Часто так случается, что планирование представляет собой некий ритуал – и не более того. План, разработанный «для галочки», как правило, забрасывается подальше, и о нем никто и не вспоминает.
Тот или иной начальник, желая превратить планирование в своего верного каждодневного помощника, не всегда придерживается того, что «напланировал», и спустя некоторое время забрасывает это неблагодарное дело. Но вот настал момент, когда так хочется начать «новую жизнь»…
Прежде всего, для этого необходим план, технология его составления, механизм, который бы обеспечивал руководство к действию. Формировать, а также воплощать его в жизнь при этом должны все, кто в этом заинтересован. Такой документ должен прямо доводить задачу до всех работников компании, он должен быть удобным для всехруководителей.
Необходимо, чтобы бизнес-процессы планирования, менеджмента, контролирования работ, содержащиеся в нем, обладали «быстрым» механизмом обратной связи, чтобы связь «слов» с «делом» могла постоянно прослеживаться на различных временных отрезках.
Компании, относящиеся к малому бизнесу, как правило, не имеют в своем распоряжении «планировального» штата, сотрудников, в обязанности которых входило бы только планирование, у них отсутствуют корпоративные информсистемы.
Отсутствием планов отличается как малый/средний бизнес, так и рабочие группы проектов, подразделения. При том, что подавляющее большинство работников в течение рабочего дня пользуются своими ПК, это выглядит довольно странно. Также многие ведут планы в соответствии с требованиями управления качества по ISO 9001, лишь бы от них «отстали».
По этой причине, прежде всего, необходимо поговорить о методах автоматизированного контроля планирования для того, чтобы сделать управление в рабочих группах, в компаниях малого/среднего бизнеса и т. д., более эффективным. С этой целью должны быть получены вразумительные ответы на такие вопросы.
Планирование на проекте, в компании, в подразделении может иметь следующий вид.
Допустим, есть руководитель малого предприятия, в подчинении которого от тридцати до семидесяти работников.
- Он не располагает департаментом, отвечающим за планирование, и создать его не может.
- Планы составляются не по регламенту.
- Фирма не обладает специальной планировочной системой, реализующейся с помощью персональныхкомпьютеров.
- Планирование осуществляется, как правило, из планразделов договоров, при этом планы друг с другом не согласовываются и никак не увязаны.
- Выполнение работ контролируется обычно по завершении квартала либо месяца.
- Работники и без планирования в курсе своих обязанностей и того, как и когда их исполнять.
Либо приведем в пример начальника подразделения, руководящего от пяти до двух десятков работников.
- Начальство для него и его людей предоставляет цифры, на которые необходимо ориентироваться, либо план.
- Контроль работников осуществляется самим начальником подразделения, он же и составляет планы.
- Процессы составления планов осуществляются «как придется».
- Планы составляются при помощи электронной таблицы, редактора текстов.
- Планирование осуществляется в зависимости от ситуации, когда уже просто нет выхода.
- Подчиненные этого начальника обязаны быть в курсе своих обязанностей, что и когда необходимо выполнять.
Еще один пример – начальник проекта, рабочая группа которого составляет от трех до десяти человек.
- Контрольные числа, план приходят «свыше», как правило, это – договор с заказчиком.
- Контроль над командой проекта, работниками отделов осуществляется самим начальником, он же и составляет планы, что очень неудобно.
- В роли помощников планирования выступают e-таблица либо программа для редактирования текста.
- Работники обязаны располагать знаниями о том, как, когда выполнять свои обязанности.
Руководителям, которые узнали свою компанию в вышеприведенных примерах, желательно произвести трезвую оценку ситуации, касающуюся контролирования работ, а также составления планов, так как это свидетельствует о том, что фирма вроде бы и не может сказать, что вообще не занимается планированием, однако эффективность планировочных процессов, а также выполнение контролирования, координации работ оставляет желать лучшего.
Как следствие – применение тех или иных плановых функций «фрагментами» не позволяет увидеть правдивой картины, того, что в менеджменте предприятия отсутствует дисциплина под названием планирование. Как следствие – его совершенствование не является одной из первоочередных задач фирмы. Из-за этого как сам руководитель, так и предприятие в целом, работает не так эффективно, как можно было бы.