Проверка готовности к беседе. Перед началом беседы нужно еще раз просмотреть материалы, проанализировать выполненную работу и уточнить детали. Для этого составляем контрольный список вопросов, который читатель сможет приспособить к своим ежедневным нуждам и дополнить его. Перед началом деловой беседы сами себе ответьте на вопросы:
1. Все ли я хорошо продумал(а); 2. Готов(а) ли я правильно ответить на различные вопросы слушателя-собеседника?; 3. Пытался(ась) ли я встать на место собеседника и понять его?; 4. Можно ли считать мой план беседы ясным, точным и корректным?; 5. Не приведет ли мой план беседы к вопросам, на которые я ответить не смогу?
6. Все ли мои формулировки выглядят убедительными и естественными?
7. Грамотно ли и логично составлен план беседы?
8. Все ли мои мысли выражены ясно и точно?
9. Верно ли подобран тон изложения?
10. Если бы данная беседа была проведена со мной, то остался(ась) бы я доволен(а) ею?
Стиль изложения
Всегда нужно стараться использовать простые, общепринятые и общеизвестные, понятные всем слова. Иногда это противоречит тому, что используемый термин должен быть одновременно самым точным. Человек должен понимать, что наслоение непонятных, неясных и невразумительных терминов способно сделать все выступление бессмысленным независимо от того, насколько простыми и ясными были мысли выступающего. Ведь выступая, человек зачастую старается продемонстрировать свою «ученость» и красноречие. В действительности непонятно выступление только создает путаницу в головах слушателей, вызывает у них непонимание и усталость, лишает интереса.
Поэтому необходимо затратить некоторые усилия для поиска нужного слова, правильного понятия, надо избегать слов-суррогатов, которые существенно снижают ясность выражения. Марк Твен когда-то говорил об этом: «Разница между словом, которое близко по значению и нужным словом такая же, как и разница между поблескиванием маленького светлячка и сверканием молнии». Необходимо следить за тем, чтобы различные любимые поговорки и словечки не превратили вашу речь в набор непонятных и пустых фраз.
Помните, что неудачные сокращения названий могут довести обычного человека, несведущего в конкретной специальной области, до отчаяния.
Следует уделить особое внимание исключению из своей речи модных выражений и конструкций предложений, иностранных слов. Иностранные выражения и слова, перенесенные в наш язык, как правило, значительно меняют свое первоначальное значение, и возникает ряд недоразумений. Понимание данных слов людьми, которые знают этот язык, и людьми, до сознания которых донесли их упрощенное и измененное значение, настолько отличается, что даже представить сложно.
Поэтому необходимо выбирать во время деловой беседы только всем понятные, простые, самые выразительные и подходящие слова, которые можно при необходимости легко заменить.
С формированием предложений дело обстоит аналогично. Главное – быть ясным, говорить то, что вы хотите сказать, и так, чтобы собеседник-слушатель мог понять то, что ему говорят, как можно лучше. Будем помнить древнюю истину: кто ясно мыслит, тот ясно излагает.
На самом деле, легко заметить, как не только люди с невысоким уровнем образования жалуются часто на то, что не могут понять большинство из того, что встречается в печати, по радио и телевидению, на лекциях. Это происходит из-за того, что выступающий старается подчеркнуть свою образованность и ученость, а сам создает непонятным сообщением путаницу, вызывает со стороны слушателей-собеседников неприязнь.
Поэтому давайте будем использовать в своих выступлениях только те выражения, которые понятны всем. Они не должны быть очень длинными, но и не должны быть представлены в форме телеграфного сообщения. Каждую новую мысль нужно представлять в новом предложении. Предложение должно содержать активную позицию; необходимо постараться и увязать все предложения в одно логическое целое. При этом исключительное значение имеет грамматическая правильность создания предложений.