Не все документы попадают в архив предприятия, а только те, которые должны находиться на постоянном или временном хранении (свыше десяти лет), а так же документы о личном составе организации, которые имеют культурное, политическое, историческое, социальное, экономическое и другое значение.
Если же документы имеют срок хранения до десяти лет (краткий), то в архив они не попадают. Все дела, передаваемые в архив, принимаются по определенному графику, которые должен быть согласован с руководителями подразделений и начальников предприятия. Принимаются только оригиналы кадровых документов, и только в случае если они отсутствуют, принимают заверенные копии.
Архив должен быть обеспечен специальными оборудованиями и сотрудниками. Но, не смотря, на это в маленьких компаниях пренебрегают архивом, как специально отведенным подразделением. При этом работу сотрудника архива исполняет обычно секретарь, но может и любой другой работник, назначенный начальником предприятия. Вся кадровая документация должна храниться в соответствующих условиях, который буду защищать ее от повреждений, воздействий внешнего мира, исключать потерю документов. Специальное оборудование обеспечит эти условия: это обычные сейфы, шкафы-стеллажи, шкафы и т.д. На полу, подоконниках, неразобранными стопками хранить кадровые документы строго запрещается, однако такое случается обычно при ремонте и в маленьких предприятиях, которые не оснащены отдельным архивом.
Чтобы изъять документы из дела, которое находиться на постоянном сроке хранения, нужны важная причина, и возможна только с письменного распорядительного акта от руководителя предприятия, причем нужно сделать заверенную копию этого документа и акт об изъятии оригинала, которое нужно оставить в соответствующем деле.
Для того чтобы сохранить документацию о личном составе сотрудников, которые уже уволены по причине ликвидации реорганизации юридического лица, и социальной защите населения, организаторам новых некоммерческих и коммерческих организаций рекомендуется добавлять в учредительную документацию правила по учету и сохранности документов о личном составе, и об актуальной передаче их в архив на хранение при ликвидации и реорганизации предприятия.
В наши дни большую популярность получило электронное хранение документов наряду с обычными бумажными документами, объединенными в дела. Такие электронные архивы весьма упрощают работу с текущей документацией, во-первых, работать с один и тем же документом может несколько сотрудников, доступ к документу осуществляется за короткий промежуток времени, в соответствии с правами и полномочиями работников. Следовательно, пользование электронным хранилищем документации повышает оперативность выполнения работы, служебных заданий и обязанностей.
Организация таких электронных архивов документации желательна в таких предприятиях, где применяются системы автоматизации обеспечения управления документами, а так же не запланировано их внедрение. Почти все системы автоматизации ДОУ при регистрации документации позволяют сохранить файл и его образ в специализированном архиве.
Осуществление передачи документации в хранилище
Дела временного (более десяти лет) и постоянного хранения, а так же о личном составе предприятия отправляются на хранение в архив. Принимаются эти дела по определенному графику, составленному начальником архива, который согласован со всеми руководителями подразделений и начальником предприятия. Кроме дел, в хранилище относят регистрационные и контрольные картотеки отдела делопроизводства. Кроме того название каждой картотеки обязательно включают в опись. Дела, которые должны храниться менее десяти дел не передаются в архив предприятия. При приеме дел работник архива обязан проверить, правильно ли сформировано и оформлено дело, а так же сверить с описью каждое дело. Начальник архивного отдела ставит свою роспись при приеме различных дел на всех годовых описях, пишет дату и количество принятых дел. Существует несколько экземпляров годовых описей, один из которых отдается сдатчику, а другие оставляются в архиве.