С помощью предварительного анализа нужно установить, о каком виде беседы пойдет речь: будет ли это беседа, в процессе которой мы собираемся ускорить принятие каких-либо решений (форсированная беседа), либо же основной целью беседы окажется передача информации собеседнику с целью пробуждения у него интереса к поставленной проблеме (информативная беседа).
Может быть, это будет беседа об устранении посторонних вариантов и проведении определенного решения (элиминирующая беседа); это может быть беседа, в ходе которой мы представляем собеседнику новую тему (беседа в форме лекции).
Разработка стратегий беседы
Из чего складывается стратегия беседы? Как сформировать стратегию нашего делового разговора? Крайне упрощенно и условно можно считать, что стратегия беседы – это процесс, ведущий в общих чертах к решению поставленных нами задач этой беседы. Выбор стратегии в любом случае определяется темой беседы. Она базируется на нескольких принципах, которые мы выделяем при помощи теории коммуникации и психологии, которые должны привести нас к желанной цели. Стратегия изменяется от одной беседы к другой, а также от собеседника к собеседнику. Но каким бы загадочным ни было слово «стратегия», мы постараемся установить основные принципы и направления работы по подготовке к беседе и ее проведению:
- Опишите и представьте себе, как можно убедительнее, своего будущего собеседника и его возможную реакцию.
- Постарайтесь понять его мотивы и задачи, чтобы понять его исходную логику, позицию и стратегию.
- Подумайте, как создать благоприятную атмосферу для беседы, завоевать доверие, минимизировать формализм и обыденность в ходе общения, избежать напряженности, быть ко всем присутствующим внимательным, проявить симпатию. Если в беседе принимают участие и незнакомые, и знакомые собеседники, то, как правило, надо быть более сдержанным в отношении знакомых собеседников, а по отношению к новым людям – более предупредительным. Человеку характерно стремление в беседе обращаться больше к знакомым, а это может поставить в изолированное, неравноправное положение новых собеседников, что в существенной мере препятствует эффективности деловой беседы.
- Слушайте, наблюдайте и оценивайте реакции ваших собеседников, а выводы применяйте для продолжения деловой беседы и возможной корректировки ее плана.
- Пользуйтесь оптимистическим и позитивным способом выражения эмоций и мыслей.
- Задавайте больше вопросов, чтобы ситуация проявилась, как можно раньше.
- Избегайте в беседе резких поворотов. Естественно, любому человеку неприятно, если его «обольют холодной водой» неожиданно; это же относится и к нашему собеседнику.
- Сформируйте общий метод аргументации в деловой беседе: подробный план аргументации, контраргументы.
Подумайте о том, какие методы применять для ориентации беседы в выгодном направлении и для предотвращения каких-либо отклонений. Даже элементарная модель примерной ориентации беседы, несмотря на то, что выбранный пример и определенный случай почти всегда различаются друг от друга, является большим шагом вперед – у нас готова техника, и нам остается только приспособить ее к конкретному случаю.
- Наметьте альтернативные цели (запасные), менее подходящие варианты и компромиссные решения на случай, если вдруг вы в какой-то момент не сможете контролировать ход беседы.
- Разработайте по возможности поэтапные задачи и включайте их последовательно в конструкцию беседы. Их функция – служить лестницей, и мы выполним сравнительно легкое восхождение, вместо рискованного прыжка. И естественно, нужно предусмотреть ход нейтрализации замечаний, если они приобретут направление, которое для нас очень нежелательно.
- И наконец, обеспечьте будущие контакты с собеседником, обратите внимание на потенциальные новые виды деятельности.
Это общая стратегия проведения и подготовки беседы частично или полностью может использоваться практически для каждой деловой беседы. Нам останется разработать специфическую стратегию для конкретной деловой беседы, обусловленной нами, ситуацией, личностью партнера, непосредственными целями и обстоятельствами.