Оценка и аттестация персонала – понятия одновременно и похожие, и несколько различающиеся между собой. Оценка помогает понять, насколько человек справляется с вверенными ему обязанностями, а так же помогает понять, как в дальнейшем поступать руководителю, какой стиль управления персоналом использовать и чего требовать от сотрудника.
Оценка бывает неформальной – когда руководитель ежедневно оценивает, какой объем работы выполнил сотрудник, как он это сделал, насколько эффективной была работа. Формальная же оценка – эта такая, которая проводится с определенными промежутками времени, и ее результат хранится задокументированным на бумаге, а не в голове руководителя. Формальная оценка является более объективной.
Аттестация представляет собой регулярное объективное оценивание знаний и умений сотрудников. при этом не просто проверяется, сколько работы выполняет сотрудник в единицу времени, а его работа сравнивается с определенным стандартом, который применим к сотрудникам конкретной должности. При этом сотрудники не сравниваются друг с другом непосредственно – их достижения сравнивают со стандартом и только после этого определяют, кто в большей, а кто в меньшей степени соответствует стандарту.
Как и когда проводить аттестацию, какой она будет – зависит только от руководства предприятия. Есть руководители, которые регулярно проводят аттестацию сотрудников на своем предприятии. А есть и такие, которые категорически против аттестации персонала. Они утверждают, что руководитель и так для себя отмечает, как справляется с работой каждый сотрудник, а дополнительные аттестационные мероприятия – это лишняя трата денег, нервов и времени. Но аттестация помогает выявить сложности в работе, устранить их и повысить эффективность. Например, если все сотрудники провалили аттестацию – это может значить, что либо стандарт слишком завышен, либо на предприятии работаю некомпетентные сотрудники. Если в результате аттестации сотрудники условно разбились на несколько групп, то по лучшему результату можно сделать вывод, какой стандарт применим для данного коллектива, а по нижнему можно проанализировать, какие дополнительные меры по повышению квалификации нужно предпринять.
Для чего вообще нужна аттестация?
1.Аттестация помогает определить стандарты оценивания работы персонала и разработать критерии этого оценивания.
2.Аттестация помогает определить, кто соответствует требованиям компании, а кто –нет.
3.Аттестация – своеобразный индикатор сложностей и неточностей в управлении коллективом.
4.Аттестация помогает понять, насколько тот или иной сотрудник вкладывает свои навыки и знания в работу предприятия, а следовательно – насколько он важен для компании.
5.Аттестация помогает сделать выводы и понять, какие меры дополнительно нужно предпринять, как построить управление так, чтобы работа была более эффективной.
Для того, чтобы провести аттестацию персонала, нужно четко определить, для чего нужна аттестация – что планируется оценивать, какие именно знания и навыки, и для чего это нужно; кто будет проводить и кто будет аттестоваться; затем нужно определить, по каким критериям будет проводиться оценивание и какие методы при этом будут использоваться. Только затем приступают к организации подготовительных мероприятий, а затем к самой аттестации и подведению ее итогов.
Для чего нужна аттестация?
Аттестация может использоваться для того, чтобы оценить работу сотрудников в соответствии с принятыми стандартами и принять решение и повышении или не повышении заработной платы, выплаты премий или наложении и штрафа за нарушения, расширения социального пакета. Так же аттестация помогает определить дальнейшие перспективы развития компании – готовы ли сотрудники к прогрессивным нововведениям, стоит ли проводить для них тренинги, и если да – то какие, кого можно назначить на руководящий пост или повысить в должности, а кого наоборот – понизить. Результаты могут оказаться и такими, что персонал не успевает справляться со всеми обязанностями ввиду неукомплектованости штата, и компании понадобится принять на работу дополнительных сотрудников. Так же аттестация помогает выявить результативность работы, прогресс или регресс за определенных промежуток времени.
