Как сделать так, чтобы собрание не было нудным? Ваша задача как руководителя – следить за тем, чтобы выступления не были чересчур длинными и соответствовали теме. Но как заставить людей не отвлекаться и при этом не выглядеть надсмотрщиком, не подавлять их инициативу?
Советы специалистов. В этом деле можно все же найти положительные стороны. Правила модерирования – это не химия или высшая математика, и вам наверняка известно, как необходимо себя вести. Однако проблема заключается в том, чтобы не давать собранию «сойти с рельс».
А для этого потребуется дисциплина, хотя мало кто готов к тому, чтобы пересилить себя. По словам Р. Поузена, являющегося сотрудником Брукингского института, преподавателем Гарвардской школы бизнеса, кому-то и в голову не приходило задумываться над тем, как должна проходить встреча, кто-то не успел подготовиться, а кто-то просто не обучен этому. Нечто похожее говорит и организационный психолог Р. Шварц. По его словам, сейчас темп работы стает все более быстрым, и потому у менеджеров просто не хватает времени на предварительную организацию встречи. Но стоит ли таким образом экономить свое время? Ведь сегодня вы выиграете несколько минут, а завтра потеряете несколько часов. Потому расширенное собрание компании либо командное обсуждение, проводящееся каждую неделю, посвященное стратегии работы всей компании либо одного ее отдела, требует основательной подготовки. Ниже мы расскажем вам о ряде способов, при помощи которых можно сделать собрание более продуктивным, отличающимся от тех, которые вы проводили ранее.
Определитесь с целью
Большинство проблем отпадет, если сразу определиться с целью собрания. Р. Шварц как-то увидел в конференц-зале фирмы «Интел» плакат, который призывал не начинать встречу, если неизвестно, зачем она нужна. Отличный совет! Необходимо предварительно разослать сотрудникам материалы о теме собрания – они должны быть в курсе того, что будет там происходить. При необходимости можно составить перечень обсуждаемых тем. По мнению Шварца, предпочтительней составлять список так, чтобы он содержал не утверждения, а вопросы. Например, «Обсудить график, касающийся видеофильмов» - это неправильно. Нужно писать: «К какому числу видеофильмы будут подготовлены?». Такой вопрос предполагает ответ со стороны сотрудников. Возле каждого пункта укажите, что должен будет делать тот или иной участник мероприятия. Пусть кто-то будет ответственен за принятие решений, кто-то – за генерацию свежих идей, кто-то – за информацию.
Количество участников
Если на собрание придет слишком много сотрудников, оно может стать неподконтрольным руководителю. По словам Поузена, вероятней всего, внимание участников будет «рассеянным», ни у кого не будет желания чувствовать себя ответственным за ход событий. Однако и впадать в противоположную крайность не следует – при незначительном количестве участников не будет необходимого разнообразия мнений. Нужно приглашать только полезных людей, которые пригодятся именно на этом мероприятии. Чтобы никто не остался в обиде, отправьте неприглашенным материалы встречи – так они будут знать о происходящем и не «отстанут от жизни».
Залог успеха – правильный тон
Менеджером определяется то, насколько свободно присутствующие высказывают собственное мнение. По словам Шварца, задачей руководителя будет собрать все высказанные в ходе проведения мероприятия идеи воедино. Необходимо сделать так, чтобы сотрудники хотели учиться и учить. Не заставляйте их соглашаться с вашим мнением, необходимо выслушать оценки, которые не совпадают с вашими. Следует признать, что ответить на все вопросы вы не в состоянии, впрочем, как и все остальные участники. Не нужно бояться ошибок. Прислушайтесь к Шварцу, который считает, что необходимо, чтобы встреча казалась сотрудникам мозаикой либо пазлом – все «изготовили» по одному «кусочку», из которых создается общая цельная картинка.
Ограничение болтливых участников
Поузен напоминает, что очень часто участники собрания говорят, а не задают вопросы. Обуздать болтливого сотрудника довольно нелегко, но это приходится делать. Шварц советует в таких случаях говорить что-то наподобие: «Хорошо, ты полностью прав, нам необходимо поговорить об этом отдельно». У человека не будет другого выхода, кроме как согласиться, и он не захочет снова говорить то же самое по какому-то другому поводу. Если же на собрании будут присутствовать те, кто любит встревать в разговор с репликами, нужно предварительно поговорить с ними и попросить, чтобы они не мешали другим высказывать свою точку зрения.
Следите за направлением разговора
Иногда речь может не совсем соответствовать тематике. Не следует такого допускать, поскольку если в ходе дискуссии начать обсуждать смежные вопросы, ей придет конец. Старайтесь возвращать разговор к основной теме. В некоторых случаях отвлекающий маневр совершается специально. Возможно, тому, кто выступает, не нравится направление разговора, либо же он сам хочет решить все за других. Не нужно обвинять такого выступающего том, что он срывает собрание, необходимо поинтересоваться относительно причин такого поведения, постараться не допустить раскола и возвратиться в «нужное русло».
Возможность обсуждения
Ведущий приступает к другой теме тогда, когда захочет, однако другие участники могут не успевать за ходом его мысли. Перед тем, как затронуть следующий вопрос, необходимо поинтересоваться относительно «понятности» предыдущего. Чтобы разговор был более сосредоточенным, люди должны иметь возможность обсудить услышанное.
Грамотное окончание собрания
Необходимо, чтобы у мероприятия было понятное окончание, после которого должна последовать продуктивная деятельность. Поузен говорит, что можно спросить сотрудников: «Что мы будем делать дальше? Какой примем график реализации?». Необходимо зафиксировать ответы и отправить их всем по e-mail’у. Это позволит «воспитать» ответственность. После такого шага ни у кого не получится оправдаться неосведомленностью.
Итак, подытожим все написанное выше в виде краткого «конспекта».
Что нужно сделать:
- Перед проведением собрания вам необходимо определиться с целью и четко ее сформулировать, после чего разослать участникам материалы, касающиеся темы события.
- Также перед проведением собрания вам необходимо попросить «болтунов» не увлекаться и дать возможность высказаться другим.
- После события вы рассылаете участникам mail’ы, в которых перечислены ближайшие действия и указаны ответственные за выполнение этих действий.
Что делать нежелательно:
- Приглашать большое количество сотрудников. Участвовать в собрании должны только те, кто будет на нем действительно полезен.
- Касаться другой темы, не дожидаясь, пока выскажутся все желающие.
- Касаться смежных тем. Необходимо вернуть разговор в нужное русло, предложив поговорить о других интересных моментах попозже, не во время собрания.
Наличие четкого плана, присутствие полезных сотрудников, а также нейтрализация «проблемных» выступающих – и организованное вами собрание обязательно пойдет на пользу производственному процессу.