Согласно сведениям, содержащимся в действующем законодательстве, служебная командировка – это поездка конкретного работника куда-либо за пределы того места, где происходит осуществление его постоянной трудовой деятельности для выполнения в течение определенного времени поручения работодателя.
Таковыми не считаются поездки сотрудников, рабочая деятельность которых реализуется во время пути или же сама их трудовая деятельность основана на разъездах. В качестве примеров могут послужить бортпроводники и машинисты. Кроме того, такой командировкой также не считается направление на прохождение переподготовки или повышения имеющейся квалификации, невзирая на то, что этим работникам выплачиваются командировочные расходы.
К служебным поездкам допускаются только те сотрудники, которым уже есть 18 лет или более, кроме тех случаев, когда им предстоит заниматься осуществлением творческой деятельностью в кино, СМИ, театральных, цирковых или концертных организациях, либо являются беременными женщинами или профессиональными спортсменами. Основанием для того, чтобы вас отправили в командировку, обычно служит приказ, издаваемый организацией-работодателем, с учетом служебного задания, утвержденного и согласованного вашим непосредственным начальником.
В век современных технологий в некоторых сфера есть возможность автоматизировать процесс обработки заказов и работы заведения в целом, чтобы командировка менеджера и другого сотрудника не сказалась на продуктивности и притоке клиентов. Например, информационная система управления рестораном дает возможность четко принимать заказы, дополнительно – принимать заявки на доставку в онлайн режиме, контролировать каждый этап и оперативно обслуживать клиентов.
Время, в которое сотрудник будет находиться в командировке, определяет руководитель вашего предприятия. По возвращению в организацию из командировки от работника требуется написание отчета, к которому надо приложить документацию, подтверждающую сделанные в ходе поездки расходы.
Отчет, в котором содержатся сведения о выполнении полученного задания или достижении обозначенных целей командировки, подается на согласование управляющему структурным подразделением, а затем визируется у руководителя организации. Кроме того, всю документацию, которая подтверждает факт пребывания работника в служебной поездке (отчет, командировочное удостоверение), следует обязательно представить в бухгалтерию.
Сотрудник во время служебной командировки должен соблюдать тот график отдых и рабочего времени, который действует в той организации, куда он командирован. Если время командировки приходится на нерабочие дни, то командированный, вынужденный выполнять свои трудовые обязанности в течение этих дней, получит оплату, увеличенную вдвое. Работник, находящийся в служебной поездке, не может быть уволен из организации по инициативе работодателя, который обязан сохранить за сотрудником должности и рабочего места, однако имеет право заменить командированного на время его отсутствия другим работником, заключив с последним срочный трудовой договор.
Помимо рабочего места, сохраняется и размер среднего заработка командированного, соответствующего тому, который он обычно получал за рабочие дни недели, более того, заработная плата может быть переслана командированному, если он изъявит подобное желание.
Расходы на оплату проезда до определенного в приказе места служебной командировки и обратно обязательно возмещаются командированному, причем осуществляется это пропорционально цене проезда любым видом общественного транспорта, причем учитывается и страховка пассажиров, а также стоимость брони на проездные документы и плата за использование постельных принадлежностей в поездах. Кроме того, компенсируются и иные траты, которые были произведены по предварительно заключенной договоренности с работодателем, давшим на это согласие в устном или письменном виде, а также указавшим право на дополнительные расходы в приказе о направлении в командировку. Наконец, стоит помнить, что если командированный не может подтвердить все расходы документально, то они будут возмещены по минимальной стоимости.