При составлении и формировании перечня дел происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Специальные экспертные комиссии занимаются тем, что организовывают и проводят экспертизу значимости документов, а так же занимаются определенным отбором и передачей кадровых документов на хранение государству.
Еще они существуют для проведения контроля над верным отнесением различных документов к соответствующим подвидам и типам дел, и оказывают методическую помощь в проведении экспертизы значимости документов.
Для этой комиссии разработаны специальные законы и порядки, в которых описаны функции, порядок работы и права членов комиссии.
Чтобы оформить одно дело, нужно провести целый комплекс работ по его переучету, пронумеровать листы, составить заверительное название и сделать внутреннюю опись всех документов.
Для начала любое дело должно быть заверено в делопроизводстве, уже потом оно начинает оформляться и потом завершается, когда уже пора его передавать в ведомственный архив в начале календарного года, за предыдущий год. Именно сотрудники службы делопроизводства и оформляют эти дела.
Бывает частичное и полное оформление дел, это зависит от срока хранения. Экспертная комиссия подразделяет все дела на три категории. Все дела, которые отправляются в архив, делят на долговременные – это те, которые хранятся более десяти лет, временные – менее десяти лет и постоянные, которые не подлежат уничтожению. Долговременные и дела личного состава оформляются полностью, а временные только частично, их так же разрешается хранить в скоросшивателях, без систематизации документов внутри дела, можно не нумеровать страницы, и не делать заверительную надпись.
Две категории хранения дел, а именно долговременного и постоянного хранения, и дела о личном составе должны находиться в архиве предприятия максимум через три года после того, как были завершены в делопроизводстве. Архив работает по определенному графику, следуя ему, и нужно отправлять туда дела. Этот график составляется сотрудниками архива, после чего согласуется с руководителями подразделений, которые отправляют свои дела в архив, а уже потом утверждается руководителем предприятия.
Остальные дела временного хранения в архиве не находятся, они хранятся в структурных подразделениях и уничтожаются по завершении сроков хранения.
Хранение кадровых документов: последующее и текущее
Делопроизводство подразумевает под собой понятие документирования исходной информации, организацию документооборота, хранение и пользование документами в работе организации.
Существует два вида стадий хранения в системе сбережения кадровых документов - текущее хранения и последующее.
Текущее или оперативное хранение подразумевает под собой сбережение и пользование документами на период от их создания до передачи дела, где они рассортированы, в архив. Этот вид хранения может осуществляться только там, где его формировали. Текущее хранение подразделяют на два подвида, в первом случае хранят, когда дело еще в процессе создания, а во втором, когда уже исполнено.
Все документы, которые еще не закончены должны обязательно находиться и храниться у исполнителя. Причем к ним существуют специальные требования к оформлению. На папках должны быть опознавательные надписи типа «На подпись», «На исполнение», «Срочно» и т.п. Также на папках пишется фамилия и инициалы исполнителя, и его контактный телефон.
Все законченные кадровые документы должны быть подшиты и сохранены в делах в соответствии с перечнем дел согласно ГОСТу 51141-98 под названием “ Термины и определения. Делопроизводство и архивное дело”. Делом считается документ или несколько документов, которые относятся к одной проблеме или участку рабочего процесса, помещенные в обособленную папку. Номенклатурой дел принято считать упорядоченный перечень названий совокупности дел, который начинают заводить на предприятии, с учетом указания срока их хранения, причем оформлять их нужно в определенном порядке. Эти определения содержит ГОСТ Р 51141-98.