Бывает, что сотрудники работают в компании и учатся в учебном заведении, а некоторые даже в двух учебных заведениях. Во втором случае компенсации и гарантии предоставляются только в связи с обучением только в одном из них. Работник сам выбирает в каком.
К отпускам, которые положены по закону в связи с обучением, по договоренности работодателя и работника можно присоединить и ежегодные оплачиваемые отпуска. Но, чтобы получить дополнительный отпуск, работник должен хорошо учиться, у него не должно быть задолженностей.
Согласно ст. 287 ТК РФ компенсации и гарантии лицу при совмещении учебы и работы им, предоставляются только от основного места работы.
Если образовательное учреждение, где учатся сотрудники, не имеет государственной аккредитации, то компенсации и гарантии устанавливаются трудовым или коллективным договором.
Также, компания может заключить ученический договор с лицом, ищущим работу, на профессиональное обучение, а с сотрудником данной компании — ученический договор на переобучение без прекращения работы. При этом образовательный процесс проходит не в образовательном учреждении, а в самой организации.
Время обучения за неделю не должно превышать количество рабочих часов, установленных для работников определенной профессии, возраста, специальности при выполнении соответствующих видов работ.
В период учебных занятий компания платит стипендию ученикам в размере определенном ученическим договором и зависит от той профессии, которую работник получает, его квалификации и специальности. Размер данной стипендии не должен быть ниже размера, установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда. Работа, которую ученик выполняет на практических занятиях, должна быть оплачена по установленным расценкам.
Иногда работодатель отправляет работника на повышение квалификации с прекращением временно работы. Тогда за работником сохраняется его должность, место работы и средняя заработная плата. Если для повышения квалификации сотруднику нужно ехать в другую местность, то компания оплачивает ему расходы по командировке в таком же порядке и размерах, как при служебной командировке.
Если в компании возникла необходимость сокращения сотрудников, то в случае равной квалификации и производительности труда работники, повышающие квалификацию по направлению компании без отрыва от работы, должны входить в число тех, кому отдается предпочтение в сохранении должности.
И работникам, которых работодатель сам направил на обучение, и тем, кто самостоятельно поступил в образовательное учреждение с государственной аккредитацией на очно-заочную, т. е. вечернюю или заочную формы обучения, если обучаются они успешно, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением средней заработной платой:
- на промежуточную аттестацию первого и второго курсов по 40 дней, на следующих курсах по 50 дней, на на освоение программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе — 50 ней;
- на подготовку и защиту выпускной квалификационной работы — 4 месяца;
- на сдачу итоговых экзаменов — 1 месяц.
Без сохранения зарплаты работодатель должен предоставлять отпуск работникам:
- которые допущены к вступительным экзаменам в образовательные учреждения — 15 дней;
- слушателям подготовительных курсов для сдачи выпускных экзаменов — 15 дней;
- тем работникам, которые обучаются в учебных заведениях на очном отделении, совмещая работу и учебу, для прохождения промежуточной аттестации — 15 дней в учебном году, для подготовки и защиты ВКР — 4 месяца, а для сдачи итоговых госэкзаменов — 1 месяц.
Сотрудникам, обучающимся на заочных отделениях образовательных учреждений, у которых есть государственная аккредитация, работодатель оплачивает один раз в году проезд до этого учебного заведения и обратно.
По желанию работников, получающих образование на очной или вечерней формах обучения работодатель может установить им рабочую неделю, сокращенную на семь часов в период десяти месяцев перед началом работы над дипломом или сдачей госэкзаменов. Но вместо этого по соглашению сторон возможно предоставление одного свободного дня от работы в неделю. За время, когда работник освобожден от работы, ему выплачивается 50% средней заработной платы по месту работы, но не менее минимального размера оплаты труда.
Сотрудникам, допущенным к экзаменам в аспирантуру, предоставляется отпуск в течение 30 дней с сохранением средней зарплаты.
На такой же ежегодный дополнительный отпуск имеют право те, кто уже обучается в аспирантуре на заочном отделении. К дополнительному отпуску прибавляется время, затраченное на дорогу от места работы до аспирантуры и обратно, также с сохранением средней зарплаты. Проезд оплачивает компания-работодатель. Аспиранты имеют право на один свободный день в неделю при оплате его в размере 50% от получаемой зарплаты, но не ниже 100 рублей.
По желанию аспирантов компания имеет право на предоставление им на четвертом году обучения не более двух свободных дней от работы дополнительно в неделю без сохранения оплаты труда.
Докторанты имеют права по месту работы, которые у них были до поступления в докторантуру и право на прежнее рабочее место.
Компания обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты следующим работникам:
- тем, кто допущен до вступительных экзаменов в образовательное учреждение — 10 дней;
- тем, кто обучается в образовательном учреждении на очном отделении, совмещает работу и учебу, для прохождения промежуточной аттестации — 10 дней у учебном году, для подготовки к ВКР и ее защиты, а также для сдачи госэкзаменов — два месяца, для сдачи итоговых экзаменов — один месяц.
Пример. Сотрудник с высшим образование получает еще одно высшее образование в учреждении с государственной аккредитацией на заочном отделении. Когда он вернулся из учебного отпуска, то предоставил заявление о компенсации проезда к месту учебы и обратно с приложением железнодорожных билетов на сумму 2500 руб. и справку-вызов из образовательного учреждения. Организация компенсировала проезд работнику на основании распоряжения руководителя компании. Работнику компенсирована полностью стоимость проезда из кассы.
Вышеуказанные компенсации и гарантии предоставляются работникам, совмещающим обучение и работу, при получении образования соответствующего уровня впервые.
Если работник уже имеет высшее образование и снова обучается в учреждении высшего образования, то компенсации проезда производится не на основании ТК РФ, а по распоряжению руководителя, как показано в примере.
Компенсация проезда работнику рассматривается как доход работника и учитывается при определении НДФЛ.
В примере оплата стоимости проезда производилась компанией не на основании ТК РФ, а на основании распоряжения руководства. Поэтому эти расходы не учитываются прибылью налогообложения.
И компенсация стоимости не является объектом налогообложения в данном случае.