Перед тем, как приступать к аттестационным мероприятиям, стоит предельно ясно сформулировать цель, при возможности – уточнить ее и разбить на составляющие – подцели. Так же стоит подумать над тем, для чего нужна аттестация, как планируется использовать ее результаты, будут ли вообще приняты во внимание результаты, или аттестационные мероприятия проводятся только потому, что «так надо». Если результаты вообще не будут учитываться – не стоит тратить время и средства на дополнительную работу. Если решение о проведении аттестации принято, то целесообразно заранее уведомить об этом сотрудников и разъяснить им, что будет проводиться и с какой целью, чтобы в коллективе не возникла паника – особенно в том случае, если аттестация на предприятии проводится впервые.
В зависимости от того, кто проводит аттестацию персонала и с какой целью, выделяют несколько типов аттестации.
1.Аттестация проводится непосредственно руководителем – для того, чтобы определить эффективность работы. Руководителю намного проще оценить работу сотрудников, поскольку с этой задачей он сталкивается регулярно. Но такая оценка может быть чересчур субъективной – завышенной или заниженной в зависимости от отношения к подчиненному.
2. Аттестация проводится руководителем руководителя для того, чтобы сравнить эффективность работы нескольких отделов. Проводить саму аттестацию может как руководитель отдела для своих подчиненных, либо же вышестоящее руководство. Как правило, такая оценка более объективна и дает возможность каждому сотруднику пообщаться с руководством предприятия, заявить о своей высокой квалификации и способностях.
3. Аттестация проводится менеджером по персоналу. Основная цель такой аттестации – определить эффективность работы в команде, особенно в том случае, если в одной команде работают сотрудники из разных отделов. Качество аттестации в данном случае зависит от того, насколько менеджер по персоналу является специалистом своего дела.
4.Сотрудник сам оценивает свои возможности и способности, чтобы сделать вывод об эффективности своей работы и вкладе в общее дело. Такая самоаттестация может стать базой для аттестационного интервью, однако в большинстве случаев человек склонен переоценивать или недооценивать свои заслуги.
5.Работа сотрудника оценивается его сотрудниками. Такая форма аттестации используется редко, так как может послужить причиной разногласий в коллективе. Сложности могут возникнуть из-за субъективного отношения или конкуренции внутри коллектива.
6.Действия руководителя оцениваются подчиненными. Это тоже довольно редкий вид аттестации. Подчиненные, с одной стороны, отлично знают работу руководителя и его потенциал, но помимо объективной оценки, в такой ситуации может быть еще два вариант развития событий: подчиненные могут занижать оценку руководителя по личным соображениям (например, если в дальнейшем собираются претендовать на этот пост), или же наоборот – хвалить руководителя, чтобы не вызвать негативное отношение к себе.
7.Аттестация проводится центром оценивания – преимущественно такая аттестация проводится не для рядовых сотрудников, а для руководителей отделов и топ-менеджмента. Она применима в том случае, если планируется выдвижение на более высокую должность или среди руководителей низшего звена ищется кандидатура на высокий пост. Однако такая аттестация будет недешево стоит компании.
Самое сложное в процессе аттестации – правильно выработать систему оценивания. Ведь учитывается не только работоспособность и навыки сотрудника, но и его соблюдение внутреннего распорядка и дисциплины, темп работы, особенности его характера, то, как он ведет себя в коллективе, удается ли ему завоевать расположение других сотрудников, и т.д. Для правильной оценки нужно четко знать, какие обязанности входят в сферу компетенции каждого конкретного сотрудника. Возможно, сотрудник не полностью справляется с обязанностями, но эти обязанности относятся к группе тех, которые он выполняет за кого-то – их на него дополнительно переложило начальство, или он вынужден заменять отсутствующего специалиста. Грамотной и правильной аттестация будет только в том случае, если проводится в нескольких сферах, и отдельно оценивает уровень квалификации работника, эффективность и результативность его работы, а так же отдельно оценивает его как личность.
