Прежде чем разрабатывать корпоративный праздник, необходимо определиться с целями его проведения. Для Нового года определены такие цели - замечательно встретить, повеселиться и отдохнуть от работы. Необходимо, чтобы была подготовлена концепция для проведения этого праздника, но ее составление должно основываться на пожеланиях сотрудников, а также на корпоративной культуре того или иного предприятия. Для этого необходимо дать ответы на три самых важных вопроса, которые и ложатся в основу концепции проведения Нового года.
Сколько средств предвидится выделить на проведение мероприятия
Дата мероприятия
Каким образом будет организован праздник - с помощью подрядчика или самостоятельно
Самым важным вопросом является дата проведения мероприятия, поскольку, чем ближе праздник, тем выше цены, а также меньше свободных мест для проведения мероприятия. От даты проведения праздника зависит стоимость проведения. Но некоторые компании, чтобы сэкономить на проведении праздника, отмечают Новый год либо в начале января, либо в начале декабря. Но для того, чтобы подобрать место для проведения корпоративной вечеринки, вам все равно необходимо будет об этом заботится, независимо от даты проведения мероприятия.
Большинство организаций занимаются поисками места проведения мероприятия, начиная с сентября месяца. Эта особенность присуща большим городам и мегаполисам, потому что в канун нового года все компании и предприятия не смогут найти себе достойное кафе или ресторан для проведения корпоративной вечеринки. Когда вы выберете место проведения своей корпоративной вечеринки, вам необходимо подсчитать бюджет предполагаемого мероприятия, то есть сколько денежных средств вы готовы потратить на проведение этого празднования. Также для всей подготовки, вам необходим будет помощник из числа сотрудников вашего коллектива. Бюджет легче составлять по потребностям, но если нет такой возможности, то уже необходимо составлять потребности, исходя из бюджета. Многие компании жестко ограничены в бюджете, поэтому им и приходится действовать от обратного.
Также вам необходимо выбрать организацию, которая будет проводить ваше мероприятие. Это можно сделать двумя способами - либо воспользоваться услугами старой организации, то есть той, которую вы уже единожды задействовали для проведения мероприятия, или устроить тендер между существующими кандидатами из числа организаций, которые занимаются проведением различных мероприятий. Или же есть еще альтернативный вариант - проведение празднования Нового года взять в свои руки, то есть заниматься всеми вопросами самостоятельно, с участием лишь сотрудников вашей компании.
Для планирования бюджета Новогоднего праздника, необходимо разделить все расходы, связанные с проведением на две группы - обязательные и второстепенные, но при этом необходимо учитывать все расходы, даже затраты на салфетки. Большую часть всех расходов составляет меню праздника. На некоторых продуктах питания вы также сможете экономить, к такому перечню можно отнести алкогольные напитки. Потому что многие ресторанные комплексы разрешают самим закупать алкогольные напитки для проведения корпоративов. В каком бы месте вы не проводили мероприятие, вам необходимо будет оборудование и развлекательная программа.
Эти составляющие также входят в бюджет праздника. Развлекательная программа может быть представлена, как юмористами, так и популярными артистами эстрады и кино. Но последних необходимо заказывать через специализированные агентства. Потому что, если вы будете заказывать их без посредников, а напрямую, то есть большой риск остаться вообще без развлекательной программы. Так как звезды - люди забывчивые, или же их услугами могут воспользоваться в тоже время, на которое заказывали вы, ваши конкуренты. Так как они заплатят артисту больше, чем ваша компания. Поэтому в такой ситуации лучше воспользоваться второсортными артистами, которые успешно смогут развеселить вас во время корпоративной вечеринки. К второстепенным расходам можно отнести декорации и ведущего корпоративной вечеринки. Во всех ресторанах и кафе, перед празднованием Нового года уже установлены свои декорации - это елка, игрушки, а также обилие новогодней мишуры. Если вас не устраивает убранство того заведения, где вы наметили проводить корпоративную вечеринку, то вы, конечно, можете привнести в это убранство свою креативную идею. Этим самым вы дополнительно потратите средства и этим увеличите бюджет мероприятия.
