Если вы приверженец отличных деловых отношений, которые не так легко установить со своими коллегами, то в первую очередь, необходимо их привлечь к процессу планирования. Перед привлечением своих коллег, вы обязательно должны разъяснить им цели планирования, сроки, на которые такое планирование происходит. Все эти важные факторы планирования необходимо провести посредством анкет, которые должны заполнить ваши сотрудники, а также сессии, которую вы проводите и объясняете все важные моменты планирования на рабочем месте.
В первую очередь, вам следует определить направления данного планирования.
Для проведения мероприятий по планированию, необходимо привлекать, как трудовые затраты, так и денежные средства. И, как, только мы составляем некий план проведения мероприятий по планированию, мы сразу же постигаем тот факт, что мы уже на протяжении длительного времени проводили такие ме6роприятия. Если же мероприятие, которое необходимо провести для планирования, нам ново, то мы все эти мероприятия подразделяем на более значительные процессы, которые будут подходить под наши принципы планирования. Для того, чтобы можно было проводить планирование более быстрыми темпами, мы должны сгруппировать те мероприятия, которые проводились у нас на рабочем месте в более крупные, но близкие по смыслу. Например, это может выглядеть следующим образом
Оплата труда коллег вашего предприятия.
Привлечение ответственных и квалифицированных работников на предприятие.
Увольнение тех сотрудников, которые не подходят для работы на предприятии.
Обучение персонала.
Социальное обеспечение в сфере кадров предприятия.
Управление персоналом.
Каждая группа содержит некоторые элементы, которые нуждаются в планировании. Их составляющие могут быть разными, и зависят от нескольких факторов - политика предприятия по оплате труда персонала, культурная организация, какой вклад делает персонал в то, чтобы увеличилась добавленная стоимость, а также много других факторов. Все эти составляющие и элементы будут рассмотрены в ходе шагов, которые необходимо сделать для успешного планирования.
Вторым шагом на пути к планированию является конкретизация бизнес целей.
Каждая компания отводит своим менеджерам разные роли. Если менеджер в компании выглядит как партнер по бизнесу, то значит, эта компания большое внимание уделяет таким факторам, как увеличение доли затрат на оплату труда персонала, а также сотрудники этой компании своими навыками и знаниями составляет большой процент добавленной стоимости продукции, которая выпускается на предприятии. Если же компания не уделяет такое внимание своему персоналу, то менеджер на предприятии выступает в роли поставщика услуг и ресурсов. От того, в качестве кого на предприятии чувствует себя сотрудник, и определена его роль в бизнес планах, которые ставит перед собой его предприятие.
Если же роль менеджера определена, как бизнес партнера, то он осведомлен тем, что происходит на предприятии, знает цели, а также методы достижения целей, ставящихся перед предприятием. Но все-таки, перед тем, как начать внедрять в жизнь планирование, есть необходимость провести сессионное стратегическое планирование. Когда менеджер на предприятии выступает в роли поставщика услуг, то для начала планирования, необходимо уточнить у руководства предприятия те цели, которые стоят перед предприятием на временный период, на который будет происходить планирование. Среди целей, которые перед собой ставит то или иное предприятие, наиболее можно встретить такие, как обновление устаревшего оборудования более новым и усовершенствованным, поиск выхода на международный рынок, или же снижение издержек на производство продукции. От того, какие цели намечены в ближайшее будущее предприятием, и стоит менеджеру отталкиваться в своем планировании на определенный отрезок времени.
Третьим шагом, который стоит на пути планирования - это рассмотрение ситуации.
Для того, чтобы провести полный анализ ситуации, которая сложилась на предприятии, менеджер может поступить двумя путями - анализировать ситуацию в ходе планирования разных элементов, или же заранее провести анализ всех существующих элементов планирования. И второй путь, который может избрать менеджер - более правильный и разумный. Лист плана, или же пояснительная записка, которая создается в таком случае, содержит в себе все предпосылки, которые в обязательном порядке должны быть сгруппированы. Для синтеза обязательны такие факторы, как
Уровень оплаты труда на подобных предприятиях
В каких именно специальностях нуждается рынок труда
Уровень инфляции, который предусмотрен Министерством экономического развития и торговли на тот временной период, на который вы будете составлять планирование.
