Информация – это самый главный ресурс нашего времени. Недаром говорят, кто владеет информацией, тот владеет всем миром. Абсолютно все сегодня стремятся к познанию, к владению современной и нужной информацией, чтобы не отставать от инноваций и не стать архаичным, другими словами, как утверждал Петр I, «Промедление смерти подобно».
В наше время скорость информации имеет невероятно большие значения, поэтому надо быть всегда активным и соответствовать эпохе информации, времени, так как «иногда для того, чтобы оставаться на месте – необходимо очень быстро бежать» («Алиса в стране чудес», Льюис Кэрролл).
Поэтому, бессознательное или сознательное стремление сотрудников к получению информации, быть всегда в курсе всего – естественно. Коммуникация в организации всегда существует в любых условиях: не зависимо от того, умеет ли управлять ею руководитель или нет. Значит, если управляющий хочет создать полноценную организацию с выгодной для себя информационной средой, с нужным позиционированием, с правильным отношением персонала к событиям и вещам, ему необходимо самому взяться за настраивание системы каналов коммуникации в организации.
У многих современных руководителей имеется целый арсенал примеров, когда отсутствие ожидаемых результатов объясняется такими причинами:
1. Искажение информационных данных на различных уровнях передачи информации. Это, как правило, происходит всегда или намеренно или ненамеренно. Ненамеренное искажение случается по той причине, что каждый из сотрудников воспринимает какую-либо информацию по-своему и через собственную модель мышления производит еще более измененный «личный вариант» при дальнейшей передаче этой информации. Хватит 2-3 транслирований от одного сотрудника другим сотрудникам компании и первоначальная информация очень сильно изменится в итоге. Естественно, мы все разные люди, и если что-то слышим в устной форме, то другому человеку передаем собственными словами, затем воспроизводим полученную информацию, добавляя личное отношение к ней. Таким образом, и происходит ненамеренное изменение информации.
Часто случается и намеренное искажение информации. Различные мотивы этого, но смысл один: сотрудник вносит специально коррективы. Это сделать очень просто, даже врать особо не нужно. Хотя некоторые прибегают и к подобным мерам. Как можно исказить информацию намеренно? Для этого можно просто преувеличить, немного умолчать, что-то недоговорить и наложить личное отношение к обсуждаемому вопросу. Практически с первой передачи в звене мы имеем в конечном результате вариант, который весьма далек от первоначального варианта. Обращаем ваше внимание, это делается намеренно, то есть специально.
2. Блокирование информации. Это наиболее популярная тема в процессе внедрения каких-либо важных изменений на предприятии, а также тогда, когда кому-то из сотрудников (с их точки зрения) очень не выгодно, чтобы данная информация стала «живой» и распространилась дальше (они, например, должны будут поменять свой привычный образ работы, потерять что-то, напрячься где-то больше и т.д.). В ходе внедрения изменений становятся основными два вопроса: сопротивление персонала и время, то есть, сколько времени необходимо на период адаптации и принятия, а также какая степень сопротивления будет у всего коллектива, учитывая то, насколько их могут вытолкнуть из области комфорта, привычного для них хода дел.
В этих обоих случаях информация играет основную роль. По этой причине блокирование информации очень не выгодно начальству. В первом случае мы значительно теряем время из-за этого, во втором – усиливаем динамику сопротивления. Эти факторы, собственно, весьма связаны между собой. В зависимости от масштаба необходимых изменений срок инкубации информации становится больше. Конечно, разное время необходимо для того, чтобы произвести внедрение новой формы отчета в отделе, а также для того, чтобы сформировать дополнительное структурное подразделение в компании. Поэтому внимательность передаче информации в свое время очень важна.
Ясно, что несвоевременная передача информации приводит к снижению скорости осуществления решений на уровне управления компанией, а искаженная информация приводит непременно к ошибкам, их необходимым исправлениям и торможению работы всего предприятия.
Чтобы этого не могло произойти, нужно передавать, каскадировать информационные данные не разрозненно, а непременно масштабно: не через несколько человек, а посредством грамотно выбранных инструментов внутреннего PR в организации, делая тем самым сразу значительный охват «получателей». Обращаем внимание, что передача информационных данных должна осуществляться не просто в устном виде, но и обязательно в письменной форме. Для этого необходимо создать систему внутренних каналов коммуникации в организации по донесению информационных данных к персоналу на всех уровнях.
Система каналов коммуникации в организации является компонентом стратегического менеджмента, которую надо учитывать в процессе построения стратеги каждым руководителем. Благодаря таким инструментам внутренних коммуникационных каналов организация может предупредить: слухи, потерю времени, сопротивление персонала, а также ошибки в выполнении задач сотрудниками компании.
Основные каналы коммуникации в любой организации следующие: места встречи сотрудников, корпоративные мероприятия, а также различные корпоративные издания. Во второй части статьи мы подробно опишем каждый из этих инструментов.