Выставка – это всегда событие. О том, где и как оно проходит, а также о том, как принять участие в выставках, можно прочитать в различных справочниках, например, “Confеrences and Exhibitions International”, "Overseas Trade" или "Sales and Marketing Management".
Прежде чем подавать заявку на участие в выставке, необходимо продумать несколько важных моментов. Во-первых, проанализируйте информацию об организаторах. Хорошим признаком будет наличие большого опыта проведения таких мероприятий, а также членство в известных объединениях, таких, как Ассоциация организаторов выставок.
Во-вторых, обратите внимание на дату, является ли она подходящей для вас, не запланировано ли у вас на это время что-либо другое. В-третьих, выясните, где будет проходить мероприятие, насколько удачно выбрано место, кто составит основную аудиторию.
Помимо этих важных пунктов, следует выяснить и другие: есть ли льготные цены на площадь, имеется ли нужное оборудование, каким образом организована рекламная кампания; следует учесть и время на установку, и сборку стендов, а также возможность проведения пресс-конференции. Когда состоятся следующие выставки в москве, можно узнать заранее, если следить за анонсом событий в столице. Публика с удовольствием посещает тематические выставки Москвы, узнавая много интересного и полезного для себя.
Связь с общественностью, осуществляемая посредством работы с прессой, является важным аспектом деятельности на выставках. Заблаговременное налаживание контактов и поддержание общения с пресс-службой выставки даст значительную выгоду вашей компании. Информация о вашем участии в выставке, публикуемая на радио и телевидении, а также в различных печатных и электронных СМИ, обеспечивает вам бесплатную рекламу.
На известных выставках между стендами бродит множество журналистов, надеясь найти интересного рассказчика или сделать несколько удачных кадров для репортажа. Очевидно, они не будут носить с собой тяжелых пакетов с бумагами, поэтому не следует делать объемных пресс-материалов с подробнейшей информацией о вашем экспонате.
Ваш пресс-релиз не должен быть больше одной страницы, на которой размещаются только те сведения, которые подходят журналистам для их статей, а также фотографии с подписями. Не стоит навязывать свои материалы людям, принося их в комнату прессы, кроме тех случаев, когда вас об этом попросят сами журналисты.
Очень часто оргкомитет выставки выделяет отдельный день, в течение которого выставка открыта только для представителей прессы. Наряду с этим участники обычно могут устроить и отдельную презентацию у собственного стенда. Выясните о событиях, которые будут происходить в том же месте во время выставки. Как правило, это различные демонстрации, открытые лекции, конференции.
Решите, какую выгоду принесет вам конкретная выставка, насколько целесообразны расходы на разработку и изготовление стендов, не слишком ли высока плата за место, во сколько обойдется рекламная литература, какие убытки понесет предприятие из-за отсутствия работников на своих местах. Посмотрите, есть ли у вас что-то действительно новое, стоящее и привлекательное для потенциальных клиентов или дистрибьюторов, способны ли вы выдержать соревнование с конкурентами. Наконец, что принесет вам выставка – укрепление репутации фирмы, привлечение новых клиентов или увеличение объемов продаж.
По мнению экспертов, посетители выставки приходят сюда для того, чтобы посмотреть на выставленные предметы вживую. Поэтому диаграммам, рисункам и фотографиям отводится лишь второстепенная роль, хотя они также играют существенную роль в представлении экспоната. То же самое относится и к сопровождающим текстам – они должны иметь непосредственное отношение к выставляемому предмету и быть небольшими, чтобы не утомлять людей. Важным моментом для участника выставки является проведение оценки количества и состава аудитории людей, побывавших на мероприятии. Сделать это достаточно трудно, и в зависимости от типа выставки организаторы применяют различные методы, такие, как сертификаты посещений и т.п.