Суммируя опыт ежедневной практики деловых бесед, и сопоставляя его с идеями и выводами признанных в данной области авторитетов (практиков и теоретиков), мы подошли к анализу нашей максимально уязвимой способности – умению полно и быстро запоминать. Если мы попытаемся вспомнить содержание некоторых дискуссий, то не надо будет подчеркивать роль наших «мощностей для запоминания» специально.
К счастью, объем и точность запоминания можно существенно увеличить, причем без особого труда. Надо лишь использовать несколько ключевых принципов, которые открыты исследователями уже давно.
Мы не собираемся изучать биологическую природу памяти или искать разные определения этого до сих пор таинственного химико-биологического процесса. Это мы оставим специалистам, психологам, биологам и химикам. Мы остановимся на практических наставлениях, которые могут немного облегчить наши ежедневные муки.
Никогда нельзя пытаться запомнить всю информацию, которая проходит через наши уши. Данная попытка закончится наверняка неудачно. Поэтому нужно тщательно отбирать материал, который нам нужно сохранить в памяти. Запоминание при этом должно подчиняться следующим перспективным целям: повысить результативность нашей рабочей деятельности; сформировать предпосылки для интенсификации умственных процессов.
Большинство исследователей открыли и разработали множество практических рекомендаций и принципов, исследование которых поможет развить способности памяти. Но все эти рекомендации запоминать нерационально и слишком сложно. Поэтому мы выберем несколько общих принципов, которые должны быть емкими и включать главные моменты других принципов. Эти общие правила нужно использовать сознательно до тех пор, пока они не превратятся в нашу плоть и кровь, так как хорошая память – предпосылка эффективного ведения любой деловой беседы.
Итак, правила запоминания
1. Мысли наши должны направляться только на то, чтобы запомнить точно сообщаемую информацию, то есть нужны усилия и воля, а не позиция ожидания.
2. Надо активно реагировать на событие, которое нам нужно запомнить; необходимо слушать, обдумывать и обсуждать его в то время, когда оно происходит.
3. Вспомните это событие в удобный момент позднее для того, чтобы оно закрепилось, не стерлось и не поблекло в памяти.
4. Постарайтесь внушить себе значимость того, что вы хотите сознательно запомнить для того, чтобы увязать данное событие в пространстве и во времени с иными, создав тем самым опорные точки для воспоминания.
5. Самый быстрый и надежный метод повысить эффективность памяти – сформировать системы ведения записей и записывать аккуратно все то, что мы считаем необходимым. Объем этого необходимого по возможности нужно максимально увеличить.
Эти правила лучше использовать последовательно, что является основной предпосылкой повышения эффективности поведения наших деловых бесед.
Напоминаем, что первые четыре правила надо использовать только после того, когда будет усвоено пятое правило. Факты говорят о том, что множество людей, которые добились успеха, использовали пятое правило.
Ведение записей
Может ли кто-то запомнить абсолютно все, что нужно, или все, что бы ему хотелось запомнить? Психологи уверены, а эксперименты это подтверждают, что даже одаренные люди больше забывают, чем запоминают из того, что относится к рабочим материалам. А половина того, что задерживается в памяти, неточна. Поэтому весь объем оставшейся информации в памяти в лучшем случае сокращается до 15-20% того, что было в сообщении. Такие строгие природные ограничения заставляют нас неизбежно приобретать особенные навыки работы и удерживают от неразумных стремлений держать в памяти все факты. А это приводит нас к последнему правилу – систематическому ведению записей, что тем более важно для людей, которые занимают ответственные посты и имеют большой круг обязанностей, так как это единственный метод раздвинуть границы нашей памяти. Есть выражение: «Записной блокнот для делового человека – то же, что для рыбака сеть». Советы по данному поводу:
Делать в блокноте записи систематически;
Записи вести в едином стиле и последовательно;
Не жалеть бумаги.
Записи по возможности нужно дополнять подробными комментариями, так как пустые факты впоследствии часто оказываются практически бесполезно, поскольку их сложно расшифровывать.
Возникает вопрос: что нужно записывать?
Полезно определить принципы, при помощи которых мы будем сортировать материал по направлениям: что нужно записать, что запомнить, а что забыть.
Также мы должны осознавать, что есть риск переоценки собственных возможностей, поскольку всем свойственно стремление запоминать некоторый объем материала, чтобы его не записывать.
И заключительный вопрос. Для чего можно применять записи? Некоторые авторы советуют разделить все материалы (дела) на четыре группы в письменном виде для наглядности и упрощения их ведения.
К данным группам относятся:
Информация о различных будущих обязательствах с уточнением времени. Дела, которые надо сделать в следующем месяце, нужно дополнить напоминаниями о том, что ожидается (встречи и деловые беседы);
Особые дела и задачи, которые не относятся к нашей ежедневной деятельности, но которые нам напоминают о себе до того времени, пока мы их не выполним (нужная нам информация, письма, обозначение проблем для дискуссии);
Данные, которые могут пригодиться в будущем, что может случиться тогда, когда они уже начнут забываться, а их важность такова, что мы их должны сообщить кому-то или употребить без пропусков и ошибок;
Записи, которые освежают память или помогают более точному и полному запоминанию (имена, формулы с описанием спецификации, структуры, личности, термины с определением значения).