Эти факторы, а конкретнее, их цифровые показатели, смогут вам помочь провести эффективное планирование по управлению персонала.
Четвертый шаг на пути планирования - правильно спланировать численность.
План численности работников на предприятии - базовый фактор в планировании управления персоналом. И этот фактор непосредственно зависит от целей, которые ставит тот или иной руководитель предприятия. Такое планирование происходит в трех направлениях - специальности единицы персонала, функции, а также бизнес единицы. Бизнес единицы могут быть тогда на предприятии, когда оно имеет филиалы или же группы, которые ведут обособленную деятельность внутри предприятия. Функции представляют собой отделы, или же цеха на предприятии. Специальность - это запись в штатном расписании, которой владеет тот или иной сотрудник предприятия. Планирование происходит, в основном, на календарный месяц, потому что в течении следующего месяца, надобность в том, или ином, штатном сотруднике может прекратиться.
Для того, чтобы планирование персоналом имело свою эффективность, после подписания плана у руководства, в обязательном порядке, должны быть внесены изменения в штатное расписание предприятия. В противном случае, эффекта от планирования численностью персонала не будет. И в том случае, если требуется произвести сокращение какой-то штатной единицы, то есть необходимость в предупреждении работника за два месяца до увольнения - так требует Трудовой кодекс. Поэтому планирование необходимо произвести на два месяца до той даты, с которой сотрудник будет уволен с предприятия.
Пятый шаг на пути планирования - спланировать фонд оплаты труда.
Фонд оплаты труда составляет наибольшую расходную часть бюджета предприятия, которая выделяется на содержание персонала. Для того, чтобы узнать фонд оплаты труда, необходимо перемножить две его составляющие - численность персонала по отдельным специальностям и заработную плату, которая планируется на данном предприятии по каждой специальности. Если предприятие отличается ежемесячным или же ежеквартальным повышением заработной платы по всем специальностям, то необходимо в планировании ФОТ, все это учитывать и производить планирование с момента повышения заработной платы. Заработная плата может изменяться от двух основных факторов - инфляция и величина заработных плат по таким же специальностям. Для изменения заработной платы на основании обзором по текущим специальностям, берется квартиль и откорректировать сумму заработной платы по соответствующим специальностям в плане, при этом не стоит забывать об инфляции, которая возможна на тот период времени, на который происходит планирование. Если же анализ по заработной плате отдельных специальностей не производился, то в плане на будущий период, указывается существующая заработная плата по специальности, умноженная на коэффициент инфляции, который не менее, чем официальные прогнозы. И даже в том, случае, если инфляционные процессы в стране не происходят, и ваша компания не делает анализа по каждой специальности, то некоторую сумму все же необходимо добавить к ФОТ, так как возможно увеличение заработной платы по отдельным сотрудникам.
Шестой этап - планирование привлечения отдельных сотрудников на предприятие.
Когда в плане, предусматривается увеличение персонала, то есть необходимость привлекать сотрудников со стороны. И при этом, необходимо точно понимать, каким образом будут набраны сотрудники, по которым у вас существуют вакансии. Есть несколько методов этого этапа планирования. Сотрудники могут быть перемещены с одной должности на другую, но тогда по прежним должностям будут открыты вакансии. Можно воспользоваться кадровым агентством, при этом планирование должно включать дополнительные средства на оплату услуг кадрового агентства и также заработную плату будущего сотрудника. Также можно пойти по методу аутсорсинга, при этом затраты на подбор персонала могут быть сведены к нулю, но в плане учитываются средства на оплату труда работников и комиссионные компании, которая выполнила для вас эти услуги.
Седьмой шаг - план по увольнению персонала.
Увольнение также требует детального планирования. И это происходит потому что, необходимо в план включить затраты, которые будут произведены обязательные выплаты, которые необходимо выплатить сотруднику при увольнении. А также планируются затраты на выплату дополнительных видов заработной платы - они предусматриваются или в коллективном договоре предприятия, или же трудовым договором с увольняемым сотрудником предприятия. Если, у вас в компании планируется массовое сокращение штата предприятия, то затраты на это могут сильно повлиять на планируемый бюджет предприятия.
