Во многих компаниях работа представляет собой неопределенность, хаос. Люди не могут контролировать свои задания и их выполнение. Управляя целями, мы их осмысливаем, находим путь к их достижению, держим ситуацию под контролем. Никто не застрахован от неожиданностей. Есть компании, где беспорядок и неуверенность постоянны.
Что является причиной хаоса? 1. Большая доля непредвиденных задач в работе; 2. Не продумано взаимодействие между сотрудниками в коллективе, они постоянно отвлекают друг друга от работы; 3. Сотрудники плохо представляют свои задания и их объем, не умеют планировать свой день; 4. Иногда руководителю нравится режим неопределенности и подчиненным приходится работать в режиме хаоса.
Если в компании работа происходит в состоянии постоянного аврала, то приходится мириться с «тушением пожара» или научиться управлять, заранее распланировав свою работу.
Распределение времени в компании Google:
Основная масса инновационных идей исходит не от подразделения менеджеров, а возникают во время, которое отведено персоналу на то, чтобы тратить его по своему усмотрению. На это выделено 20% рабочего времени.
Менеджеры и управление работают по схеме: 70% рабочего времени отведено на основную работу, 20% - смежные задачи, а 10% - абсолютно новые дела.
Чем меньшим количеством свободного времени вы располагаете, тем важнее для вас его планировать.
Рассмотрим приемы, как можно управлять временем в условиях хаоса.
Обзор и контроль задач. Это основной момент в управлении неопределенностью. Перед выполнением задач надо представить их в полном объеме, особенно, когда объем информации большой. Иначе мы не сможем контролировать ситуацию.
Часто человек так загружен задачами и постоянно получает новые, что он не считает нужным их записывать, думая, что он так экономит драгоценное время. Но в условиях хаоса очень важно взять под контроль хоть что-то. Так вы найдете точку опоры, от которой начнете управление хаосом, а со временем увеличите долю запланированных дел в работе. Начните прямо сейчас и увеличивайте контроль до одного дня, недели и т.д. Вы станете уверенно чувствовать себя в борьбе с неопределенностью. Так можно управлять и своей жизнью. Если есть список заданий на день, где зафиксированы все непредвиденные дела, где все, чем человек должен заняться, отмечено, все идеи и обещания, то он начинает чувствовать себя увереннее. Он убеждается, что этот метод работает. Полезно систематизировать не только задачи, но и письма, и вся информация и на бумаге, и в электронном виде. Она распределяется по папкам, и вы всегда легко и быстро найдете документ, который нужен.
Приоритеты в распределении времени. Что если вдруг возникают задачи, которые в план не внесены? Например, когда руководитель загружает сотрудников дополнительными заданиями помимо их основной работы. Персонал не успевает справляться со всей работой, а руководство не воспринимает перегруженность как причину невыполнения.
Надо научиться сопоставлять объем задачи и время, выделенное для ее выполнения, управлять своей загруженностью и информировать руководителя об этом.
Как распределять время на каждую группу задач? Тайм-менеджмент советует на важные несрочные дела выделять 20% времени, на важные срочные – 60%, и на форс-мажор, т.е. хаос – 20%.
Успешные и не очень успешные компании имеют существенное различие: первые уделяют много времени важным несрочным задачам, а на срочные, но неважные дела уходит минимум усилий, в не очень успешных – наоборот. Именно сосредоточенность на важных и несрочных делах помогает избегать хаоса в будущем: сотрудники решают задачи до их становления «срочными».
Запас времени для форс-мажорных задач позволяет выполнить все незапланированные срочные дела в течение рабочего времени. Если день будет распланирован минута в минуту, то не останется свободных минут между делами, и работа затянется до 20.00. Форс-мажор есть почти всегда, поэтому его тоже надо планировать.
Если данный подход не помогает решить проблемы, а самих задач больше времени для их выполнения, то надо выбирать альтернативу:
- делегирование части заданий;
- перенесение дел на более поздний срок частично или полностью;
- отклонение задачи.
Ни минуты покоя. Если взаимодействие между сотрудниками компании не налажено, то невозможно работать продуктивно, потому что они постоянно отвлекают друг друга. Как же защитить свое время?
Существует два варианта: или вы управляете временем, или оно вами. Для достижения своих целей надо применять способы защиты времени:
- объединения разрозненных операций в одну, а похожие – в один блок времени (запланированные дни недели или часы). Например, надо выделить время для звонков. Таким образом, снизится уровень хаоса, заниматься, не отвлекаясь, одной задачей ради выполнения другой.
- группировки коммуникаций. Определить время для общения с сотрудниками по поводу конкретных вопросов. Всем известно, как продавце весь день бегают в бухгалтерию за подписями документов, отвлекая там сотрудников. В этой ситуации нужно установить определенное время, его длительность для подписания документов и выполнять эту договоренность.
- выделение в рабочем графике трех этапов активности. Первый – решение очень важных вопросов, второй – средней степени важности, третий – для «разного». Защищайте от разных посягательств время для важных задач.
- договор о встречах и звонках со всеми, кто постоянно взаимодействует с вами в процессе работы. Нужно предупредить всех, в какое время вы свободны.
- выбор оптимального канала для общения. Например, вместо звонков – электронная почта. Так вы научите персонал ценить ваше и свое время. Можно использовать светофор на столе в виде флажка. Когда человек занят, то флажок должен стоять на столе.
Стоит определить в компании единые стандарты взаимодействия. Даже самому организованному сотруднику не удастся следовать своему плану, когда несколько коллег будут к нему обращаться хаотично.
Автор книги «Семь привычек высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает, как сбалансировать время, необходимое для работы и личной жизни:
1. Кратко сформулируйте и запишите долгосрочные цели. Если вам сложно определить с чего начать, то напишите некролог – какие дела вы бы хотели оставить в качестве памяти о себе. Так вы определите приоритеты оставшейся жизни.
2. Кратко сформулируйте личные и среднесрочные цели. Нужно представить себя в каждой жизненной роли: супруга, отца или матери, члена общества, владельца бизнеса. Определить, чего бы вы хотели достичь в данных областях. Наметить реальные сроки выполнения данных намерений.
3. Напишите примерное расписание на неделю, обязательно карандашом, чтобы можно было сделать изменения. Включите в расписание то, что предстоит сделать, и наметьте временные зоны – крупные взаимозаменяемые блоки – для важных и специфических дел, например встреч с сотрудниками «один на один». В конце недели посмотрите, как удачно вам удалось справиться с запланированными делами. Сначала у вас будут появляться в графике окна и накладки. Попросите коллег оценить ваш график. Обращение за помощью требует смирения, но это достоинство всех выдающихся лидеров.
Хаос в определенной степени есть и всегда будет в нашей жизни. Если на решение непредвиденных задач вам требуется больше 20% рабочего времени, то это не означает, что вы плохо распланировали работу, может быть, специфика вашей работы имеет более высокий уровень неопределенности.