Сама форма штатного расписания как таковая была специально разработана (ТЗ находится в альбоме, объединяющем формы первичной учетной документации). Утверждена она была 05.01.04 г постановлением Госкомстата России. Многие считают, что с того периода штатное расписание в такой форме является обязательным для всех организаций, которые работают на территории России независимо от форм собственности.
Тем не менее, следует указать, что о штатном расписании написано только в ст. 57 ТК РФ. На основе данной статьи в трудовом договоре написана специальность, должность, профессия (с квалификацией), согласно штатному расписанию в учреждении, или же определенная трудовая функция сотрудника.
Следовательно, если должность, профессия или специальность определена трудовым договором (как происходит в большинстве случаев), то работодатель, который заключил с работником такой трудовой договор, должен иметь штатное расписание. Верно и обратное, если в трудовом договоре, который работник заключил с работодателем, описана трудовая функция (другими словами, конкретная работа, которая входит в обязанности сотрудника), то в этом случае пропадает необходимость в штатном расписании.
В дополнение к этому, ст. 57 ТК РФ не заставляет работодателей, которые являются физическими лицами, иметь штатное расписание ни при каких условиях, например, и в тех случаях, если они являются индивидуальными предпринимателями. В ней напрямую и недвусмысленно написано «штатное расписание организации».
Наряду с этим следует принимать во внимание возможные случаи, когда отсутствие штатного расписания, по мнению чиновников федеральной инспекции труда, может считаться нарушением законодательства по труду (даже в случаях, когда оно не требуется, согласно ст. 57 ТК РФ). Они могут оштрафовать работодателя в соответствии с положениями ст. 5.27 Кодекса РФ по поводу административных правонарушений.
Бывает, трудовые договора включают указания на конкретные должности, профессии или специальности, при этом штатное расписание, которое могло бы закрепить их в необходимом учреждении, отсутствует.
Что такое «штатное расписание»? Какой смысл вкладывается в данное понятие?
Штатное расписание - это распорядительно-организационный документ. В нем показана структура организации и полный список должностей, а также их количество и размеры окладов и разных надбавок и премий в данной организации, которые имеют отношение к определенной должности.
По-другому говоря, штатное расписание по сути своей - это внутриорганизационный нормативный документ. Он отчетливо показывает структуру предприятия, включает в себя список подразделений организации, сведения о количестве лиц в штате, наименования должностей, размеры всех окладов, надбавок и дополнительных выплат, которые предусмотрены для определенных должностных позиций, и месячный фонд зарплаты.
На основе локального нормативного акта в учреждении утверждается штатное расписание. Следовательно, отсутствие или наличие и содержание расписания находятся в зависимости от желания работодателя. Причем только в его обязанности входит составить и утвердить необходимое штатное расписание.
Несмотря на это, имеется или отсутствует штатное расписание, соответствует оно или не соответствует трудовому договору, который заключают по взаимному соглашению обоих сторон, - эти факты не являются препятствием для того, чтобы работник осуществлял свои трудовые права. Условия трудового договора между ним и работником, не подвержены влиянию неисполнения работодателем обязательств по составлению и утверждению такого расписания.
Отсюда вытекает, что не следует считать незаконченным договор, в котором прописана должность, профессия или специальность, лишь по причине отсутствия у работодателя штатного расписания. Работник будет осуществлять трудовую функцию, которая предусмотрена в таком трудовом договоре (имеется в виду, работать на должности, профессии или специальности, которые установлены в договоре).
Иногда людей принимают работать на тех должностях, которые не включены в штатное расписание, имеющееся в организации. В случае противоречия между трудовым договором и этим расписанием приоритет стоит отдавать трудовому договору (в соответствии со статей 8 ТК России), как минимум, в отношении этого работника. Работник числится принятым на работу согласно должности, профессии или специальности, указанной в трудовом договоре.
При отсутствии штатного расписания возможно появление некоторых проблем. Например, работодатель, у которого нет штатного расписания, не может провести сокращение штата или численности сотрудников. Вернее говоря, провести такое сокращение он может, а в случае спора подтвердить документально правомерность своих действий он не сможет (лишается документального подтверждения).
Штатное расписание представляет собой локальный нормативный акт работодателя (согласно ст. 8 Трудового Кодекса России). Утверждение этого расписания, учитывая мнение работников в лице их представительного органа, не предусматривается трудовым законодательством.
Такое расписание утверждается работодателем самостоятельно (например, распоряжением или приказом руководства организации). Также работодатель самостоятельно вводит в него все дополнения и изменения. Он может вносить в него изменения настолько часто, насколько хочет, без ограничений. В случае, когда возникает спор по поводу увольнения сотрудников по причине сокращения штата, суд не рассматривает целесообразность внесения в штатное расписание имеющегося изменения.
Чтобы подготовить штатное расписание, пользуются унифицированной формой ТЗ. Она утверждена 05.01.04г. постановлением Госкомстата РФ №1, касающимся утверждения унифицированных форм для первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Как правило, работодателями применяется именно эта форма.