Настал тот период для любой организации, когда сформулированы все ожидания, связанные с обучением и повышением квалификации работников, а также выделены на это деньги из общего бюджета. Тренинги, проводимые профессионалами, стали очень популярными, этот положительный опыт удалось перенять от западных компаний. Когда есть средства, нет ничего проще, чем найти того, кто бы данные тренинги проводил. Обучение проводят компании, которые на этом специализируются. Их в настоящее время очень много, выбор есть. Помимо специальных тренинговых компаний, есть отдельные лица, предлагающие свои услуги по проведению и организации учебы. На первый взгляд кажется, что предлагаемые организациями программы ничем не отличаются, но это не так. Посмотрим, на что опираться при выборе тренинговой компании, какие тренинги выбирать и как заинтересовать ими работников?
Далее последует описание того, как был проведен тендер по подбору тренинговой компании, причем опыт - удачный. Сделаем акцент на то, что нужно учитывать, делая свой выбор, а также поясним, как организовать тренинг.
Итак, рассмотрим пару случаев.
1.Ваша задача - организовать в рамках Вашей компании проведение тренинга на какую-либо определенную тему (допустим, эта тема звучит как «Лидерство и Менеджмент»). Что делать? Как из имеющихся компаний, предлагающих свои услуги по проведению тренинга выбрать самую достойную?
2. Ваша задача - при помощи тендера выявить ту фирму, которая займется проведением тренингов в Вашей компании. Напомним, что тендер - одна из форм заключения договоров, которая предполагает обязательную конкурсную отборочную процедуру выбора партнера. Согласитесь, что выбор и закупка тренингов - это не очень просто, это не тоже самое, что провести, например, закупку мебели или канцелярских товаров в офис. Как правильно провести тендер?
Итак, описаны две ситуации. Цель обеих ситуаций - одна и та же - найти компанию, которая проведет обучение сотрудников. Прежде, чем более плотно подойти к разбору ситуаций, поясним некоторые термины, например, кто такие участники процесса обучения. Процесс обучения сотрудников любой компании включает в себя задействование четырех сторон, а именно:
- Заказчик - тот, кто решает, что в его компании должен быть проведен тренинг, он заказывает его, находя достойного исполнителя. Заказчик - это не обязательно руководитель фирмы, это может быть HR-менеджер или специалист, занимающийся повышением квалификации сотрудников фирмы.
- Организатор - тот, кто этот тренинг организует (то есть специалист какого-либо отдела или подразделения фирмы).
- Участник - сотрудник, который обучается.
- Тренер - тот человек, который тренинг и проводит.
У каждой стороны есть свои обязанность, роль каждой в процессе обучения важна. Это единые звенья цепи, убрать одно из них - невозможно. Какая же роль у каждого из четырех участников процесса?
Вернемся к нашим случаям, описанным выше. Напомним, что первая ситуация - это когда есть определенная цель - провести тренинг с сотрудниками фирмы и есть несколько претендентов на то, чтобы этот тренинг провести. Как выбрать достойного?
На начальном этапе следует сформулировать основную цель тренинга. Помогут в этом ответы на следующие вопросы - Почему сотрудники нуждаются в тренинге? Что сотрудники должны узнать за время тренинга, что должны понять, чему должны научиться? Знаете ли Вы, что конкретно должно быть включено в программу тренинга? Если Вы - всего лишь организатор, а не заказчик, все эти вопросы нужно адресовать как раз заказчику. Если эти вопросы будут заданы, то и руководитель так или иначе включится в процесс обучения, в итоге - он тоже будет ответственен за результат, так как именно он даст Вам основные направляющие.
Следующий этап - сравнение своих требований к программам обучения с теми программами, которые выдвигаются каждым из провайдеров. Сделать это очень легко. Достаточно попросить разработанный план программ у тренеров компаний, выслать эту информацию они Вам могут даже по факсу. Знакомясь с программами, сравнивайте, соответствуют ли цели указанных программ Вашим целям? Доступно ли описано содержание тренинга? На сколько процентов соответствует содержание программы тренингов Вашим ожиданиям? Тренер, занимающийся своим делом профессионально и «с душой» должен предложить подстроить исходную программу под Ваши требования и ожидания. Конечно, изначально лучше выбирать ту компанию, которая не будет подстраиваться под Ваши требования, а которая изначально имеет программу, соответствующую Вам и Вашим ожиданиям. Согласитесь, что во время этого этапа пара компаний уже может «вылететь» из борьбы.
