Документы, подтверждающие факт трудовой деятельности работника. Здесь подразумевается трудовая книжка, справка о трудовой деятельности, трудовой договор, копия приказов о приеме на работу и увольнении персонала.
Назначение данных документов состоит в том, чтобы по максимуму отразить трудовой стаж, имеющийся у работника. Стаж (страховой, непрерывный или общий трудовой) имеет значение и для пенсионного обеспечения сотрудника в будущем, и для назначения ему пособия в течение трудовой деятельности по временной нетрудоспособности.
Для назначения пенсии по старости одним из оснований служит страховой стаж в течение пяти лет, наличие которого подтверждает трудовая книжка человека, а при ее отсутствии – справкой о трудовой деятельности или трудовым договором.
На основании копий приказов работодателей в трудовую книжку сотрудника вносятся записи о том, что он работал по совместительству, а также при необходимости оформляется дубликат данного документа.
Информационно-расчетные документы
Документы данной группы классификации документов ведутся отделом кадров с целью учета личных данных сотрудников, для закрепления информации, относящейся к их трудовой деятельности. Здесь нам нужно отметить личную карточку работника, график отпусков, штатное расписание, личные дела, график сменности. Форма многих из этих документов унифицирована.
Распорядительные документы идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, который издает, например, приказ о приеме на работу, к работнику, зачисляющемуся на базе данного приказа), а информационно-расчетные бумаги движутся в обратном направлении. От работника к начальнику отдела, от начальника отдела к руководителю предприятия. При составлении графика отпусков, например, начальник структурного подразделения спрашивает у каждого сотрудника о желаемом времени для отдыха. После этого он все пожелания сотрудников организации обобщает и передает в кадровую службу для формирования единого графика отпусков, который отдается на утверждение руководителя предприятия.
Внутренняя служебная переписка
Во всей классификации документов организации данная группа применяется для документального оформления абсолютно всех кадровых решений. Например, начальник структурного подразделения, чтобы наказать за прогул подчиненного, требует от него объяснительную записку. После этого обращается к директору предприятия с докладной запиской, где просит привлечь данного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Когда речь идет о поощрении сотрудника за трудовые заслуги, то руководитель в адрес директора направляет представление о поощрении работника.
Посредством внутренней служебной переписки осуществляется обмен мнениями между должностными лицами предприятия на официальном уровне, а также между руководителями компании и должностными лицами.
Журналы контроля и учета
Регистрационные книги (журналы) на предприятии нужны для учета документации по кадрам (трудовых книжек, приказов по кадрам, удостоверений личности, личных дел). Грамотный учет документа (с присвоением номера и отметкой о дате регистрации) обеспечивает ему юридическую силу (доказательную силу), при помощи которой работодатель с уверенностью может победить в трудовом споре с сотрудником.
Формы некоторых книг и журналов утверждаются официальными органами, другие формы разрабатываются самой компанией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к ним были утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 октября 2003 г. № 69. А у журнала учета прохождения медосмотров и личных дел нет рекомендуемой формы, поэтому по своему усмотрению разрабатывается самим предприятием.
Все ли документы обязательны?
Мы перечислили виды документов, с которыми связана работа кадровой службы. Теперь ответим на вопрос: все ли из этих документов надо вести в обязательном порядке? Этот вопрос очень важен. Почему? Представим ситуацию. В отдел кадров приходит правовой инспектор с проверкой. Он требует от сотрудника отдела кадров представить ему целый пакет документов. Не увидев среди них важную (по его мнению) бумагу, он делает кадровому специалисту замечание, а может и оштрафовать его. Но так как инспектор человек живой и он тоже может совершить ошибку, кадровик должен быть уверен, что его обвинили справедливо. А для этого ему необходимо твердо знать, какой документ является обязательным, а какой рекомендательным. Если правовой инспектор потребует лишнюю бумагу, он с уверенностью может доказать, что данный документ отдел кадров не обязан иметь.
Итак, ответ на вопрос: все внутренние документы на предприятии, перечисленные нами, подразделяются на три блока: обязательные, обязательные условно (они зависят от специфики компании) и рекомендательные.
Обязательные документы должны вести все организации без исключения, независимо от того, какова их организационно-правовая форма, область деятельности и численность персонала. Эти документы прямо или косвенно названы в ТК. Так, необходимость ведения правил трудового внутреннего распорядка следует из статей 190 и 189 ТК РФ, обязательного штатного расписания – статья 57, а документы о защите персональных данных сотрудников подготавливаются на базе требований главы 14 ТК.
Рекомендательные документы необходимы для оптимизации работы с кадрами. Они могут в организации быть, а могут и не быть. Это зависит от решения директора предприятия или руководителя отдела кадров. Например, должностные инструкции сотрудников, положение по оплате труда, а также положение о премировании присутствует не в каждой организации.
Документы, которые зависят от специфики предприятия, являются обязательными только для некоторых компаний. Чаще всего это относится к компаниям, условия труда в которых являются вредными. Если на предприятии есть профессии, которые относятся законом к профессиям с вредными условиями труда, то для этой организации становится обязательным создание дополнительных инструкций. Например, инструкция о прохождении своевременных медицинских осмотров или инструктажа при работе с опасными объектами.