Сотрудники отдела кадров работают с множеством служебной документации. Акты, приказы, заявления, справки, договоры – эти все документы проходят через кабинет кадровой службы организации. Человеку, который не посвящен в данную работу, этот поток может показаться неуправляемым.
Но специалисты отдела кадров знают, что это не хаос. Внутри компании есть четкий распорядок, по которому у каждого документа есть свое определенное место в системе документооборота организации.
Существует четкая классификация документов внутри организации. Внутренние документы компании, с которыми имеют дело работники кадровых служб, разделяются на шесть ключевых групп. Это распорядительные документы, локальные нормативные акты, информационно-расчетные документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, журналы учета (книги учета) и регистрации организационных документов, официальная внутренняя переписка.
У документов из каждой из этих групп есть свои особенности. Все они предназначены для разных целей, обрабатываются, утверждаются и вводятся в действие по-разному. Мы дадим общую характеристику по каждой из указанных групп внутренних организационных документов.
Локальные нормативные акты
Данные документы определяют общие принципы работы на предприятии. В них определяется режим труда и отдыха работников предприятия, их должностные обязанности, системы премирования и оплаты труда, ключевые правила и обязанности сторон трудового договора.
Эти документы разрабатываются согласно действующему трудовому законодательству, и противоречить ему не должны. Если, например, локальный акт устанавливает для сотрудников дисциплинарное наказание, которое не учтено в Трудовом кодексе (лишение права на отпуск или штраф), то данное наказание будет являться незаконным. Обратившись в Гострудинспекцию или в суд, работники легко могут оспорить неправовую норму документа предприятия.
Нужно отметить, что множество локальных актов являются обязательными для всех сотрудников компании. Некоторые предназначены лишь для тех сотрудников, чьи интересы непосредственно они затрагивают. Примером локального акта, обязательного для всех, являются правила трудового внутреннего распорядка. Это один из наиболее главных внутренних документов предприятия.
Локальным актом, действие которого относится лишь к отдельным сотрудникам, является должностная инструкция специалиста, список должностных лиц с ненормированным рабочим днем или положение о проведении медицинских осмотров, трудящихся на вредных работах.
Распорядительные документы
К данной группе документов относятся распоряжения и приказы руководителя. Директор (генеральный директор) с их помощью реализует полномочия по управлению компанией, предусмотренные уставом данного предприятия.
Распоряжения первого должностного лица организации подразделяются на две группы. К первой группе относятся приказы по ключевой деятельности организации (по вопросам производства, об утверждении штатного расписания в организации, порядка осуществления аттестации). Во вторую группу входят приказы по личному составу (о переводе сотрудника на другую должность, об его увольнении, о приеме на работу, о наградах и дисциплинарных взысканиях, о предоставлении отпусков).
Документы из первой группы охватывают деятельность предприятия в целом, они лишь косвенно относятся к работе кадровой службы. Во вторую группу, наоборот, входят документы, которые связаны непосредственно с трудовой деятельностью сотрудников. Большинство из данных документов должны вестись строго по форме, утвержденной Госкомстатом России.