Чтобы уменьшить время выполнения работы, избежать ненужных перемещений сотрудников, снизить напряжение и утомляемость людей, создать сотрудникам хорошие условия труда, сэкономить площадь и повысить производительность труда работников необходимо рациональное размещение персонала.
Правильная организация рабочего места очень важна, ведь человек проводит здесь треть своей сознательной жизни. Должны быть продуманы планировку, мебель и оборудование рабочего места, дизайн, так как это влияет на здоровье и настроение сотрудника, а следовательно, на производительность его труда.
Существуют системы планировки помещений:
Кабинетная. Все подразделения расположены на разных этажах здания, а службы и отделы в разных комнатах (от 4 до 30 человек). Положительная сторона системы — комфортные условия и творческая обстановка для малых групп работников, отрицательная — дополнительные затраты на освещение, отопление и удлинение пути документов.
Зальная. Подразделения расположены в больших залах (на этажах), где находятся около 100 сотрудников. Помещения оборудованы искусственным освещением, звукоизоляцией и кондиционированием воздуха. Плюсы — сокращение затрат на строительство и использование помещений, снижение площадей на одного работника, обеспечение рациональной технологии управления. Минус — невозможность создания уединенной обстановки, например, для руководителей и ученых, шум в зале.
Ячеистая. В большом зале располагаются сотрудники отделения, а для руководителей отделов помещения создаются передвижными перегородками из рифельного стекла. Перегородки создают благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у каждого из которых своя «ячейка». Руководитель при этом может наблюдать свободно за работой служб и отделов, а также за дисциплиной сотрудников во время работы.
Правила при распределении помещений:
Крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы кадров и маркетинга) размещаются в первую очередь с учетом возможности их расширения.
Смежные службы и отделы целесообразно размещать рядом, чтобы для обмена информацией требовалось минимальное время.
Отделы для приема посетителей (кадры, сбыт, бухгалтерия) нужно размещать рядом с лифтом, входом и лестницей.
Транспортные, множительные и складские отделы нужно изолировать от офисных помещений и приема посетителей.
На каждом этаже должны находиться курительные и туалетные комнаты с удобным доступом для сотрудников и клиентов.
Рабочие места планируются исходя из площади помещения, количества сотрудников, оборудования и мебели, норматива площадей на 1 сотрудника.
Полезная и общая площади, а также планировка комнат определяется по чертежам здания.
Количество сотрудников определяется штатным расписанием организации.
Нормы площадей на каждого сотрудника в разных странах различны.
При планировке нужно сразу определить, кто из руководителей организации и их заместителей будут работать в отдельных кабинетах. Руководителям отделов лучше находиться в этих же отделах — для лучшей дисциплины и управляемости.
Рациональные условия труда.
В сфере управления производительный труд можно обеспечить соблюдением несложных правил организации рабочего места, создания хороших условий труда, планировки помещений и комфортного психологического климата:
Современная красивая мебель создаст комфортные условия для работы и впечатление благополучия компании. Для офиса лучше всего подходит недорогая мебель из ДСП с защитным пластиковым покрытием. Не экономьте на мебели для офиса, особенно подразделений, где сотрудники работают с клиентами компании. Худшее представление создается от кабинета директора со старым исцарапанным столом и протертым креслом, дешевыми занавесками и полными окурок пепельницами.
Столы и стулья важно подбирать по размеру для создания максимального комфорта и снижения утомления при работе сотрудника. Учитывая то, что рост у всех сотрудников разный, кресла в офис лучше приобретать с поднимающимися сиденьями.
Стол каждого сотрудника должен всегда быть аккуратным, на нем должны находиться только те средства и предметы, которые используются постоянно для работы. В конце рабочего дня стол нужно освобождать от вещей в интересах соблюдения служебной тайны. Стол специалиста или руководителя заваленный книгами, документами или газетами говорит о неделовом и неряшливом человеке.
Все бумаги, папки с документами нужно располагать на своих постоянных местах, тогда их можно будет всегда быстро найти. Папки с постоянными документами должны храниться в шкафу к которому сотрудники имеют доступ. Папки, которыми сотрудники пользуются в течение дня, располагать нужно в рабочей зоне сотрудников.
Технические средства для работы: ручки, карандаши, линейки, скоросшиватели, ластики, ножницы лучше хранит в специальном месте на столе — органайзере.
Офис должен быть идеально чистым и убираться два раза в день, если клиентов много в отделе, или один раз в конце дня. В целях поддержания порядка курение, распитие спиртных напитков, потребление пищи, хранение продуктов питания в офисе должно быть запрещено, иначе могут появиться грязь, мухи, тараканы и мыши, а также произойдет снижение производительности труда персонала на 15-20%.
Для создания комфортных условий важна правильная освещенность помещений. Прямой свет раздражает глаза, а слабая освещенность утомляет, отраженный свет от поверхностей шкафов и стола тоже действует на глаза раздражающе. Столы нужно располагать таким образом, чтобы обычный дневной свет падал или прямо или слева от рабочего стола. В темное время суток нужно использовать правильно подобранные настольные лампы и светильники.
Для поддержания хорошего физического состояния важна вентиляция, также она снижает риск распространения инфекционных заболеваний. Лучше, если каждое помещение будет оборудовано принудительной вентиляцией или кондиционером. Если их нет, то помещение следует проветривать каждые два часа.
Музыка на работе. Некоторые сотрудники предпочитают работать под музыку, а другие не любят. Как же быть? Такие вопросы нужно решать внутри коллектива и регламентировать их. Но в любом случае громкая музыка или радио во время рабочего процесса негативно действует на психику людей.
Плохо работать и летом и зимой в жарком помещении, снижается производительность, повышается утомляемость, повышается риск заболеваний простудой. В помещении должна быть температура от 18 до 22 °С. Тепло должно распространяться равномерно по офису, а в холодный период можно дополнительно обогревать офис электрокамином или кондиционером.