Продолжим рассматривать компоненты организационной схемы. Отделение 6 – «Расширение». Трудовая деятельность этого отделения ориентирована на то, чтобы максимально большее количество клиентов узнало о предприятии и стали интересоваться его продукцией.
Задействованы при этом различные инструменты коммуникации: PR, формирование рабочих точек за рамками организации и сети представителей и дилеров.
Если отделение плохо функционирует, либо его нет совсем, тогда менеджерам по продажам приходится делать самим «холодные звонки» и осуществлять множество разных вещей, чтобы в организацию поступали заказы от новых клиентов, что значительно снижает эффективность работы всего отдела и не мотивирует продавцов на работу. И наоборот, если отделение выполняет свою работу хорошо, т.е. работа в команде эффективна, то новые клиенты сами «оббивают порог офиса» и «обрывают телефон» с целью что-то купить или больше узнать. Часто руководители этим подразделением пренебрегают, тем более, если сами «скромны», утверждая: «За нас скажут наши результаты» и «Зачем хвастаться». Тогда, даже имея самый отличный продукт, фирма уходит с рынка по причине недостатка клиентов.
Отделение 7 – «Административное». Управляет деятельностью всей компании. Благодаря этому работа идет гладко и производительно. Его функции:
- контроль поставленных задач;
- планирование деятельности компании;
- предоставление необходимых помещений;
- контроль соблюдения политики и технологии компании;
- поддержка отношений с органами государства, решение юридических вопросов.
Здесь расположен и «офис учредителя», и трудятся те сотрудники, которые осуществляют разные функции по обеспечению и развитию безопасности бизнеса. Если данного отделения в компании нет, то собственнику приходится самому вести контроль над выполнением планов, обустраивать помещения, решать вопросы с проверками и т.п. Значит, будет отниматься время от главной задачи учредителя – ставить перед своей компанией цели.
Если в организации внедрена такая схема организации, происходит организованная работа в команде, то происходят следующие «волшебные» вещи:
1. «Супермены» для работы в команде компании уже не нужны. Поэтому легче найти просто толкового продавца или инженера, принять их на работу и повышать их эффективность труда.
2. Бизнес скопировать не так просто, поскольку, когда каждый из сотрудников, осуществляя работу в команде, выполняет лишь одну функцию, он не знает всю технологию работы предприятия, а поэтому не сможет организовать такой же бизнес.
3. Перестают случаться «пожары» в работе: это отслеживают специальные сотрудники и «тушат» их до того, как они разгорятся и предотвращают полностью возникновение «пожаров».
4. Обнаруживаются сотрудники, которые до использования организующей схемы занимались неизвестно чем и неизвестно кому подчинялись. Они или ставятся на посты, которые на самом деле нужны организации, либо их увольняют по причине ненадобности. В каждой копании, где сотрудников 20 человек и более, есть несколько сотрудников, задачи которые непонятны даже им самим, над ними никто не ведет контроль, они не влияют на деятельность предприятия, хотя регулярно получают зарплату. Кроме того, они часто недовольны размером своего заработка.
5. Нечистым на руку сотрудникам становится сложнее проворачивать «левые» схемы при работе в команде. Они от этого начинают ворчать, распространять по коллективу сплетни, организовывать бунты. С такими людьми приходится расставаться. Это способствует оздоровлению фирмы, и сам собой поднимается боевой дух.
6. У собственника появляется много свободного времени, и наконец-то открывается возможность, как следует заняться планированием деятельности компании, то есть конкретно своей задачей. Больше не засасывает рутина обычных задач производства и проблем – их выполняют и решают сотрудники, которые грамотно расставлены по местам для работы в команде.
7. Формируется по-настоящему эффективная команда, где каждый выполняет свою «роль», знает и видит «роли» других. Процветание предприятия зависит от каждого.
8. Работа всех вместе становится гораздо эффективнее – важнейший фактор в нашей действительности.
Лучше придерживаться выбранной схемы на постоянной основе, пытаясь «не срываться» на хаотичный, привычный тип организации работы в команде, иначе можно легко потерять полученные достижения. Мария Локтионова утверждает, что к ней, директору, перестали очередью приходить проблемы, не разрывается телефон, а в дверь не стучатся с вопросами: «Такая сложилась ситуация, что делать начальник?», поскольку знают ответ: смотрите на организующую схему, ищите, кто занимается данным вопросом; разработайте решение; приходите ко мне для согласования данного решения. Каждый раз (а так было), когда директор, бодро «размахивая руками», отходила от привычного управления на базе созданной организующей схемы и раздавала приказы работнику, «кто повернется под руку», это в ближайший квартал отражалось на доходе. Такая закономерность была явно выделена.
Конечно, эффективное применение данного инструмента увеличит эффективность любого бизнеса. И достижения организации после внедрения организующей схемы легко увидеть в конкретных цифрах. Например, директор фирмы «Высокий консалтинг» Алена Шипош провела статистику, что в 2009 году собственники предприятия «Форт Б.И.Р.» внедрили ключевые элементы технологии у себя в организации, что дало возможность в короткие сроки достигнуть новых рубежей. Применяя инструменты управления, в том числе организующую схему, фирма заняла первое место из 65 дистрибьюторов по скорости прироста продаж за 2011 год, показав максимальный прирост продаж – на 34%. По словам собственников компании, Полины и Игоря Беликовых, фирма поднялась по рейтингу дистрибьюторов ТМ «Славутич» на 13 место с 22.