Третий этап должен быть связан с внесением предложения о проведении трансляции, то есть некой демо-версии тренинга. Это предложение должно исходить от Вас, тренеры компании не должны отказать. Продолжительность Вашего общения на данном этапе может составить около двух часов. Заранее предупредите тренера, что желаете увидеть основу тренинга, а также желаете, чтобы Вам продемонстрировали концептуальную основу обучения. Многие компании сами предлагают посмотреть демо-модуль. Концептуальная основа обучения - это цели тренинга, его задачи, основные понятия, блоки. В ней же заложены основы того, чему научаться сотрудники компании за время учебы, что будут уметь «на выходе». В концепте должно быть заявлено, чем данный тренинг отличается от тренингов конкурентов. Демонстрация тренинга сводится к тому, что проводится небольшая часть тренинга - какая часть будет продемонстрирована - решать Вам.
Демо-модуль будет проводиться не для одного сотрудника, то есть для Вас, а для небольшой группки. Все, кто пожелает, могут присутствовать во время проведения демонстрации, особенно те, кто несет ответственность за организацию учебы на фирме. То есть три действующих лица тут будут точно - заказчик, участники, а также менеджеры заказчика. Для чего демо-версия нужна? Прежде всего, Вы сможете проникнуться тренингом, понять, что он из себя будет представлять. Даже этого времени Вам будет достаточно для того, чтобы определить, подходит для Вашей компании данная программа тренинга или нет. Может случиться так, что тренер Вас ничем не удивит и будет принять решение, что отдавать деньги за такую учебу нецелесообразно. Также во время демо-версии легко определить квалификацию тренера - доступно ли он излагает материал, хорошо ли он «подкован». Например, если данного тренера Вы пригласили по совету кого-либо из знакомых, то на демо-версии Вы убедитесь в правильности выбора воочию. Это может сэкономить деньги в случае, если тренер окажется не таким, как Вы ожидали, а его программа, например, не принесет знаний и новых навыков сотрудникам.
Четвертый этап включает в себя не только сбор обратной связи, но и окончательное решение, то есть Ваш выбор тренинговой компании. После демо-версии попросите участников тренинга остаться и высказаться. Пусть каждый скажет то, что думает о тренинге. Можно этот опрос проводить не только в устной, но и в письменной форме.
Перечень пунктов, на которые обязательно стоит обратить свое внимание при оценке тренинга и его тренера:
- первое впечатление о тренинге и о тренере - это касается того, было ли интересно слушать, приятен ли тренер как собеседник, хотели бы Вы, чтобы этот тренер провел тренинг «от и до»?
- экологичность демо-версии - этот термин применяется для определения того, навязывает ли тренер свое мнение? Может быть он не навязывает мнение, а предлагает альтернативу, пытается сотрудничать?
- знание материала - сразу видно, как глубоко тренер разбирается в том, о чем повествует, уверенно ли он говорит, конкретно ли или абстрактно, может ли он выделить главное и «не лить воду», может ли он объяснить «что из чего вытекает»;
- навыки тренера - это очень обширное понятие, включающее в себя и голос тренера (он должен быть хорошо «поставленным», громким, приятным, уверенным), и мимику (тренер не должен стоять «как истукан», он должен подключать движения, жесты). Также к навыкам можно отнести умение наладить визуальный контакт. Важно, чтобы тренер смотрел на участников тренинга, видел их реакции. Во время демо-версии нужно обязательно обратить внимание на структуру изложения и подачи материала. Бывает, что весь материал разбивают на части, то есть на основные смысловые блоки. Данные блоки должны быть связаны между собой, должна прослеживаться логика повествования. Проанализируйте, можете ли Вы вспомнить основные моменты из рассказа или чем он начинался? Были ли подведены итоги и если да, то сделал ли тренер выводы. Какие были упражнения - доступные или не совсем. Также подумайте о том, можно ли перенести все рассказанное тренером в реальную жизнь, то есть найти этому всему фактическое применение, пригодится ли материал или это пустая трата времени и денег. Оценивая тренера, оцените и его речь. Она могла быть монотонной, а могла быть интересной и яркой. Может ли тренер удержать внимание - это тоже очень важно. Бывает, что между тренером и группой сразу же налаживается контакт, происходит живое общение. Важно, чтобы тренер мог объяснить трудные и сложные термины. Оцените и практичность материала. Полезно ли было то, что Вы смогли узнать?
