Как известно, одной из основных задач менеджеров по работе с персоналом, или «кадровиков», является задача правильного и грамотного составления должностных инструкций. Необходимо помнить, что это документ, а посему должен быть предельно ясен и понятен, содержать «прозрачные» формулировки и быть довольно подробным и инструктивным.
Однако, зачастую составление должностных обязанностей сотрудников приводит отделы по персоналу к определенным затруднениям. Причины этого в недопонимании роли этого документа в рабочих отношениях. И так понятно, кто чем занимается, ведь у каждого сотрудника есть определенная должность, которая априори предполагает наличие определенных навыков и рабочих задач. Подробности же сообщает начальство, которое раздает сотрудникам задания, а те их выполняют.
Да, на словах все так и есть. А на деле? На деле при возникновении каких-либо трудных ситуаций между нами и руководством, мы достаем свои должностные инструкции и тычем в них пальцем, с пеной у рта доказывая, что это не входит в нашу компетенцию. Так что не нужно недооценивать роль этих «бумажек» - они помогают урегулировать определенные рабочие моменты. Например, они позволяют не выполнять «лишнюю» работу, перекладывать на другого задание начальства (на того, в чьей ведомости оно находится), избегать повторного выполнения одних и тех же обязанностей и т.д.
Рабочий процесс - штука сложная, поэтому им нужно управлять. И одного начальника здесь мало, так как он тоже человек со своим настроением и желаниями. И порой выяснять отношения между сослуживцами ему совершенно не хочется, да это и только мешает его прямым обязанностям. Подобные «разборки» можно урегулировать и самим, заглянув в нужные «бумажки».
Все вышесказанное доказывает значимость документального регулирования рабочего процесса и правильного составления должностных инструкций. Однако, зачастую при их написании происходят нелепые ошибки, которые только способны затормозить рабочий процесс.
Все дело в распределении обязанностей. Вот типичные ошибки, которые допускают менеджеры по персоналу в подобном распределении:
1. Зачастую обязанности тех или иных работников «перекрещиваются» друг с другом, и область деятельности одного работника затрагивает часть области деятельности другого работника. Это довольно типичная ошибка, возникающая в результате некорректной формулировки компетенций сотрудников. При возникновении таких «перекрещивающихся» должностных обязанностей становится очень проблематично адекватно оценивать результаты труда работников, а также невозможно возложить ответственность за некачественно выполненную работу на кого-то из них. В итоге приходится долго разбираться, кто что конкретно делал, и откуда «растут ноги» у возникшей проблемы, вместо того, чтобы решать ее.
2. Второй типичной ошибкой при распределении рабочих обязанностей являются слишком «наворочанные» формулировки. Зачастую менеджеры, которые составляют должностные инструкции, пишут слишком мудреные и заумные фразы, которые настолько длинны, что сложны для понятия. Такие фразы с употреблением высокопарных и, по сути, ничего не значащих слов, приходится перечитывать по несколько раз только для того, чтобы понять, о чем там речь. Толкование подобных формулировок может быть очень различным в зависимости от способности человека на их интерпретацию. И, опять же, как результат - путаница между сотрудниками и торможение рабочего процесса. Формулировки при распределении обязанностей должны быть четкими, ясными и простыми, понятными каждому человеку.
3. Бывают также ситуации, когда одна статься в должностной инструкции описывает вещи, противоположные другой статье. И какая из них главенствующая непонятно, а отсюда непонятна и сама обязанность. Все противоречия, возникающие в результате взаимоисключающих формулировок, приводят к недопониманию своих обязанностей и ответственности. Так что проверять должностные инструкции на противоречия необходимо прежде, чем раздавать их сотрудникам.
4. Зачастую в должностных обязанностях, которые должен выполнять сотрудник, отсутствуют четкие и ясные стандарты, что приводит к не очень хорошему отношению к самой обязанности как таковой. Каждый пункт должностной инструкции должен на чем-то базироваться, а качество его выполнения должно иметь свои оценочные критерии. Если таковые отсутствуют, то у работника возникает вполне справедливый вывод о том, что он может отнестись к обязанности, не имеющей стандартов, как к наименее важной из всех. Такой подход недопустим, так как будет создавать пробелы в работе сотрудника и всего коллектива в целом.
5. Многие обязанности зачастую подразумевают не сам процесс работы, а его конечный результат, то есть, продукт деятельности того или иного сотрудника. Таким образом, регулировка самого рабочего процесса, который этому предшествует, опущена, что приводит к непониманию самой сути обязанности. Все должностные инструкции и называются инструкциями, потому что должны побуждать человека к определенному набору действий. Нацеленность на результат - это, конечно, хорошо, но это уже отдельная тема для разговора. Распределение обязанностей между сотрудниками как раз и делается для того, чтобы достигать какой-то общей цели.
6. Очень часто формулировки в должностных инструкциях просто нелепые. Да-да, и так бывает. Так что при составлении должностных инструкций менеджерам по персоналу нужно внимательно их перечитывать на предмет грамотных формулировок. Если обязанность сформулирована неграмотно или содержит очевидную глупость, то вряд ли можно убедить работника в том, что на нее нужно равняться. Обязанность должна порождать определенное действие, а не вызывать смех. Только компетентно составленные обязанности смогут заставить сотрудника грамотно и правильно их выполнять.
7. При составлении должностных инструкций очень часто возникают непонятные, расплывчатые формулировки. Естественно, подобные формулировки являются некорректными, так как не несут в себе должной информативной нагрузки. Расплывчатую формулировку невозможно понять и осмыслить, а отсюда - невозможно должным образом выполнить данную обязанность. Незнание или не выполнение своих обязанностей должным образом влечет к неэффективному труду сотрудника в сфере этой обязанности.
Если подытожить все вышесказанное, то можно с уверенностью сказать - каждая обязанность должна быть донесена до сотрудника в четкой и грамотной форме, иначе можно заработать серьезные проблемы, путаницу в обязанностях, а как следствие - малоэффективную работу каждого сотрудника в отдельности и всего предприятия в целом.
Одна из обязанностей менеджеров по персоналу, которую они могут «вменить» сами себе - это правильное распределение обязанностей между работниками во избежание конфликтных или курьезных ситуаций во время работы. При кажущейся легкости, этот процесс должен быть максимально продуманным и грамотно распланированным для повышения эффективности как собственной работы менеджеров, так и работы всех остальных сотрудников.