А можно оставить все как есть, то есть сэкономить средства на проведение корпоративной вечеринки. Большинство компаний пытается снизить бюджет корпоративной вечеринки за счет ведущих. То есть не нанимать ведущего на корпоратив, но при этом необходимо учитывать некоторые моменты. Экономия, это дело хорошее, но без ведущего, праздник будет не праздник вовсе. Потому что будет скучно,0 и некому будет вести различные конкурсы. А вот, если у вас в компании есть сотрудник, который может претендовать на право ведущего, тогда вы сможете сэкономить свой бюджет. Но таких людей очень редко можно встретить в обычных компаниях или фирмах.
Также можно сэкономить на пригласительных открытках. Можно не рассылать открытки, а пригласить людей через Интернет, либо по телефонному звонку. Но если у Вас есть намеченная концепция, предусматривающая специально написанные пригласительные, то тогда экономить на пригласительных открытках не стоит, потому что вы не сможете пронести ту идею празднования, которую наметили. Подарки - также одна из статей бюджета, на которой, есть возможность сэкономить. Но, небольшие и простые сувениры в виде символов наступающего года, вашим сотрудникам не помешают.
Вспомогательный персонал - одна из не обязательных статей расходов праздничного бюджета. Экономить вы можете на охране, диджее, и другом вспомогательном персонале, если вашим сотрудникам можно поручить их обязанности, и они выполнят их на высоком профессиональном уровне. В противном случае, вы можете остаться без музыки, если сэкономите на диджее, или же без фотографий. Это при том условии, что вы собираетесь своими силами фотографировать весь праздник.
Но при этом нужно учесть, что фотографировать необходимо на протяжении всего праздника, а ведь ваш сотрудник захочет и поужинать, и выпить бокал вина или же пообщаться с коллегами. Поэтому, прежде чем экономить, просчитайте все плюсы и минусы вашей энономии, потому что после праздника, потом будете винить себя за то, что сэкономили средства на проведение праздника, а в итоге праздник совершенно не удался.
В бюджете также есть статья на тот случай, если вы проводите мероприятие при помощи организации, которая занимается проведением праздников. В таком случае, вам еще необходимо к тем средствам, которые вы запланировали добавить 15% от общей суммы. Но при этом вы не будете заниматься никакими организационными вопросами, а только лишь придете, непосредственно, на сам праздник. Многие компании именно так и поступают. Некоторые же компании хотят организовать весь праздник своими силами.
В этом случае, вы сможете немного сэкономить на проведении мероприятия. Но здесь есть также свои плюсы и минусы. Один человек не в состоянии справится с таким объемом работ, которые предвидится при организации праздника, поэтому необходимо работать либо командой, либо вместе с помощником. Также необходимо сузить круг поставщиков услуг, то есть в одной организации вы можете заказать несколько услуг. Это значительно сэкономит вам силы и время.
Для того, чтобы команда, призванная помогать вам в организации Нового года эффективно работала, то все сотрудники, которые входят в ее состав, должны быть наделены определенными функциями, которые они должны четко и правильно выполнять под вашим чутким руководством. Также сотрудники, которые входят в команду по организации мероприятия, должны четко осознавать один принцип - во время корпоративной вечеринки им будет не до отдыха, и об этом условии, они должны будут заранее предупреждены с вашей стороны, чтобы потом во время празднования не произошло никаких непредвиденных ситуаций.
В том случае, когда вы хотите подключать агентство к вам на помощь в организации праздника, то необходимо всю его работу контролировать. Контроль в первую очередь необходим за сметой расходов. Потому что некоторые агентства делают такие огромные сметы расходов, в смысле в денежном эквиваленте, что у вас проведение праздника может увеличиться с десяти тысяч долларов до двадцати тысяч долларов. Поэтому, прежде всего, необходимо обращаться в то агентство, которое уже единожды организовывало вам празднование, и вы к его услугам не имели никаких претензий. В том случае, если вас не устроило агентство, которое уже единожды организовывало для вашей компании разного рода мероприятия, тогда, конечно же, обращайтесь в новое агентство. А может быть вам, сотрудники смогут порекомендовать некоторые агентства, с которыми им приходилось общаться и их услугами они остались довольны. И не забывайте, что организация праздника - это тот же проект, который требует тщательного подхода, как и остальные ваши рабочие проекты.