Сотрудники рекрутинговых агентств одной из распространенных проблем, которые встречаются руководителям, отмечают подбор секретаря-референта. Если секретарь хороший, то он увеличит эффективность работы компании вдвое, а если плохой, то может снизить ее наполовину.
Приведем пример. В процессе объяснения специалисту кадрового агентства требований, которыми должен обладать секретать-референт, представитель организации долго объяснял, каким должен быть этот человек в понимании их руководителя. Но этот рассказ показывал лишь технические данные кандидата – знание делопроизводства, хороший пользователь ПК и др.
По таким данным невозможно нарисовать психологический портрет нужного работника. Наконец, словарный запас и фантазия представителя закончились, и он прямо заявил, что их секретарь должен быть умным, как Пушкарева Катя из сериала «Не родись красивой», привлекательной, как Виктория Клочкова и деловой, как Кира Воропаева. Интересная ситуация, комичная. И, конечно, не каждый руководитель таким способом составляет портрет своего секртаря-референта. Но это яркий пример стереотипного подхода к подбору кандидатуры на эту должность.
От чего так получается? Во-первых, сами руководители не четко представляют, какой должен быть человек, работающий на должности секретаря-референта. Во-вторых, руководитель зачастую ищет человека не на должность, а на выполнение конкретных обязанностей, которые лишь частично относятся к этой должности. Проанализировав эту ситуацию, можно определить несколько стереотипов секретарей-референтов, которыми пользуются руководители компаний при выборе сотрудника.
Ищем лицо
Секретарь-референт является лицом компании. Это распространенный шаблон, который пришел к нам с Запада еще в середине 80-х годов, где внешнему облику человека на данной должности уделялось большое значение. Но там строго соблюдался критерий профессиональности. А у нас, при отличных внешних данных, не обращали внимания на способности кандидатуры.
Такой выбор тоже имеет свои преимущества. Например, если во время переговоров зайдет с чаем секретарь, типа Памелы Андерсон в молодые годы, то независимо от результатов встречи, партнер по бизнесу непременно заглянет в ваш офис еще раз для того, чтобы пересмотреть какой-либо пункт договори или обсудить элементы сделки.
Но при таком методе подбора гораздо больше отрицательных нюансов. К внешним данным необходимы еще и интеллектуальные способности, которые стали бы обеспечивать должный уровень работы в приемной. Даже если руководитель примерный семьянин, все равно будут появляться разговоры подчиненных: между ними что-то есть, иначе не может быть и т.д. С другой стороны, если «Памелу из приемной» держать на должном расстоянии, то через определенное время она начнет считать, что у нее здесь нет возможности «реализоваться» и у нее появится желание найти новую работу, где оценят ее «достоинства». А рассказами о негативном отношении к ее кандидатуре на предыдущем месте работы она пошатнет репутацию и компании, и ее руководителя.
Свой среди своих
В начале статьи не просто так были упомянуты герои популярного сериала. Многие типажи сериала являются реальными образами. Например, Виктория Клочкова – стереотип образа секретаря.
Каждому начальнику, кроме большого желания руководить, хочется знать, что думают о нем сотрудники, о чем они разговаривают в курилке и др. Иногда это разведывает служба безопасности, особенно, если она организована выходцами из МВД или СБУ. Используя привычные методы работы, они обеспечивают начальство секретной информацией.
В небольшой компании, где всю службу безопасности представляют три вахтера, то эти функции руководитель перекладывает на секретаря. Кандидатуру подбирают соответствующую: красивая, но не вызывающая, артистичная, чтобы в любой обстановке при необходимости стать «своей», сообразительная на столько, чтобы не выдать себя.
Знать, чем живет и дышит компания изнутри – это всегда полезно. Но, когда выбирается секретарь для этих целей, то надо понимать, что рано или поздно, коллектив поймет, кто является источником утечки информации. А потом, чтобы компенсировать отсутствие информации, секретарь начнет ее придумывать. Также, возможен вариант, когда такой человек станет «убирать» неудобных для него людей руками руководителя, а это могут оказаться сотрудники, ценные для компании. Тогда начальник будет в роли кадровой марионетки. Также, располагая к себе сотрудников компании, секретарь будет распускать слухи о самом руководителе.
Она – это я
Контроль над коллективом начнет ослабевать и в ситуации, когда на должность секретаря будет выбран человек, обязанностью которого будет надзирательство над коллективом. Если руководитель сам управляет авторитарными методами, то он выбирает секретаря, способного принести авторитаризм в коллектив.
Часто на такую роль выбирают женщину старой советской школы, от 45 лет. Знакомя ее с коллективом, начальник произносит фразу «Она – это я».
Таким образом, с одной стороны, руководитель добивается порядка, строгой дисциплины, четкого выполнения распоряжений и приказов. Но, с другой стороны, между подчиненными и начальником будет большая пропасть, которая со временем будет все больше и больше. В этой ситуации секретарь может оказаться манипулятором как сотрудниками («менеджер Петров из такого-то отдела не желает выполнять ваши распоряжения»), так и самим руководителем («мне нужны дополнительные полномочия для воплощения ваших гениальных идей в реальность»).
