Ежегодно роль электронных подписей значительно увеличивается. Например, с их помощью пользователь может поучаствовать в различных торгах, причем как коммерческих, так и государственных. К тому же, цифровая подпись позволяет работать в информационных системах государственного типа и заполнять электронные документы. В некоторых ситуациях данная подпись необходима для подтверждения юридической значимости транзакции.
Квалифицированная подпись является максимально универсальной и стандартизованной. Она предполагает наиболее высокий уровень защиты, поэтому пригодна практически для всех операций. Дело в том, что электронная подпись завизирована КЭП. Она полностью идентична бумажной вариации подписи, причем дополнительные соглашения и регламенты между членами электронного документооборота не являются обязательными. Если под документами стоит квалифицированная подпись, то с легкостью можно выяснить, какому сотруднику она принадлежит. При необходимости, есть возможность выяснить, были ли внесены в документ изменения после подписания или нет. Во многих вопросах это играет большую роль, поэтому такая подпись представляет отдельный интерес.
Конечно, квалификационные подписи стремительно развиваются. Есть предположения, что в скором времени компаниям не придется покупать несколько подписей, ведь их можно будет заменить одной, более практичной и удобной. Помимо всех преимуществ, благодаря новым поправкам в режиме онлайн можно в любое время узнать статус чужой подписи. Современная электронная отчетность предполагает автоматизацию учета, облегчает работу бухгалтера и проверку налоговыми органами.
Различают также усиленную неквалифицированную подпись, с помощью которой можно узнать отправителя и выяснить, был изменен документ после подписания. Чиновники отмечают, что использование НЭП на документах, которые к тому же будут представляться в налоговой инспекции, не разрешено. Это связано с тем, что неквалифицированная подпись, даже усиленная, не может расцениваться как бумажный вариант.
Среди всех цифровых подписей наиболее незащищенной является простая электронная подпись. С ее помощью можно только выяснить, кто является автором документа. К сожалению, нет никакой возможности определить, были ли внесены в содержания изменения. По сути, данная подпись представляет собой стандартную авторизацию в личной почте. Для получения логина и пароля достаточно всего лишь ввести персональные данные. Простая подпись не является гарантом достоверности информации, поскольку нельзя выяснить, кто ею воспользовался.
У многих пользователей часто возникает вопрос, когда именно нужно переоформлять подпись. Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо знать, что усиленная квалифицированная подпись в среднем действительна на протяжении года. Однако все время нужно следить за различными изменениями и обновлениями. Также нужно быть готовым реагировать на внезапные ситуации. Например, если электронный USB-брелок был потерян или испорчен, незамедлительно нужно аннулировать подпись. С этой целью необходимо обратиться в удостоверяющий центр, в котором по соответствующему заявлению сертификат ключа будет отозван. Затем при желании можно заново заказать новую подпись. При расчете всех расходов во внимание следует принять налоговую базу по налогу на доход.
Сертификат нужно менять в различных случаях. Например, владелица цифровой подписи могла выйти замуж и взять фамилию супруга. Так, если данные сертификата будут неверными, то согласно закону № 63-ФЗ подпись, созданная на основе данного сертификата, может считаться недействительной. В связи с этим, чтобы не попасть впросак, ее следует заменить.