Квалификацию сотрудника можно определить двумя способами – при помощи устного ил и письменного экзамена, который может включать в себя как теоретические знания, так и практические навыки – в зависимости о т особенностей работы. Для этого заранее готовится опросный лист или список экзаменационных вопросов, к ним подбираются задания. Оценка деятельности работника состоит из оценивания времени, которое он затрачивает на определенный объем работы, насколько качественно он это делает, и эти показатели сравниваются с его обязанностями в соответствии с занимаемой должностью. Оценка личности проводится для того, чтобы определить, насколько человек эмоционально настроен на работу, доволен ли микроклиматом в коллективе, как строит свои отношения с сотрудниками. Эти данные помогают определить, нуждается ли человек в дополнительном повышении квалификации, занимает ли подходящую должность, готов ли справиться с повышением и дополнительными обязанностями, как ведет себя в конфликтной ситуации и часто ли становится ее причиной. Для оценки личности сотрудника может использоваться специальный тест или же аттестационное интервью.
Аттестация помогает получше узнать сотрудника, оценить его потенциал на данном этапе и определить планы на перспективу. Компания получает возможность узнать, почему человек работает хорошо или плохо, что ему мешает, а что наоборот стимулирует, какие условия нужно создать, чтобы он работал более эффективно. В аттестации нуждаются как большие, так и маленькие компании, как начинающие, так и компании с опытом работы и репутацией. Но часто небольшие компании, которые работают недавно, не могут позволить себе потратить деньги на аттестацию, занять время сотрудников. зачастую они сами не готовы или не хотят узнать правду о том, что их коллектив не соответствует уровню квалификации или наоборот может дать отличные результаты в соответствующих условиях. Для того, чтобы провести аттестацию, нужно потратить время на изучение должностных инструкций, разработать модель и план тестирования, критерии оценки, и так далее. Для этого требуются опытные специалисты – хотя бы для консультации.
Но это вовсе не значит, что предприятия могут обойтись и без аттестации. Провести хотя бы минимальную аттестацию можно и при небольшом бюджете, главное – чтобы работа велась на совесть, а не просто для того, чтобы отчитаться о проведенном мероприятии перед вышестоящим руководством. Перед тем, как проводить аттестацию, следуем выбрать определенный метод оценивания результатов.
Например, рейтинговый метод позволяет определить место сотрудника в компании. Эту аттестацию проводит руководитель, который оценивает работу конкретного сотрудника по определенной шкале, и проставляет ему баллы за отдельные критерии оценивания. Сравнительный метод предусматривает сравнительный анализ работы нескольких сотрудников и позволяет выделить лидеров и аутсайдеров в коллективе. Метод записи представляет собой оценивание деятельности сотрудника в течение года – руководитель отмечает все заслуги и проступки, а затем анализирует их во время аттестации.
Когда все эти моменты определены, приходит время определить затратность мероприятия. Помимо расходов на консультации специалистов, печать бланков и т.п., нужно просчитать, какую сумму потеряет предприятие за то время, пока подчиненные будут проходить аттестацию. Сделать это легко: зная время, которое понадобится за аттестацию одного сотрудника, количество сотрудников и стоимость часа работы и сумму, которую приносит за час работы сотрудник в бюджет компании, можно подсчитать, сколько недополучит предприятие в результате аттестации. Если окажется так, что затраты слишком велики – стоит пересмотреть все расходные статьи и подкорректировать программу. Перед тем, как начинать аттестацию, нужно составить документ, с которым смогут ознакомиться все желающие. В этом документе нужно указать цели проведения аттестации, ее особенности и сроки проведения. Затем стоит поставить в известность сотрудников, чтобы они были морально готовы пройти аттестацию. Стоит подумать и о том, как информировать сотрудников о результатах аттестации – будут ли это вывешенные списки с суммой набранных баллов, рассылка результатов по электронной почте или же индивидуальная беседа с каждым сотрудником.