Работая в компании на протяжении некоторого времени, каждый сотрудник накапливает определенное количество сведений и умений. С каждым последующим годом квалификаций сотрудника растет, так как увеличивается количество опыта работы. Весь этот опыт отражается непосредственно в работе, когда разрабатываются презентации, создаются новые документы. Обмениваясь информацией по электронной и внутрикорпоративной почте, сотрудники так же создают солидную базу сведений и знаний. Но часто наибольшее количество самой важной информации хранится в памяти каждого специалиста и остается незадокументированным. В такой ситуации накопленными знаниями пользуется только один сотрудник, в то время как все остальные должны тратить время, «изобретая колесо», вместо того, чтобы работать на конкретный результат.
Эти знания особенно важны для молодых сотрудников, которые только начинают накапливать свой профессиональный опыт. Впрочем, каждый сотрудник отметит, что был бы рад получить информацию по тому виду деятельности, с которым за время своей работы столкнулся впервые. Чаще всего для получения новых знаний и информации используются два способа: поиск нужных данных в сообщениях электронной почты и обычные разговоры с коллегами. Но, задавая вопрос сотруднику, не всегда можно быть уверенным в том, что он сможет вам помочь. И, пытаясь найти нужные данные таким образом, можно безрезультатно потерять несколько часов, прежде чем вы получите нужный результат. И то нет никаких гарантий, что в результате вы все-таки найдете именно ту информацию, которую искали изначально, и именно в нужном вам виде.
На помощь в этой ситуации приходит интернет. На специализированных информационных порталах предприятий (enterprise information portal) намного проще найти нудную информацию и отфильтровать ее от огромного количества тех данных, которые на данном этапе работы вам не нужны. Но объем информации, которую могут дать такие порталы, строго ограничен и зачастую сводится только к данным, полученным в ходе переписки с заказчиками. Те данные, которые хранятся в текстовых документах и базах каждого отдельного сотрудника, как правило, так и остаются недоступными для большинства работников.
Еще один вариант получения информации - инструментальные средства категории KM (knowledge management), или другими словами - категории управления знаниями. Эта система дает больший доступ к информационным потокам, позволяет использовать информацию из различных текстовых документов. Таким образом, накапливается профессиональный опыт сотрудников предприятия, и создается портал знаний предприятия (enterprise knowledge portal). Этот портал создает профили, собирает всю необходимую информацию и предоставляет ее сотрудникам. Он дает доступ не только к той информации, которая хранится в базе данных предприятия, позволяя большему количеству сотрудников своевременно получать новые знания, а тем самым - совершенствовать свой опыт работы, работать оперативно и с положительным результатом.
Портал знаний предприятия является своего рода сообществом профессионалов в пределах одной компании. Каждый сотрудник в такой системе имеет одинаковый доступ к информации и сам настраивает интерфейс.
Портал знаний предприятия представляет собой не просто накопленной количество информации. Отдельные приложения дают возможности быстрого поиска необходимых данных - как по всей базе, так и в пределах отдельных категорий, создает гиперссылки и систематизирует вся имеющуюся информацию. Такой портал позволяет значительно экономить время сотрудников, а так же уменьшает необходимость проведения большого объема ненужной работы. Автоматизация процесса поиска информации помогает сотрудникам больше времени тратить непосредственно на выполнение своих обязанностей, а не на работу с бумагами.
Портал знаний предприятия автоматически доставляет пользователю запрошенную информацию, а так же анализирует данные о том, какую информацию чаще всего ищет определенный сотрудник, и на основе этого создает его профиль, чтобы в дальнейшем, зная круг интереса сотрудника, сократить время писка необходимых данных в несколько раз. EKP (аббревиатура от enterprise knowledge portal) незаменим при подготовке отчетов. Так же с помощью этого портала можно узнать, кто из сотрудников работает с аналогичной информацией, чтобы при необходимости обратиться к нему за личной консультацией.
Безусловно, создание такого портала будет стоить времени и денег. Но будьте уверены - уже в скором времени результат оправдает вложения и позволит значительно оптимизировать работу компании и каждого сотрудника в отдельности.
На начальном этапе работу необходимо определить, какая именно информация должна быть включена в систематизированные каталоги и каким образом она будет разбиваться на категории. Участие в этом процессе должно принимать не только руководство предприятии и начальники отделов, но и каждый сотрудник, который в перспективе будет использовать в своей работе портал знаний предприятия. После этого сотрудники отдела информационных технологий интегрируют портал в базовую информационную структуру компании. Эта работа может занять некоторое время. Зато потом, когда портал начнет функционировать, он практически не будет требовать дополнительной поддержки. Данные на портале будут обновляться автоматически, вся информация четко структурирована. Потери данных возможны лишь в случае несанкционированных действий кого-либо из пользователей, который знают, как подпортить базу данных. В режиме же обычной штатной работы портал функционирует без проблем, постоянно обновляя хранящуюся в нем информацию.
Как уже отмечалось выше, разработка такого портала - удовольствие не из дешевых. Обойдется оно в кругленькую сумму - около 100 тыс. долларов. Но, тратя такую сумму, вы можете быть уверены в том, то работы будет выполнена максимально качественно, а наличие такого портала даст вам ряд преимуществ. Например, Portal-in-a-Box, разработанный компанией Autonomy, являет собой многоцелевой хранилище знаний, встроенное в высококачественное ядро, которое используется для многостороннего анализа самой разной информации и осуществляет оперативную доставку данных по поисковым запросам.
Перспективы использования портала знаний предприятия
Порталы знаний - сравнительно новое явление, поэтому в практике работы используется еще не достаточно активно. Но те компании, которые работали с таким порталом, отмечают его уникальность, полезность и необходимость. Руководители крупный компаний понимают, что, помимо реализации программы успешной деятельности предприятия, необходимо так же повышать уровень знаний сотрудников, способствовать накоплению ими опыта и квалификации, а следовательно - способствовать созданию определенной базы, в которой будет храниться все то, что накоплено за годы работы предприятия. Поэтому все больше компаний заключают договоры с разработчиками на внедрение в компании таких порталов знаний. При этом, заказывая разработку такого портала, целесообразно сразу же обеспечить возможности управления хранящимися на нем знаниями.
Использование EKP дают значительное преимущество перед конкурентами, сотрудники которых все так же по старинке ищут нужную информацию, перебирая горы сообщений электронной почты или тратя часы на разговоры в коридоре. Будьте уверены: ваши благодарные сотрудники выстроятся в очередь перед вашим кабинетом, чтобы поблагодарить за такую значительную помощь и экономию рабочего времени.
Какие возможности дают порталы знаний предприятий?
Во-первых, они позволяют иметь доступ к неструктурированной информации, добраться до которой без автоматизированной системы очень и осень сложно - можно потратить неделю на чтение документов или электронной почты, но так и не найти нужных данных.
Знания распространяются эффективно, так как портал сам анализирует информацию и выбирает только ту, которая нужна сотруднику, запросившему те или иные данные. Для работы портала сотруднику не нужно иметь дополнительного оборудования - вполне достаточно будет Web-интерфейса на рабочем компьютере.
Такой портал позволяет быстро обмениваться данными между отделами и подразделениями компании, а так же позволяет принимать более квалифицированные решения, оптимально использовать рабочее время и повышать уровень компетентности и квалификации сотрудников.