Пятый этап включает в себя обратную связь с компанией, которая будет проводить тренинги в Вашей компании. Если Вы приняли решение, касающееся того, кто все же будет проводить тренинг, то не забудьте о своем решении сообщить провайдеру. Те, кто «выбыл из игры» также должны узнать, что сотрудничать с ними Вы не намерены. Сообщать должен организатор тренинга. Взаимодействуя с компаниями, общаясь с ними, он показывает себя ответственным специалистом. Компания, предлагающая свои услуги в области тренинга, будет признательна, если Вы сообщите результат - можно или нельзя надеяться на дальнейшее сотрудничество. Вы также можете озвучить те моменты, которые Вас не устроили, чтобы компания исправилась и в дальнейшем не совершала подобных ошибок. Конечно, давать обратную связь или же не давать совсем - решать только Вам.
Теперь подведем некоторые итоги по первой ситуации, пусть они будут тезисными:
- формулировка основных целей и задач тренинга;
- знакомство с программами тренингов потенциальных провайдеров;
- знакомство с тренером, оценка демо-версии;
- сбор мнений о тренинге, принятие решения;
- обратная связь.
Теперь пришло время поговорить об иной схеме - поиск провайдера по средствам тендера. Как правило, необходимость проведения тендера возникает в крупных компаниях, когда планируется найти провайдера, который будет сотрудничать не единожды, а целый год. Почему выбирать следует через тендер? Если у Вас есть четкие требования к претендентам, то провести тендер - удобнее и выгоднее всего. Также тендер удобен в том случае, если необходимо собрать полную информацию о потенциальных партнерах компании в области обучения. Есть организации, особенно государственные, где без тендера просто нельзя - нарушение законодательства.
Итак, проследите, какова должна быть последовательность Ваших действий.
1.Формулировка и обозначение стратегии обучения.
Этот этап подразумевает четкое определение стратегии - то есть определение того, кого из работников Вы намерены обучить, чему обучить Вы бы хотели и как это обучение должно проходить. На этой же стадии закладывается бюджет, то есть прописывается сумма, которую можно было бы потратить на тренинги в предстоящем году. В помощь на этом этапе Вам могут прийти многочисленные книги и учебники, так как в них все расписано очень подробно и четко.
2. Обозначение требований, которым должен соответствовать будущий партнер. Эти требования могут быть различными, все зависит от того, что же важно именно Вашей компании. Вот перечень примерных требований:
Требования к компании, которая будет проводить тренинги:
- специализация (то есть опыт проведения тренингов в области продаж, в области управления персоналом и т.д.);
- количество квалифицированных тренеров;
- опыт работы и продолжительность работы;
- опыт проведения определенных тренингов, интересующих Вас;
- наличие положительных отзывов.
Требования к тренерам:
- направленность тренера, специализация (есть провайдеры, в штате которых каждый тренер или группа тренеров специализируются на чем-то одном);
- опыт работы в качестве тренера;
- успешный опыт проведения тренингов, которые интересуют именно Вас
(количество проведенных тренингов и название компаний, в которых они проводились);
- иной опыт работы (важно, был ли нынешний тренер психологом или же просто продавцом, кадровиком или грузчиком). Желательно, чтобы прошлый опыт работы был в области специфики планируемого тренинга;
Требования к программе:
- наличие программы;
- конкретизация программы - название, цели, имя тренера, разбивка на темы и подтемы, методы работы, упражнения, способы закрепления программы;
- продолжительность тренинга и указанной программы;
- содержание программы;
- стоимость курса тренингов или данной программы.
Требования к тренинговой работе:
- еще до тренинга рекомендуется провести диагностику, также подобная диагностика должна быть проведена после тренинга. На эту тему есть много статей и учебников, которые можно прочесть, чтобы поподробнее узнать пред и пост тренинговой работе.
3.Подготовка задания
Основной задачей этого этапа является выявление узкого круга компаний, которые наиболее соответствовали бы Вашим требованиям. В задании не указывайте требования, о которых речь шла в предыдущем пункте. Те требования должны быть сформулированы только для Вас. Дело в том, что есть провайдеры, которые быстро смекнут и перестроятся - на все вопросы они ответят так, как Вы этого захотите, если заведомо будут знать, чего Вы ждете от сотрудничества. Достаточно четко сформулировать техническое задание, описав название тренинга и его цели. Задание может быть построено по следующей схеме: приветствие; информация о Вашей компании, основные направления ее деятельности; цель запроса; запрос информации, которую бы Вы хотели получить в обратном письме; сроки подачи предложения; может быть запрошена и иная информация, все зависит от специфики Вашей деятельности.
