По нашим подсчетам, каждый руководитель ежедневно тратит полтора часа своего рабочего времени на объяснение и уточнение текущих задач. В это время ни руководителем, ни подчиненным не производится ничего полезного. Давайте же подсчитаем, сколько времени на это тратится за целый год. В году насчитывает около 250 рабочих дней.
Умножив их число на полтора часа, отводимые руководителем на объяснение и уточнение текущих задач, мы получим 375 часов в год, в течение которых не выполняется никаких производственных задач. Поделив 375 часов на 8, что составляет продолжительность рабочего дня, получаем приблизительно 47 рабочих дней.
Теперь конвертируем эти дни в деньги. Если среднемесячная зарплата одного сотрудника составляет в среднем 15 тысяч рублей (за 21 рабочий день), то ежегодные потери в расчете на одного сотрудника будут около 33 500 рублей.
А если компания насчитывает 50 сотрудников? Ежегодные потери в этом случае возрастают до 1 675 000 рублей. Если 100 человек – 3 350 000 рублей. Легко посчитать, сколько денег вы на этом теряете. Мы не учитываем потери, вызванные некачественным производством, и предполагаем, что в оставшееся рабочее время персонал качественно исполняет свои производственные задачи.
Если эти потери не имеют для вас значения или если указанная проблема была разрешена, дальше читать не имеет смысла.
Теперь взглянем на этот вопрос с другой точки зрения. Как руководитель, задавали ли вы себе следующие вопросы: «Какая часть моих сотрудников полностью компетентны в своей работе и работают так, чтобы руководитель не был вынужден постоянно корректировать их деятельность?», «Есть ли у меня возможность оставить предприятие, например, на месяц, чтобы поехать в отпуск так, чтобы это не сказалось негативно на деятельности предприятия, и есть ли у меня уверенность в том, что каждый подчиненный будет исполнять возложенные на него служебные обязанности так, как это положено?».
Исследования и опросы, проводившиеся в различных странах, показали, что уровень подготовленности сотрудников компаний составляет 40-60%. Часто случается, что принимая новых сотрудников, мы не производим их производственное обучение, надеясь, что они сами знают, что и как нужно делать. Испытательный срок заканчивается, а новый сотрудник показывает результаты, отличающиеся от ожиданий руководителя. Как поступает руководитель? Конечно, он находит нового работника, но процесс повторяется.
Увеличиваются расходы на заработную плату, растет число наемных лиц, руководители испытывают перегрузку от постоянного объяснения задач, подлежащих выполнению. Создается впечатление, что хороших сотрудников нет или найти их невозможно.
Решение этой проблемы состоит в обучении сотрудников их должностным обязанностям. Однако обучение сотрудников этим обязанностям требует наличия обучающего руководства. Этим руководством в компании может быть должностная инструкция при условии, что она понятна не только написавшему ее руководителю, но и принимаемому на работу сотруднику.
Во многих компаниях должностные инструкции не используются в качестве средства обучения сотрудников. Зачастую применяются типовые инструкции, применяемые в качестве приложения к трудовому договору. Многие правильно понимают значимость должностной инструкции, но испытывают затруднение в ее правильном составлении для нужд своей собственной компании, не зная правильных приемов ее написания. Чем же является должностная инструкция?
В толковом словаре говорится, что слово «инструкция» обозначает «совокупность правил, определяющих порядок и способ реализации чего-либо». Слово «должностная» обозначает круг обязанностей, работу, связанную с занимаемой должностью.
Таким образом, в должностной инструкции должна содержаться информация о порядке и способе выполнения сотрудником своей работы. Должностная инструкция необходима для того, чтобы помочь новому сотруднику понять, что и каким образом он должен делать на своем рабочем месте, благодаря ей, он должен научиться выполнять свою работу.
Вышесказанное позволяет понять, что имеется и что отсутствует в типовой должностной инструкции. Как правило, в типовой инструкции описывается круг обязанностей сотрудника, то есть то, ЧТО он обязан делать.
В этой инструкции не хватает указаний о том, в какой последовательности и каким методом должна исполняться работа данным сотрудником. А как обстоят дела на вашем предприятии? Естественно, наличие типовой инструкции лучше, чем отсутствие чего бы то ни было в этом роде. Но вызывает сомнение тот факт, что эта информация оказывает положительное воздействие на качество производственной деятельности персонала и поддержание порядка в компании.
Получается, что должностная инструкция живет своей жизнью, а руководитель с персоналом и с производственными проблемами – своей. Естественно, каждому руководителю ежедневно приходится доводить персоналу, что и как необходимо делать. С приходом нового персонала ему приходится повторять это еще раз. Но не лучше ли изложить в письменной форме все то, что нам приходится говорить множество раз? Конечно, этот подход является более рациональным, просто необходимо это начать и сделать.
Какие же пункты входят в любую должностную инструкцию?
Наименование должности.
Цель существования или замысла этой должности. В этом пункте дается описание необходимости данной должности и ее предназначения.
Структурная локализация в рамках предприятия. То есть в данном пункте указывается, к какому структурному подразделению относится данная должность и кому подчиняется сотрудник, занимающий эту должность.
Обязанности. В данном пункте дается перечисление функций (действий), которые необходимо исполнять с целью воплощения замысла по данной должности. Действия должны перечисляться в том порядке, в котором должно происходить их исполнение сотрудником. Также в этом пункте указывается способ исполнения данных функций. Описывая обязанности, необходимо указать любую другую информацию, имеющую отношение к тому, что должно исполняться сотрудником, а также к сфере его ответственности.
Конечный продукт, получаемый в результате исполнения обязанностей по данной должности: необходимо описать, в чем состоит конечный результат исполнения обязанностей в данной должности, то есть результат, который руководитель хочет получить от сотрудника, занимающего эту должность.
Статистические данные, имеющие отношение к данной должности: необходимо описать, каким образом измеряется результат (продукт) деятельности в данной должности.
Как мы уже говорили, у большинства компаний, конечно же, имеются составленные должностные инструкции. Но их недостаток состоит в том, что отсутствует описание продукта и статистика по данной должности. Но именно это и представляет предмет наибольшей заинтересованности руководителя: он должен видеть результаты труда и их цифровую характеристику. Благодаря этому, начальник имеет возможность видеть уровень каждого сотрудника: то ли он поднимается, то ли стагнирует, то ли опускается.
Попытайтесь написать должностную инструкцию в соответствии с данной схемой.
По окончании написания инструкции останется открытым вопрос, связанный с обучением персонала. Любая должностная инструкция должна сопровождаться программой ее изучения. Данную программу необходимо разработать и составить заранее. В программе указываются шаги, которым должен следовать сотрудник, изучая свою должностную инструкцию. Все этапы этой программы должны содержать задания теоретического характера, чередующиеся с практическими (упражнения, тренировки, ролевые игры). Если в составе компании будет опытный менеджер, способный обучать вновь нанятый и уже работающий персонал, то описанная выше задача будет выполнена.
В тот момент, когда многим пришлось написать свою первую должностную инструкцию, у них не было под рукой образца, от которого они могли бы отталкиваться или который они могли бы предложить менеджеру, задачей которого было написание инструкции. Сейчас для вас это пройденный этап.