Беседа: начало. 1. До начала беседы отключите телефоны, попросите персонал, чтобы никто не беспокоил вас и т.д.; 2. Успокойтесь, сосредоточьтесь, настройтесь заранее на позитивное мышление; 3. Определите для себя четко, какие вопросы вы в качестве руководителя желаете обсудить; 4. Поприветствуйте коллегу и поблагодарите его за то, что он смог найти возможность и время для встречи с вами;
5. Подтвердите регламент и цели совещания; 6. Обратите особое внимание на то, что основная задача вашей беседы – повысить эффективность работы каждого сотрудника; покажите, что вы стремитесь улучшить также работу компании в целом;
7. Укажите, по каким именно параметрам была оценена работа вашего коллеги (навыки и модели успешного поведения), еще раз подчеркните, что цель вашей оценки – повышение уровня профессионализма компании в целом;
8. Обратите отдельное внимание на то, что данный разговор посвящен не только оценке трудовой деятельности, но и развитию в перспективе – вы желаете обсудить бизнес-цели конкретных сотрудников и в целом подразделения, карьерные планы и т.д.;
9. Подчеркните конфиденциальность данной беседы;
10. Покажите, что вы готовы к конструктивному и открытому диалогу;
11. Уточните результаты обсуждения: план личного развития, согласование действий;
12. Убедитесь, что ваш коллега полностью согласен с задачами и целями.
Беседа: обсуждение
1. Сначала определите принципы дискуссии:
Баланс положительной и отрицательной оценки; не просто подчеркните сильные стороны, но и обозначьте области, которые нуждаются в доработке.
2. Дайте понять, что вас интересует мнение и реакция коллеги, что вы согласны обсуждать вместе любые вопросы.
3. Сначала поинтересуйтесь мнением вашего коллеги о его работе: как Вы оцениваете Ваш вклад в наше общее дело и свою трудовую деятельность?
4. Сосредоточьтесь в первую очередь на сильных сторонах работы сотрудника: в чем Вы видите Ваши сильные стороны?
5. Поддержите разговор, задайте сопутствующие вопросы, которые позволили бы коллеге высказать свое мнение:
Действительно? Объясните подробнее Ваше мнение. Это Вас удивило? Для Вас было неожиданностью что-то еще? В чем Вы видите Ваши сильные стороны? Вас это порадовало? Почему у Вас возник этот вопрос? Кажется ли Вам, что Вы иногда склонные к подобным действиям?
6. Старайтесь не руководить дискуссией и не углубляться в рассуждения: слушайте и помните, что вам не следует постоянно говорить; предоставьте слово коллеге.
7. Разговор проводите по принципу 80/20 – вы должны разговаривать лишь 20% времени.
8. Перед переходом к поиску решений проблем, сначала придите к согласию относительно сильных и слабых сторон.
9. Высказывая свое мнение, говорите всегда только за себя:
Мне кажется, что Вы иногда уделяете лишнее внимание деталям;
Старайтесь избегать фраз «Считается, что», «Сообщалось, что» и т.п.
10. Разговор стройте на темах, интересующих вашего собеседника, развивайте обсуждение: не спешите поменять тему; относитесь к этому не как к плановому обсуждению, а как к беседе;
11. Попросите коллегу сделать вывод обсуждения и дать свою оценку:
Скажите, какие выводы Вы сделали о своих слабых и сильных сторонах?
12. Скажите о своем мнении в качестве руководителя:
Мне бы хотелось, чтобы Вы чаще участвовали в планировании новых проектов;
Мне кажется, что Вы могли бы больше заниматься … и меньше… (говорите по существу).
13. В конце беседы придите к согласию и только после этого начинайте составлять план действий и программу будущего развития.
Беседа: завершение
1. Продумайте возможность помощи коллег, получения нового опыта, смены обязанностей, самоподготовки, выполнения нового круга заданий, способствующих развитию новых навыков, проведение регулярных плановых бесед, стажировок и т.п.
2. Предложите свои варианты, но только не стоит их навязывать:
перед тем, как утверждать какой-либо план действий, убедитесь, что ваш коллега на самом деле поддерживает идею;
к решению должен прийти именно ваш коллега, а не вы сами.
3. Согласуйте и составьте в письменном виде план действий:
Укажите, что, как и когда нужно сделать;
Будьте кратки.
4. Согласуйте периодичность будущего контроля:
Попросите коллегу высказать итоговые замечания и непременно поблагодарите его за разговор.