4. Поиск организаций, с которыми Вы намерены сотрудничать
Отправьте техническое задание не в одну-две организации, а во множество организаций-провайдеров.
Найти потенциальных партнеров очень просто:
- объявление тендера на специальных сайтах;
- через всемирную сеть Интернет;
- через объявления;
- на специализированных выставках;
- по рекомендациям коллег или друзей;
- опираясь на собственный опыт.
5. Подготовка тендерной комиссии
В нее должны войти сотрудники Вашей организации, которые намерены и заинтересованы в поиске провайдера, они должны будут участвовать во всех отборочных мероприятиях. В комиссию могут войти представители кадровой службы, отдела обучения, если такой есть, а также будущие участники тренинга, ответственные сотрудники. Комиссия, как правило, собирается на добровольной основе, работа в комиссии не оплачивается дополнительно. При этом, участие каждого из сотрудников - очень важно для организации тренинга, для того, чтобы его проведение имело некий смысл. За участие, сотрудников в комиссии следует поблагодарить от лица руководства, особенно, если будет выбран отличный и профессиональный провайдер.
6. Начальный отбор
Тщательно познакомьтесь со всеми предложениями, которые поступили. Следует их оценить по разработанным ранее критериям, сравнить предложения друг с другом. Если предложений поступило довольно много, то это не так-то просто - быстро все сравнить, но на то и собрана комиссия, члены которой сообща должны все разобрать «по полочкам». Воспользуйтесь рекомендациями: если объем работы большой, то составьте таблицу, которая бы описывала все критерии, придумайте шкалу оценок, а в таблицу выставляйте уже лишь оценки. Пусть каждый участник комиссии поставит свою оценку, позже все оценки будут просчитаны, будет выставлен единый сводный балл по каждой организации.
Если будут компании-провайдеры, которые выслали уже готовую презентацию и даже не попытались адаптировать ее под Ваш запрос - Вы можете не принимать такие документы к сведению, просто не учитывать их. До окончания отборочного тура нужно решить, какое количество компаний данный отбор пройдут, кто войдет в «укороченный список». Решить, кто победил на начальном этапе легко - достаточно собрать все оценки участников и проанализировать их. Результаты тура должны быть доведены до сведения не только победителей, но и проигравших. Дайте аргументацию результатов, расскажите о том, какие критерии отбора были и почему тот или иной участник не прошел в следующий тур. Обязательно скажите слова благодарности организациям, предоставившим пакеты документов, потому что с их стороны это был труд, документы готовились и формировались согласно запроса. Тем самым Вы продемонстрируете, что относитесь довольно серьезно к процессу обучения в своей компании, к подбору провайдера и тренера. После начального отбора весь процесс становится таким же, как и в первой рассмотренной ситуации.
Обобщая информацию по второй ситуации, хочется вкратце резюмировать план действий.
- самое главное и первостепенное - оформление стратегии обучения в осязаемые формы (то есть уточнение моментов, связанных с тем, кого, как и чему Вы собираетесь обучать с привлечение тренеров).
- определение бюджета на тренинги;
- выставление требований к компании, которая будет заниматься обучением сотрудников компании;
- оформление технического задания:
- непосредственный поиск будущих партнеров (стратегия поиска может быть у каждого своей);
- созыв тендерной комиссии из числа руководства и сотрудников Вашей организации;
- начальный этап (оценка всех имеющихся предложений, составление наглядных сравнительных таблиц и формирование итогового списка лидеров);
- следующий отборочный тур (демо-версия тренинга в реальных условиях с реальной группой слушателей);
- оценка демо-версии, оценка работы тренера и сбор отзывов о демо-версии;
- обратная связи с компаниями, занимающимися проведением тренингов (кто-то получает неприятные новости, а кто-то - приятные).
Как показывает практика, те компании, которые не сумели пройти отбор, объясняют свои неудачи вовсе не собственными недоработками. Чаще всего, они делают виноватым организатора тендера. Чтобы не попасть в подобную ситуацию и не стать виновником чьих-то неудач, как можно более четко и ясно формулируйте свои требования, обозначайте ключевые моменты. Если Вы проинформируете будущих партнеров довольно подробно, то придраться будет не к чему. А Вас станут считать компанией, с которой можно и нужно сотрудничать. Организации будут стремиться завоевать Ваше доверие, будут стремиться сотрудничать с Вами.
Каждый знает, что положительный имидж не возникает из ниоткуда, его приходится выстраивать и формировать. Поэтому, начните формирование имиджа компании прямо сейчас, пусть даже с сотрудничества, касающегося обучения персонала.