные договора и соглашения. К договору обязательно должны прилагаться расчеты, на основании которых и высчитывается стоимость и объем работы.
Перед тем, как передать документацию в архив, все описи на эти документы должны быть изначально согласованы с заведующей архивом, в который собираются передать документацию.
Чтобы передать документацию на депозитарное или временное хранение оформляется специальный акт приема-передачи по соответствующей форме.
Если возникла ошибка в количестве переданных дел и количестве дел, указанных в описи, то номера соответствующих дел пишутся в акте приема-передачи документации, а в справке указываются причины отсутствия дел.
Перед тем как принять документы на хранение в архив их сотрудники проверяют, верно ли оформлены дела и описания. Если работа по оформлению проведена некачественно, то есть не соответствует требованиям правил работы архивов предприятий и других методических и нормативных пособий по архивному делопроизводству и делу, необходимо в срочном порядке устранить ошибки. Также проводится проверка санитарного и физического состояния документации. Если обнаружены дефекты физического состояния (например, порваны листы, размыт текст), то составляется акт в произвольной форме, где указываются дела и листы с дефектами. Если же документация заражена грибком, то сотрудники архива могут не принимать его на хранения. Эти документы должны пройти специальную обработку.