В век информационных технологий ответ на вопрос, как обеспечить выполнение преимуществ, описанных в первой части статьи, может быть один – автоматизация. Очистить данные от субъективизма невозможно никаким другим образом. Компьютер не поддается угрозам, обещаниям или уговорам. В нем данные или есть или нет.
Вам остается получить гарантии их полноты и достоверности. При грамотном формировании информационного поля, директор может применять все преимущества своего поста. Он может задать логистику формирования отчетов и тот набор начальных данных, от которых зависит развитие бизнеса. Различные сервисы для пользователей и удобства исполнителей определяющими при создании стратегических преимуществ не должны быть, поэтому прикладные программы, где происходит работа сотрудников, для руководителей не подходят.
Принципы работы одной компании изменились после того как директор установил программу «для себя» и в приказном порядке обязал сотрудников вносить в нее всю необходимую информацию. Несмотря на то, что у персонала были прикладные программы, и некоторая часть данных дублировались, результат был ошеломительным: повысилась «прозрачность» отчетов, обнаружились факты хищений со склада, улучшилась дисциплина. А через какое-то время единая среда, созданная на базе ПО «Профит-Директор», стала применяться и другими сотрудниками, поскольку позволяла уменьшить объем вводимых начальных данных, которые дублировались ранее в специализированных программах, и делала легче взаимопонимание между разными отделами.
Фактор времени
Следующий вопрос, который каждому бизнесмену нужно держать в голове: когда надо задуматься об автоматизации?
Если бы мы знали с самого начала, что ожидает нас завтра, то в планы развития следовало бы сразу включить внедрение ПО. Данная тенденция уже наметилась, поэтому управленцев в скором будущем будут обучать тому, как правильно использовать IT.
Бедой практически всех отчетов в наше время является то, что они отражают не существующую картину, а историю событий. Самым главным и опасным недостатком всей системы отчетов является именно отставание во времени.
Данное утверждение можно продемонстрировать на примере бухгалтерской отчетности. Каждый начальник знает, что можно требовать от бухгалтера отчет за определенный период. Если взять данные на любой момент времени, то значительный объем информации окажется необработанным еще и не попадет в отчетные сводки и ведомости. Значит, для оперативного анализа этот материал не подходит.
Есть практика использования специальных программ, которые направлены именно на создание отчетов. В данном случае сбор информационных данных происходит или в другой программе, или в бумажной форме. Полученную информацию необходимо внести в базу, а потом формировать отчет нужного вида. О какой актуальности и оперативности можно говорить в данном случае? Это же происходит и в ситуации, когда есть ПО, а работают в нем не все специалисты или отделы, вовлеченные в процесс.
Таким образом, проблема состоит не столько в выборе инструмента для формирования отчетов, сколько в формировании и понимании идеологии общего информационного пространства в организации.
Вернемся к временному фактору. Никогда не поздно автоматизировать информационную среду, но расходы на это повышаются пропорционально ее неорганизованности. По мере роста организации средства автоматизации нужно заменять. Естественно, никто не станет расходовать небольшой доход в период становления компании на приобретение очень дорогих программ. Если ваши сотрудники привыкли, что деловая информация является собственностью компании, а не сотрудника, если вы сумели организовать в доступной и удобной форме хранение данных, удобной для обработки, то вы находитесь на правильном пути.
Просто переносите ваш бизнес с элементарного Excel на специализированное ПО до того момента, как рухнет вся база под своей тяжестью.
Соблюдая принцип разумной достаточности, вы никогда не окажетесь объектом манипуляции и не потеряете контроль над ситуацией.
Сформулируем несколько тезисов, которые без лишних рисков и затрат помогут сделать конкурентным преимуществом автоматизацию компании:
Автоматизацию можно начинать с применения офисных приложений, если этого хватает для бизнеса, но (!) работу нужно организовать с учетом требований актуальности, достоверности и доступности информации.
Сотрудников надо приучать работать «на вас», а не на себя с первого дня: стремиться к сетевым решениям, формировать ЕДИНОЕ поле для обработки информации! Тогда в будущем вам не понадобится сильно менять организацию работы персонала, что тоже очень важно;
По мере роста бизнеса нужно «выращивать» ПО с аналогичной скоростью. Не ждите, пока объем информации достигнет критичного пика для вашего ПО. Из лихорадочного поиска программ и переноса информации в авральном режиме ничего хорошего не выйдет.
Старайтесь применять ваше информационное пространство для формирования нестандартных отчетов. Это также позволяет увидеть процесс с новой стороны, вы повышаете управляемость персоналом (контролировать, чем сотрудники занимаются за ваши деньги, становится легче);
При планомерной автоматизации и замене ПО снижается время внедрения и стоимость процесса, так как не приходится менять организацию труда.
Можно сказать с уверенностью, что отчет – это удобный и мощный инструмент управления, только применять его следует грамотно и на качественной информационной базе.