Взвалить на нее все
Часто директора говорят: «на должность секретаря мне нужна умная простая девочка, которая будет заниматься разными бумажками…» Тогда подбирается человек, как правило, без серьезного опыта работы, но с наклонностями трудоголика. Под фразой «разными бумажками» имеются в виду распоряжения, письма, учет и др. Но со временем на девочку секретаря начальник и его заместители, а нередко и начальники подразделений перекладывают частично свою бумажную работу. Через определенный период времени у такого секретаря придет предел возможностей, и тогда, либо человек уволится, либо завалит работу.
Но самое страшное не то, что сотрудник уволился, а то, что руководитель будет уверен, что он просто не справился со своими обязанностями и найдет новую «девочку секретаря». И все повторится сначала.
Реальная необходимость
Чтобы не попасть в такие ситуации, как «лицо компании» «свой человек», надо перестать ориентироваться при выборе секретаря-референта стереотипами, а прислушаться к рекомендациям специалистов. Они совсем по-другому классифицируют эту профессию. Каждому начальнику нужен такой секретарь, который будет соответствовать его психотипу. Вот этим подбором и должны заниматься бизнес-психологи. Они определяют следующие типы секретарей-референтов.
I тип
Имеет хорошие профессиональные навыки, высокий уровень интеллекта, умеет общаться с клиентами и сотрудниками, отлично знает свое дело, подчиняться руководству, всегда беспрекословен власти руководителя.
II тип
Исполнительна, уступчива, покорна, четко исполняет указания и инструкции начальника, не проявляет индивидуальности, эмпатии, работает четко по схеме, которую указал начальник. Полностью подвластна руководителю. Работу выполняет хорошо, хоть и не любит общаться с посетителями, не всегда корректна с ними.
III тип
Внимательна, аккуратна, хороший исполнитель, четко выполняет инструкции и поручения, уважает руководителя, умеет подчиняться, вежливо обращается с посетителями, с уважением относится к личности руководителя и его статусу.
IV тип
Имеет высокие интеллектуальные способности. Всегда рассчитывает на свои знания, силы, умения и навыки. В особой помощи в работе не нуждается. С клиентами общается вежливо, работу выполняет четко, эмоционально устойчива, не отвечает на раздражительные эмоции. Указания руководства выполняет в срок и качественно.
V тип
Потенциал IQ средний, сдержанна, терпелива, покладиста, обладает развитыми профессиональными умениями и навыками, в процессе работы размерена, четка, учтива с посетителями. Имеет жизненный опыт и практику работы, в соответствии которым готова к любым неожиданным поворотам со стороны начальника и клиентов. Может работать под давлением.
VI тип
Подчиняется легко, покорная, своим поведением не дает повода проявлять агрессию к себе со стороны посетителей и руководства, четко справляется с обязанностями и знает свое дело.
VII тип
Отлично знает свое дело, достаточно умна, может работать самостоятельно, по отношению к руководителю лояльна, в общении с посетителями тактична, обладает эмпатией, уважает себя. Настроена на сотрудничество. Выполняет функцию личного ассистента.
VIII тип
Интеллектуальные способности – выше среднего. Деликатна, терпелива, знает свое дело, с уважением относится к начальнику и к его обязанностям. В общении с посетителями уравновешенна, в работе самостоятельна. Справляется с «размытыми» и «нечеткими» задачами и целями, чувствует, что нужно получить руководителю в итоге.
IX тип
Отлично знает свое дело, активна, энергична, доброжелательна, хороший утешитель и помощник руководителя, имеет способности лидера, может дать совет шефу, если он расположен его выслушать.
X тип
Уверенный в себе человек, знающий специалист, умный, доминантный, с высокой самооценкой, с посетителями обращается жестко, лидер по натуре, может влиять на руководителя. Любит говорить о своем мнении, когда не спрашивают.
XI тип
Развита интеллектуально, свое дело знает хорошо. Имеет твердый характер. Коммуникабельна, самостоятельна, посетителей оценивает правильно. Может внушить руководителю то, что считает нужным, ярко проявляет свою личность, настойчива и упорна, самореализуется в работе.
Адекватность выбора
Из всего вышеописанного видно, что разнообразные психотипы этого профессионального подразделения требует внимательного учета поведенческих и личностных особенностей того человека, для которого выбирается секретарь. При подборе данный факт учитывается редко, а основным психологическим аспектом работы секретаря-референта является тесное взаимодействие и увязка с работой начальника. Поэтому не профессионально говорить об отрицательных или положительных сторонах психологического типа секретаря-референта. При выборе надо исходить из того, что конкретному директору компании подходит, какую степень самостоятельности секретаря в работе он готов принять.
Поэтому, важно в самом начале определить тип руководителя, которому подбирается сотрудник, выделить компетенции и должностные обязанности секретаря. Только тогда можно будет достичь эффективной работы в подборе секретаря.