Пение песен и прыжки на одной ноге в кругу новых коллег - не самый эффективный способ адаптации. В качестве альтернативы таким экзотическим методам введения сотрудника в должность компания Drake International выпустила свои рекомендации. Согласно им, адаптация должна длиться не менее года.
В 2004 году на британском сайте reed.co.uk было проведено исследование, посвященное адаптации новых сотрудников в компаниях Великобритании. Подавляющее большинство из более чем 5700 опрошенных (93%) указали, что плохой адаптационный курс или его отсутствие снижают продуктивность дальнейшей работы в компании. В ходе исследования были выделены основные ошибки работодателей в процессе адаптации новых сотрудников на работе:
На введение в должность выделяется слишком мало времени. Так, одному новому сотруднику просто сказали: ''Вот ключи, вот номер моего мобильного телефона, удачи!'' Другой опрошенный ''получил пятиминутные разъяснения и был оставлен в покое, чтобы все остальное изучать самостоятельно''
Вводный курс проводится слишком поспешно. Эта жалоба была очень распространенной. Один респондент ''пробежался по департаментам и тут же был направлен ''на поле боя''. Другому его новый менеджер ''за десять минут показал туалеты и некую дверь - судя по всему, пожарный выход''
Информация подается слишком формально и скучно. Так, вводный курс проводился ''настолько неубедительно, что всех клонило в сон''
Личное общение подменяется самостоятельным чтением корпоративного кодекса и других документов. Один новичок ''был оставлен на пять часов в помещении с кучей видеокассет, затем кто-то пришел и спросил, готов ли он приступить к работе''
Уделяется слишком большое внимание частной жизни сотрудников. ''HR-менеджер, проводивший адаптационный курс, больше был заинтересован моей личной жизнью, чем профессиональными качествами''
Присутствия новых сотрудников никто не замечает. Одна женщина обнаружила, что менеджер не был в курсе ее приема на работу
Не проводятся мероприятия по представлению новых работников коллективу, они не включаются в командную работу. Один опрошенный отметил, что адаптационный курс ''заставил его почувствовать себя в отрыве от остального коллектива''
Курс иногда проводится в слишком неформальной манере, заставляющей сотрудников чувствовать себя неудобно. Один новый работник был вынужден ''прыгать на одной ноге и петь "We all live in a yellow submarine" на глазах у двадцати коллег''
Как результат, один из 25 сотрудников уходит с нового места работы после плохо организованного вводного курса.
Какое количество плохо введенных в курс дела сотрудников выполняли свою работу малоэффективно - остается только догадываться. Основываясь на результатах исследования reed.co.uk, международная компания Drake International выпустила рекомендации, посвященные лучшей практике адаптации новых сотрудников. Причем для обозначения процесса ввода сотрудника в должность Drake International использует такой сравнительно новый термин, как onboarding, предлагая его в качестве альтернативытрадиционной orientation. При этом компоненты традиционного адаптационного курса сохраняются, становясь частью более развернутого процесса адаптации, длящегося один год.
Итак, первый этап - предварительное предложение. Адаптация начинается уже в тот момент, когда кандидат в первый раз встречается с компанией, формируя свое впечатление о ней. Создание положительного и реалистичного образа работодателя на этом этапе становится основой дальнейшего процесса адаптации. Управление ожиданиями кандидатов включает в себя такие компоненты, как описание организации и вакантной позиции, структуры компании и стиля управления. В идеале эта информация предоставляется в письменном виде, для того чтобы кандидат мог внимательно оценить, соответствует ли организация его представлениям.
Второй этап - расширение предложения. После того как кандидат принял предложение и подписывает контракт, ему предоставляется подробная информация о будущей работе. Она должна касаться всех повседневных аспектов деятельности (компенсации и страховка, политика и практика, детальное описание работы и стандарты качества). Новому сотруднику следует устроить экскурсию по офису и представить его коллегам. Если все это будет сделано еще до наступления первого рабочего дня, то новичок будет чувствовать себя комфортно.
Третий этап - первый рабочий день. Новый сотрудник прибывает в первый день на работу с ощущениями возбуждения, волнения и энтузиазма. Новичок - это чистый лист бумаги, и именно от организации зависит то, как этот лист будет заполнен. В силах менеджеров сделать так, чтобы сотрудник чувствовал себя в конце первой недели, первого месяца и первого квартала так же, как и в конце первого рабочего дня.
Обычная ошибка, совершаемая компанией в первый день сотрудника, - попытка предоставить ему всю необходимую информацию, которая все равно не будет воспринята. Между тем лучше всего начать этот день с неформального завтрака, на котором сотрудник встретит своих новых коллег. В таком случае будет достигнута главная цель этого этапа адаптации - помочь сотруднику чувствовать себя комфортно на новом месте.
Четвертый этап - адаптационный курс. Какую информацию и как надо донести до нового сотрудника за то ограниченное время, которое отводится на адаптационный курс?
Адаптационный курс может быть разбит на две части. Первая из них будет посвящена организации, а вторая - работе нового сотрудника. Весь адаптационный курс лучше всего построить в виде экскурсии, в ходе которой сотрудник получает представление о том, как отдельные составляющие организации образуют единое целое. Ее модули могут состоять из следующих компонентов:
Часть 1. Организация
1. Миссия компании
2. Структура, руководство и наиболее важные сотрудники
компании
3. Видение компанией рынка
4. Истории успеха взаимоотношений с клиентами и проектов
5. Тенденции рынка
6. Кадровая политика и процедуры
7. Обучение и развитие
8. Функциональные обязанности
Часть 2. Обязанности нового сотрудника
1. Задачи отдела
2. Профессиональные обязанности и ответственность
3. Требуемые навыки
4. Требуемые знания
5. Карьерные возможности
Адаптационный курс может проводиться с участием не только новых, но и опытных сотрудников. В этом случае последние как бы ''освежают'' свое видение организации. Любой адаптационный курс рекомендуется начинать с оценки информированности сотрудников и заканчивать ею. В таком случае будет понятно, в какой информации нуждаются новички и как они ее усвоили.
Пятый этап - постадаптационный курс. После окончания адаптационного курса процесс адаптации сотрудника не заканчивается. Получая внимание на этом этапе, сотрудник чувствует себя уверенным в том, что организация поддерживает его успех и не забывает о нем самом. Рекомендации компании Drake International предполагают, что этот период закончится через год после прихода нового сотрудника в компанию. Его естественным завершением должна стать оценка результативности работы сотрудника.