Чтобы успешно внедрить в управление процессный подход, руководители компании должны ясно представлять, в чем состоит процессное управление, как будут управляться процессы компании, почему данный подход эффективен.
Он показывает, что успешными стали те организации, руководители которых сформировали собственную логичную концепцию внедрения процессного подхода и сумели ее реализовать, прикладывая существенные усилия.
Перед тем как начать освоение методов процессного подхода к управлению, нужно оценить уровень зрелости организации. Есть несколько способов. Рассмотрим пример возможной модели. Концепция уровней зрелости процесса была разработана в 1990-е гг. в Институте программной инженерии при Университете Карнеги-Меллона. Она основывается на работе Уотса Хамфри. Интегрированная модель технологической зрелости (CMMI, Capability Maturity Model Integrated) - последняя версия, впервые созданная для поддержки анализа зрелости процесса программирования, была обобщена для любого из большого набора процессов в разных организациях.
Уровни зрелости по модели CMMI
Первый уровень: Процессы не определены
Второй уровень: Некоторые процессы определены
Третий уровень: Большинство процессов определено
Четвертый уровень: Процессы под управлением
Пятый уровень: Процессы совершенствуются непрерывно.
Опишем коротко каждый из уровней.
Первый уровень. Не определены процессы
Организации первого уровня не применяют процессную идеологию. Их называют организациями, держащимися на героях. Сотрудники при выполнении работы прилагают героические усилия, чтобы закончить ее вовремя и сдать отчет руководству. В подобной компании невозможно определить, какие ресурсы нужны для осуществления тех или иных процессов.
Второй уровень. Некоторые процессы определены
Обращаясь к процессам впервые, организации начинают пытаться определить, какие из них являются основными или используются часто. На данном этапе руководители не видят компанию целиком как совокупность взаимодействующих процессов, они сосредотачиваются на конкретном процессе. У организации второго уровня может быть определено несколько главных процессов.
Третий уровень. Большинство процессов определено
В компаниях третьего уровня основная часть процессов уже идентифицирована. Есть модели (описания) основных бизнес-процессов. Руководство понимает, как нужно управлять ими. Во многих организациях третьего уровня разработана архитектура процессов, то есть их система. При возникновении проблем определяются процессы, вызывающие их. После этого причины проблем анализируются и устраняются.
Четвертый уровень. Процессы под управлением
Компании четвертого уровня находятся за пределами простого определения процессов. В них менеджеры выполняют мониторинг и анализируют процессы с применением системы показателей, оптимизируют процессы.
Пятый уровень. Процессы совершенствуются непрерывно
В компаниях пятого уровня процессы находятся под управлением, а также они непрерывно совершенствуются.
Каков уровень зрелости российских организаций? Множество организаций в нашей стране находятся на первом или втором уровне зрелости, некоторые достигают третьего уровня, небольшая часть – четвертого. Компаний, функционирующих на пятом уровне, мало.
Концепция должна восприниматься не только на интуитивном уровне, но и формулироваться в терминах:
Бизнес-процесс;
Владелец процесса;
Автоматизация процесса;
Архитектура процессов;
Улучшение процесса;
Регламентация процесса;
Описание процесса;
Стабильность процесса.
В процесс входит деятельность по преобразованию ресурсов и по управлению. Процесс – целенаправленная устойчивая совокупность видов деятельности, которые взаимосвязаны. Она преобразует по определенной технологи входы в выходы, представляющие ценность для клиента (потребителя).
Другими словами, процесс – это управляемая деятельность, периодически повторяемая, результатом которой становится определенный ресурс, представляющий ценность для конкретного клиента (потребителя).
Ресурс – информационный или материальный ресурс, необходимый для осуществления процесса. Ресурсы могут перемещаться, храниться, находиться в состоянии обработки.
Например, разгружают товар, привезенный к магазину на автомобиле, и перемещают его в зону приемки. Последовательно меняются состояния товара-ресурса: перемещение (в автомобиле), разгрузка, хранение (в приемной зоне).
Связь между ресурсом и процессом можно определить с помощью понятий «вход» и «выход». Если нужен какой-либо ресурс для выполнения процесса, то его тоже можно рассматривать в качестве входа с точки зрения этого процесса. Ресурс, преобразованный во время выполнения данного процесса и получивший некоторую ценность для потребителя, - в качестве выхода. Поэтому ресурсы хранятся, движутся, перерабатываются. Называть их входами и выходами можно только по отношению к определенному процессу. Выход одного процесса станет входом для другого. Без относительно конкретного процесса говорить о входах и выходах нет смысла.
Ресурсы с точки зрения процесса могут быть преобразованными, преобразуемыми, ресурсами по управлению и обеспечивающими.
Преобразуемый ресурс оказывается на входе процесса. Во время выполнения процесса ресурс получает дополнительную ценность, он является преобразованным и переходит на выход процесса – внешнему или внутреннему потребителю.
Потребитель, в свою очередь, может рассматривать преобразованный ресурс как вход для своего процесса, то есть как преобразуемый ресурс и т.д.
Для осуществления процесса наряду с преобразуемыми ресурсами нужны обеспечивающие ресурсы. К ним относятся программное обеспечение, оборудование, сотрудников, инфраструктура.