Проект - понятие широкое и многозначное. Само понятие может существовать как в производственной или бизнес-сфере, та и в быту. Например, вам необходимо подготовить праздничный стол на определенное количество человек - и перед тем, как взяться за дело - вы беретесь за разработку проекта: пишете список гостей, список блюд и список продуктов, которые понадобятся для угощения. Затем берете список продуктов и отправляетесь в супермаркет. Когда все продукты куплены - вы принимаетесь за приготовление. Если что-то забыли купить - значит, на столе не будет какого-то блюда - и ваш проект выполнен не в соответствии с заданием.
Это довольно банальный пример, который позволяет понять, что на самом деле любой человек на определенных этапах жизни может быть менеджером проектов в любой сфере - в кулинарии, в ремонте и других сферах.
На производстве и в бизнесе менеджеры проектов отвечают за выполнение определенного задания: выпуск нового товара, строительство зданий, разработку нового программного обеспечения, внедрение новых технологий. Главная задача менеджера по проекту - контролировать ход выполнения работы, чтобы результат соответствовал ожиданиям. Поэтому менеджер проекта несет ответственность и за успехи, и за неудачи, которые возникают вовремя работы над проектом.
Работа над каждым отдельным проектом неразрывно связана с творчеством. Даже когда вы готовите обед или планируете ремонт - вы решаете ряд творческих задач: будут ваши блюда экзотическими или нет, или каким будет дизайн вашей комнаты по окончании ремонта. Аналогичный подход используется и в работе: менеджер не просто следит за тем, чтобы сотрудники выполняли свою работу, но и старается найти новые пути, которые позволят получить более совершенный результат. Но в то же время менеджер по проекту следит и за тем, чтобы творческие порывы - его о сотрудников не влетели предприятию в копеечку. Другими словами, он следит за тем, чтобы не был существенно превышен бюджет проекта. А если дополнительных трат не избежать, то, во-первых, они должны быть обоснованными, во-вторых, их нужно согласовать с вышестоящим руководством - коммерческим или финансовым директором или с руководителем всей компании.
Менеджер по проекту так же должен уметь находить общий язык с подчиненными, где-то быть строгим и непоколебимым, где-то идти на компромиссы. Как видим, менеджер по проекту, это универсальный специалист, который должен сочетать в себе множество навыков и знаний.
Чем конкретно занимается менеджер по проекту.
Перед тем, как приступить к работе над проектом, менеджер составляет план. В зависимости от работы план может быть строгим и не строгим, он может быть рассчитан на приблизительное время выполнения или же написан строго по часам и минутам - все зависит от специфики работы. Только когда план полностью написан и согласован с вышестоящим руководством - менеджер берется за работу. Но еще на этапе написания плана он должен учитывать ряд требований и правил. План не пишется просто так - он всегда опирается на какие-то былые успехи и неудачи, ошибки и сильные моменты в работе. Эти достижения нужно учитывать при составлении каждого нового плана - это поможет сделать план максимально рабочим, а так же сэкономить время и ресурсы во время его выполнения. Такой подход к написанию плана называют еще методом критической стратегии. Он помогает не только определить перечень наиболее эффективных действий во время работы над проектом, но и определить необходимый порядок этих действий, который будет служить повышению качества и эффективности работы.
Для составления плана работы над проектом менеджер использует специальные компьютерные программы. Сегодня таких программ очень много, но наиболее популярными являются Microsoft Project, Scitor Project Scheduler, CA-SuperProject, , AEC FastTrack, Kidasa Milestones, Primavera. Выбор программы зависит от того, насколько с ней удобно работать конкретному менеджеру и от особенностей предприятия.
Эти программы позволяют не только наметить план действий, но и рассчитать необходимые для выполнения ресурсы и денежные затраты. Планируя работы, менеджер должнен примерно представлять, какие специалисты и в каком количестве понадобятся, за какой промежуток времени они выполнят работу, что им понадобится на работы и сколько потребуется денег, чтобы оплатить их работу. При этом важно не просто просчитать, но и спланировать работу таким образом, чтобы свести затраты к минимуму. Например, для конкретного проекта требуются рабочие, которые если будут работать бригадой из 10 человек - выполнять работу за 5 дней. Если они будут работать впятером - проект будет закончен за вдвое больший срок. Если проект «не горит», то целесообразно будет принять второй вариант - даже если не удастся сэкономить на заработной плате - уменьшатся затраты на количество использованного оборудования.
Как стать успешным менеджером проектов.
Успех менеджера по проектам зависит от нескольких составляющих.
1.Отношение к работе. Как мы уже отмечали выше, менеджер отвечает и за успехи, и за неудачи. Поэтому довольно часто менеджеры про проектам считают свою работы слишком нервной и стрессовой. Тем более что часто приходится работать одновременно и на качество, и на время, и малейшая задержка в выполнении проекта - даже если она произошла не по вине менеджера - может привести к тому, что компания будет вынуждена выплатить заказчику компенсацию за задержку. Это в первую очередь скажется на заработной плате менеджера, так как в большинстве случаев никто не станет разбирать, кто прав, а кто виноват. А если менеджер действительно что-то упустил - то возможен и такой исход, что ему придется искать новую работу.
