Оформление объяснительной записки

Одним из видов служебной переписки является внутренняя переписка, проходящая в рамках компании. Если вопрос устно не может быть решен, то составляются служебные записки – объяснительные или докладные. Как правильно составлять объяснительную записку?

Объяснительная записка в качестве информационно-справочного документа знакома не только сотрудникам отдела кадров, но и остальным работникам организации. В основном она составляется в случаях, когда нарушается трудовая дисциплина, хотя может быть составлена и по вопросам основной деятельности.


права потребителя возврат товара

Объяснительная записка – это документ, который составляется для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета, задания) или для объяснения причины какого-то события, факта, происшествия, поведения или поступка отдельного человека (при возникновении нештатных ситуаций, когда нарушается дисциплина труда или причиняется материальный ущерб работодателю).

Письменное объяснение сотрудника сопровождает документирование привлечения его к ответственности. На практике сотрудник сообщает о причинах и обстоятельствах совершения проступка именно в объяснительной записке. Этот документ является одним из оснований для оценки тяжести проступка и обстоятельств, при которых он совершался.

Содержание объяснительной записки

Объяснительная записка состоит из двух разделов: первый – факты, ставшие поводом к написанию записки; второй – причины, которые объясняют данную ситуацию.

Текст должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

От докладных записок объяснительная записка отличается по структуре текста тем, что в ней не содержится предложений и выводов. Она может составляться должностным лицом или структурным подразделением.

Оформление объяснительной записки

Обычно объяснительная записка пишется работником от руки в свободной текстовой форме. Также допускается оформление машинописным способом. Иногда в организациях используются типовые бланки, которые утверждаются и в качестве приложения к кадровому делопроизводству (включаются в альбом форм документов кадрового отдела или табель).

Регистрация объяснительной записки

Нужно ли регистрировать объяснительную записку?

Принято считать, что, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения руководителя компании или уполномоченного должностного лица, то документ должен быть зарегистрирован, так как он требует исполнения и может быть использован в справочных целях.

Регистрируя объяснительную записку, нужно соблюдать правило: исходящие, входящие и внутренние документы должны регистрироваться отдельно.

Обычно у объяснительных записок есть сложный регистрационный индекс, также как и для регистрации исходящих документов. Он может состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Для регистрации данного документа используются специальные регистрационные формы, например, журнал регистрации объяснительных записок или докладных.