Продолжая тему реинжиниринга, давайте посмотрим, почему происходят сбои в функционировании компании? Неверное распределение нагрузки может происходить по таким причинам: 1. Из-за совершенных ошибок в процессе проектирования бизнеса на начальной стадии компании;
2. Из-за внешних факторов (падение спроса на продукцию, в выпуске которой принимает участие исполнитель); 3. По причине накопившихся сбоев в производственной цепочке компании. Первый случай характерен компаниям, где все бизнес-процессы формировались автоматически без продумывания конкретных функций, нанимаемого персонала.
Часто такие предприятия формируются малым количеством людей, которые на первых порах выполняют и административные обязанности, и выполняют заказы.
По мере роста компании они начинают принимать персонал по мере необходимости, не прописывая и не продумывая конкретно функций человека, принимаемого на работу. Некоторое время он делает все, что ему говорит начальство. Но без ясно прописанных функций есть большая вероятность, что он:
1. В скором времени научится быстро проделывать все задания, но руководство об этом не оповестит, и у него образуется много свободного времени, которое должно быть занято полезной дополнительной работой, которая могла бы повысить общую эффективность деятельности фирмы.
2. Научится проделывать все поручения намного быстрее и станет отчитываться о результатах работы заранее, чем вызовет дополнительную загрузку от начальства. В результате, на каждую сделанную задачу ему будут давать больше и больше следующих. Без соответствующей мотивационной системы работника это приведет к его чрезмерной нагрузке, либо к отлыниванию от трудовой деятельности, либо к повторению первого случая через некоторое время.
3. Человек не сможет за 8 часов выполнить все поручения, которые ему выдает начальство и ему придется оставаться после работы.
В идеале изначально нельзя допускать ни одной из данных ситуаций. Нужно сразу прописывать все процессы бизнеса, определять под них обязанности каждого работника, для них расписывать инструкции и только тогда нанимать персонал на работу. Тогда ошибки, вызванные неграмотным распределением рабочего времени подчиненных, резко сократятся.
Но поскольку в действительности на начальной стадии становления предприятия мало кто прописывает бизнес-процессы, то это все приходится наверстывать уже после того, как процессы в организации устоялись.
Второй случай – неправильное разделение нагрузки по причине внешних факторов – происходит по причине существенных перемен в экономике в целом, либо в отдельной отрасли, где компания работает.
Значительные внешние изменения сопровождаются изменением качества потока запросов на предложения предприятия.
Качество данного потока оценивают по следующим критериям: интенсивность, плотность и однородность потока.
Если поток меняется хотя бы по одному из этих критериев, то процесс бизнеса, прописанный под данный поток, нужно менять. В другом случае может произойти сбой в загрузке работника и следующий сбой по всей цепочке.
Возьмем, к примеру, крупное кафе, где все процессы распределяются на большое количество подпроцессов. Они все вместе на нацелены на эффективное обслуживание некоторого потока запросов от клиентов. Под этот поток подстроена скорость принятия заказа, периодичность доставки компонентов для дома, приготовления блюда и т.д.
Представьте, что в один момент поток запросов на товары данного кафе снизился в десять раз (закрылось многоэтажное офисное здание, откуда приходила на обед толпа сотрудников из офисов).
Загрузка каждого сотрудника может сократиться в разы. Для этого есть два решения:
1. Сокращение лишних работников и равномерное сжатие бизнес-процессов по всей цепочке исполнителей.
2. Перестроение процессов бизнеса так, чтобы каждый получал функции дополнительно, например, направленные на привлечение клиентов. Тогда будут возникать новые бизнес-процесссы.
Официанты, наряду со своими прямыми функциями – принятие заказов – выполняют функции промоутеров (дополнительны бизнес-процесс).
Естественно, нужно учитывать при этом многие детали, относительно квалификации сотрудников, с тем, способны ли они обучаться и совершать абсолютно новые действия. Но подобное сжатие процессов бизнеса дает возможность без увольнения сотрудников, недозагруженных по разным причинам, повысить эффективность их деятельности.
Третий вариант – неверное разделение загрузки работников случается в результате накопившихся сбоев в цепочке производства, что требует переписывания полностью всех процессов предприятия и определения новых правил работы. Подобная перестройка может изменить структуру всей компании.
Это самый серьезный случай, требующий значительных усилий со стороны консультантов по бизнесу и со стороны собственников бизнеса.
Часто этот случай становится результатом двух первых. По сути – это проявление плохой организации работы компании, являющееся результатом замедленной реакции начальства на сигналы о проявлении в компании трудностей.
Еще это может быть результатом плохой системы мониторинга показателей деятельности компании. Часто наличие прибыли собственников успокаивает и формирует представление нормальной работы компании. Со временем этот подход убьет предприятие.
Если там присутствуют проблемы, то прибыль со временем уменьшится по причине их нарастания. Если в процессах бизнеса нет проблем, но компания теряет время, за которое можно прорваться и занять выгодную нишу увеличением процессов бизнеса, то, скорее всего, оно погибнет по причине того, что его обойдут конкуренты.
Почему реинжиниринг сегодня особо акутален?
Мировая экономика в течение последних 200 лет шла в рост. Были кризисы, сбои, но всегда открывались другие возможности для развития, производственные методы, рынки.
Сегодня в мире образовалась абсолютно новая картина. Сегодняшний затянувшийся кризис серьезнее прежних, и, скорее всего, он приведет к значительному изменению тренда, когда рынки перейдут к сжатию, а конкуренция только увеличиваться.
В этих условиях удержатся и выживут лишь сильнейшие компании, которые сумеют подстроить свою деятельность под новую действительность и из всех работников выжимать максимум эффективности.
Все предыдущие методы работы, когда фирма позволяла себе держать малоэффективный персонал, минимально загружать его и получать при этом прибыль по причине растущего тренда в экономике сегодня рано или поздно ведут к банкротству.
Сегодня важно взглянуть на все процессы в своей фирме по-другому, сделать серьезный анализ трудовой деятельности каждого подразделения, сотрудника и грамотно перераспределить загрузку предприятия.
При этом важно загружать работников не беспорядочно, чтобы им не пришлось постоянно работать в авральном режиме. А ясно прописать функции под имеющиеся бизнес-процессы. Каждый работник должен получить инструкцию, по которой он будет осуществлять свою деятельность на работе. Ее нужно разрабатывать с учетом значительной работы по подсчету времени, требуемого на осуществление той или другой функции, времени отдыха, который тоже нужен для повышения качества отдельных действий.
Эта серьезная работа и для лиц, проводящих реинжиниринг, и для других сотрудников компании, которые тоже участвуют в этом процессе.
Они служат информационным источником для бизнес-инжиниров, которые, наблюдая за работой персонала, беседуя с ними, анализируя их опросы и т.п., должны разрабатывать выгодные модели работы компании.
В кризис человеческий ресурс становится как никогда важным. Расточительное отношение к нему сегодня приводит к негативным последствиям и для отдельных компаний, и для всей экономики. Методом грамотной организации работы подчиненных компания сегодня может существенно опередить своих конкурентов и стать лидером роста даже на сворачивающихся рынках.