2.Временные рамки. Кому-то нравится размеренная работа, а кто-то обожает работать в условиях дедлайна. Недостаток времени подогревает азарт и спортивный интерес. Успешный менеджер должен быть готов к работе в различных условиях - никогда не знаешь, как повернется ход работы, поэтому нужно ориентироваться по ситуации.
3. Вид проектов. Есть менеджеры, которые раз и навсегда определив для себя план работы над проектами в определенной отрасли, следуют им постоянно, периодически внося некоторые коррективы в зависимости от особенностей каждого отдельного проекта. А кому-то нравится каждый раз работать с новыми, совершенно не похожими на предыдущие проектами. В обоих варрантах нет ничего плохого - если менеджер справляется со своей работой, работать ему не скучно, и он стремится вперед - значит, рано или поздно успех ему гарантирован.
Одной из особенностей работы менеджера по проектам является то, что работа его довольно циклична. Может быть так, что за год менеджер успевает провести десятки проектов, а весь следующий год сидит без работы. Конечно, высококлассные специалисты всегда нарасхват, но бывает, что и они сидят без дела. Такие ситуации складываются в период экономических кризисов, когда многие предприятия сворачивают свою деятельность. Но когда в экономике все нормально - менеджерам отбоя от работы нет. Тем более что, пользуясь довольно широким пониманием специализации «менеджер», руководство зачастую навешивает на них массу дополнительных обязанностей.
Чтобы стать менеджером по проектам - одного желания недостаточно. Первое и самое главное - наличие образования и знаний в той сфере, в которой он работает. Например, менеджер по строительным проектам должен не только быть талантливым руководителем, но и знать специфику работы в строительной отрасли: специализации работников, которые могут понадобиться, особенности работы, всю необходимую технику, материалы, экономическую сторону строительства, и даже особенности проектирования зданий - только в таком случае менеджер сможет составить успешный план и затем выполнить проект на отлично. Поэтому часто менеджер обязан иметь два высших образования: одно - в сфере менеджемента, другое - в той сфере, в которой планирует работать. Ведь менеджер должен уметь спланировать работу так, чтобы при минимальных затратах проект принес компании максимальный доход.
Отличная харизма и коммуникабельность от природы - огромный плюс, так как менеджеру по проектам постоянно приходится общаться и взаимодействовать с людьми: с вышестоящим руководством, с заказчиками, с рабочими. Но, помимо дружелюбия, понадобится еще и твердость характера, чтобы убедить всех в том, что ваш проект действительно будет работать, и потребовать от работников стопроцентного выполнения работы.
Кроме того, менеджер должен постоянно совершенствовать свои знания и умения, посещать тренинги, семинары, спецкурсы, подтверждать высокую квалификацию наличием сертификатов. Существуют компании, которые при наборе менеджеров смотрят в первую очередь на наличие документов о базовом и дополнительном образовании - и если у вас нет определенного количества престижных сертификатов - то будь вы трижды талантливым менеджером, с вами даже разговаривать не станут.
Для того, чтобы дослужиться до звания менеджера по проектам, специалисту нужно пройти ряд других ступеней по карьерной лестнице. Начинающим менеджерам никогда не доверят даже самый легкий проект - для начала придется поработать в качестве помощника менеджера - только после того, как вы успешно себя зарекомендуете, вам доверят первое самостоятельное дело. Не стоит расстраиваться, если это будет самый простой проект с минимумом подчиненных - сначала нужно, как говорят, «набить руку». Однако не всем удается сразу попасть в помощники менеджера - многие сначала выполняют основную рутинную работу - отвечают за техническую сторону составления планов, копируют и заверяют документы, пишут отчеты о работе и т.д.
Кроме того, должность «менеджер по проекту» включает в себя несколько специализаций. Например, координатор проекта работает с документами и выполняет роль «органайзера» ведущего менеджера: составляет график встреч и совещаний, готовит документы, носит их на подпись, совершает телефонные звонки заказчику и т.д.
Менеджер по планированию проекта работает в основном с компьютером: составляет план работы, намеченный главным менеджером, в специальной программе, следит за правильной работой программного обеспечения, вносит коррективы в проект - разумеется, с подачи вышестоящего руководства. Помощник менеджера проекта - это «мальчик на побегушках», которому менеджер может поручить все, что угодно - сбегать за кофе или съездить на объект и проконтролировать ход работы - все зависит от квалификации и уровня доверия к помощнику.
Менеджер проекта уже готов к самостоятельной работе. Он курирует или сам проект, или группу менеджеров, которые работают над проектом. Он служит связующим звеном между руководством компании и заказчиком. Поэтому его винят за все неудачи и иногда хвалят - за ошеломляющий успех.
Главный менеджер проектов курирует все проекты, которыми занимается компания, определяет приоритетность того или иного проекта, расходы на него и вообще его важность для работы компании.
Заработная плата обычно составляет определенный процент от стоимости проекта. Конечно, в интересах компании - снизить затраты на выполнение проекта, в том числе и на заработную плату сотрудникам. Но если менеджер отлично справился с заданием - проект принес больше прибыли, чем планировалось, или был сдан намного ранее оговоренных сроков - менеджер вправе рассчитывать на премию.