Продолжаем тему внедрения организационной схемы с целью повышения эффективности работы в команде всего предприятия. Являясь универсальной матрицей, организующая схема показывает, каких конкретно подразделений на предприятии не хватает (может быть, по причине отсутствия данных функций кризис по вашей организации ударил так больно?).
Также она дает возможность увидеть, какие именно функции совсем не осуществляются, а поэтому становится ниже эффективность работы. Она открывает места перегруза, а также те места, где не хватает персонала.
Организующая схема понижает уровень «шума» и лишних действий, которые «воруют» время руководителя и персонала, понижают суммарный КПД компании. Именно она способствует скорму вводу в должность вновь поступивших сотрудников для работы в команде: 10 минут, уделенные организационной схеме, дают работнику информацию, что именно требуется от него, а также, чем заняты остальные сотрудники (по каким вопросам можно к ним обратиться).
Организующая схема и ее компоненты
Отделение 1 – «Персонал и коммуникации». Оно несет ответственность полностью за построение организации работы в команде. Здесь находятся:
- отдел подбора персонала. Он производит прием новых сотрудников, распределение их по местам, соответствующим организующей схеме, следит, чтобы персонал знал, как нужно выполнять свои рабочие обязанности;
- отдел коммуникации – принимает входящую и исходящую коммуникацию: письма, звонки, факсы и т.д., а затем направляет их по соответствующим сотрудникам так, чтобы они достигали своего адресата и скорее обрабатывались;
- отдел «докладов и инспекции» (уникальный отдел, так как редко встречается в компаниях). Его задача – находить трудности работы в команде, мешающие расширению компании и информировать о них руководство, чтобы оно могло прореагировать оперативно, иначе проблемы урегулируются гораздо позднее, чем их на самом деле нужно искать и решать. Как правило, кроме руководителя, до них никому нет дела. В этой же организующей схеме мы назначаем человека на данный пост – и он становится «оком государевым», ведет наблюдение, чтобы этика работников была в порядке, находит проблемы на этапе их образования. Если в компании нет такого человека, то вероятно, что отсутствие начальника в офисе дает возможность большей части коллектива расслабиться.
Отделение 2 – «Коммерческое». Здесь работают маркетологи, продавцы, кассиры. Их задача – придать продукту массовость и продать его максимальному количеству покупателей. И все. Они не заняты финансами, договорами, производством, логистикой. Они сосредоточены на одних продажах. Уже только это ограничение продавцов делает компанию и работу в команде во много раз сильнее. Если продавец будет решать и другие вопросы, то у него сократится время на продажи (по утверждениям сотрудников – на 10-30%). Конечно, если с менеджера по продажам снять все остальные обязанности, то он будет отводить именно продажам 100% рабочего времени.
Отделение 3 – «Бухгалтерия». Данное подразделение решает все финансовые вопросы компании, чтобы она была финансово устойчивой. Здесь ведется прием денег, происходит оплата счетов, сохраняются все активы предприятия. Данное подразделение худо-бедно имеется в любой компании, но существует важное отличие, так как здесь отвечают за то, чтобы сохранять и преумножать активы. Как сделать, чтобы фирма смогла в следующем месяце оплатить счета и где взять деньги на закрытие зарплат сотрудникам – это все задачи сотрудников бухгалтерии, а не собственника компании, который должен только контролировать работу в команде и осуществление поставленной задачи согласно его требованиям.
Отделение 4 – «Производство». Здесь ведется производство какого-либо товара или услуги, которую оказывает организация. Здесь осуществляют поставки нужных материалов, составляют графики производства и непосредственно производят продукцию или услугу, при этом качественно, быстро, в большом количестве, чтобы все клиенты и потребители были довольны. На этом этапе следует ответить честно на вопрос: «А мой руководитель производства каждый день добивается такого от рабочих?» Например, раньше в организации упор делался лишь на качество, поэтому мы не могли параллельно проводить несколько командных тренингов. Когда руководителю предприятия поставили задачу делать не просто качественно, но и в большом количестве, то только тогда на предприятии начала работать внутренняя академия по подготовке кадров, и компания значительно повысила обороты.
Отделение 5 – «Качество». Оно следит, чтобы продукция, которую выпускает предприятие, отвечала имеющимся стандартам качества. С данной целью выполняется два важных этапа при работе в команде:
- контроль качества;
- поиск и регулирование причин, которые снижают качество продукции, корректировка трудовой деятельности сотрудников (т.е. их обучение). К сожалению, во многих компаниях и при работе в команде нет такого отделения: никто не следит, чтобы соблюдались стандарты. Если функции и возлагаются на какой-либо отдел производства, то у этих сотрудников нет мотивации отбраковывать продукцию, так как это отражается на показателях производства, а значит, отрицательно влияет на зарплату. Кроме того, коллеги по цеху такое рвение явно не одобрят. Совсем по-другому действует отдельно организованное подразделение «Качество», где количество брака отражается на снижении заработной платы. Так, система предприятия начинает самоорганизовываться, и в ней перестают возникать «пожары» в случаях авральных работ по причине переделки продукции плохого качества за счет фирмы, то есть собственника.
В следующей части статьи мы рассмотрим еще два необходимых в компании отделения – «Расширения» и «Административное» отделения.