Восьмой шаг - план по обучению сотрудников.
Существует большое количество разного вида обучения. И в зависимости от того, какое обучение у вас на предприятии практикуется, и зависят затраты, которые пойдут на его осуществление. Но есть обязательные виды обучения, а есть те, которые руководство предприятия может осуществлять на свое усмотрение. Например, среди обязательных видов обучения можно отметить обучение, которое связано с охраной труда. А среди необязательных видов обучения - обучение, которое приведет к повышению конкурентоспособности предприятия. Для планирования затрат на обучение, необходимо все обучения разделить по видам, и спланировать какое количество средств уйдет на то или иное обучение в месяц. Если компания имеет численность сотрудников более полста человек, то в ней должна быть введена должность сотрудника по охране труда, который и занимается всей системой обучения охране труда, в противном случае планирование будет проводиться вами самостоятельно. Все нормы, которые необходимо учитывать при обучении охране труда содержатся в документе, который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития России, а также Министерства образования РФ, № 1/29 от 13 января 2003 года. Такое обучение необходимо, если в процессе работы, сотрудник предприятия связан напрямую с опасностью для его жизни и здоровья. Если происходят изменения в налоговом кодексе или же в каких-то нормативных документах, то также есть необходимость в проведении обучения тех сотрудников, которые напрямую связаны с таковой документацией. Потребность в прохождении дополнительного обучения возникает и в том случае, когда на предприятии планируется запуск нового технологического процесса, который связан с использованием нового оборудования или материалов.
Девятый шаг - план соцобеспечения сотрудников.
Социальное обеспечение сотрудников на предприятии может выглядеть таким образом
Страхование сотрудника от несчастного случая на предприятии
Предоставление бесплатных обедов
Добровольное медицинское страхование
Компенсация расходов на ежегодный отдых сотрудников
Оплата оздоровительных комплексов
Пенсионная программа
Каждый элемент такого соцпакета, требует определения количества сотрудников, к которым он будет применен. Возможно только использование некоторых пунктов для отдельных сотрудников. Планирование затрат в таком случае происходит на основании умножения количественной численности сотрудников, к которым будет применена данная система и стоимостью социального пакета на одного сотрудника. Количество средств, необходимых для одного работника может зависеть от инфляционных процессов, среднерыночной стоимости одной услуги.
Десятый шаг - план расходов на административное управление персоналом.
К таким расходам можно отнести расходы, которые будут связаны с активным административным управлением персоналом. Это могут быть расходы, которые связаны с внедрением компьютерных технологий, которые помогут эффективнее управлять персоналом, а также расходы на услуги кадровых агентств и многие другие. Планирование на этом шаге происходит на основании прошлых периодов, а также рыночной стоимости на подобные услуги.
Одиннадцатый шаг - подводим итоги планирования.
Есть вероятность того, что некоторые детали составленного плана, необходимо будет убрать или же сократить до минимума. Для этого вы можете пойти двумя методами - прямо пропорционально сократить спланированные расходы, но этот план не будет реальным. Второй метод - детальным образом пересмотреть весь план и цели. Этот процесс можно проводить с менеджерами предприятия, которые ставили конкретные цели бизнес процессов на предприятии, и есть вероятность того, что некоторые цели будут изменены или же сокращены. В таком случае, ваш план по ведению хозяйственной деятельности на предприятии будет реален и в итоге, вы получите и бюджет, и его плановое использование.
Двенадцатый шаг - анализ его использования.
План создан, но его необходимо воплотить в жизнь. Вы должны следить за каждым пунктом, который планировали, и если что-то пойдет не по плану, то активно повлиять на те факторы, которые приводят к уменьшению или увеличению бюджета предприятия. А это может быть увеличение премий тем сотрудникам, которые не были запланированы к поощрению. Или же увеличение административных расходов на какие-то инновационные технологии, внедрение которых не было запланировано ранее, и большое количество других факторов, которые способны повлиять на бюджет.
Смысл идеального плана состоит в том, что при его составлении должны учитываться цели, а также он должен быть детальным. Также после составления плана, необходимо его четкое выполнение или же анализ того, почему план невозможно выполнить.