Данный документ устанавливает все формы для первичных документов, а именно тех, которые берутся за основу при ведении бухгалтерского учета в организации (пункт первый статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
По мнению отдельных экспертов в области трудового законодательства, работодателям строго обязательно применять именно данную форму, а любое своеволие в этом вопросе может повлечь за собой неисчислимые беды для организации.
На основе вышеупомянутой статьи 9 Федерального закона родился тезис, касающийся обязательного наличия унифицированной формы под номером № Т-3 “Штатное расписание”.
В соответствии с положениями этой статьи, прием первичных учетных документов к учету возможен в том случае, если их составили по форме, которая соответствует той, которая указана в альбомах вышеуказанных форм. В произвольной форме можно составлять документы, если только их форма не предусмотрена в данных альбомах. Причем эти документы должны обязательно содержать все реквизиты, которые указаны в статье 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах», за разработку, а также утверждение альбомов вышеупомянутых форм отвечает Госкомстат РФ (на сегодняшний день - Федеральная служба государственной статистики). Из этого следует, что если какая-либо форма утверждена Госкомстатом России, то она обязательно должна применяться. Однако в этом случае упускается самое главное – Правительство России уполномочило Госкомстат РФ утверждать первичные документы в их унифицированной форме. А что может являться первичным документом?
Первичным документом можно признавать только тот документ, с помощью которого оформляется какая-либо хозяйственная операция в организации, которая должна отражаться в бухгалтерском учете.
Однако, никакие из хозяйственных операций в организации не оформляются штатным расписанием. На его основе не осуществляются никакие бухгалтерские проводки (даже заработную плату начисляют работникам-повременщикам на основе табеля, в котором показан учет рабочего времени, а не на основе штатного расписания).
Отсюда вытекает, что у работодателей есть право не использовать унифицированную форму штатного расписания, а вместо этого разработать свою.
Унифицированную форму под номером № Т-3 «Штатное расписание» можно рассматривать только как рекомендательную.
В случае, когда унифицированная форма данного расписания не применяется, это не считается нарушением законодательных положений о бухгалтерском учете или трудового законодательства.
Строго не регламентируется вопрос, касающийся того, кто по должности обязан создавать штатное расписание и вводить в него разные изменения. В разных организациях различные структурные подразделения решают этот вопрос. Обычно все находится в зависимости от размера организации. В случае крупных предприятий и организаций все вопросы относительно штатного расписания входят в должностные обязанности либо кадровой службы, либо отдела по организации и оплате труда. А в большей части малых организаций такие отделы не предусматриваются.
По этой причине создавать штатное расписание в малых организациях могут руководители различных отделов, сотрудники бухгалтерии и сами предприниматели. Следует указать, что создание штатного расписания – это довольно сложная процедура. Она включает несколько этапов, причем для каждого из них требуется приложить определенные усилия и иметь некоторые знания в области экономики.
Главное, что нужно сделать до того, как начать разрабатывать штатное расписание, - четко определить в организации организационную структуру. В данном случае структура организации означает схематическое изображение всех структурных подразделений на предприятии вместе с подробным отображением порядка их подчиненности. Определяя организационную структуру организации, стоит уделить внимание всем связям между подразделениями – вертикальным и горизонтальным.
В ходе создания штатного расписания немаловажное значение представляет процесс заполнения унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание». В самом начале заполнять эту форму необходимо с наименования организации, которое указано в учредительных документах для предприятия. Во избежание каких-либо вопросов и спорных неоднозначных ситуаций важно во внутреннем положении или в специальной инструкции закрепить правила по внесению данных реквизита.
После этого необходимо присвоить порядковый номер документа. Организациям, в которых в штатное расписание часто вводятся изменения, рекомендуют для штатного расписания применять отдельную нумерацию с литерными обозначениями.
Дата составления документа ставится в отдельной графе с соблюдением формата: «дд.мм.гггг». Часто бывает так, что даты создания и вступления в действие штатного расписания не совпадают. Вследствие этого в форме ТЗ имеется специальная графа для времени, с которого начинает и заканчивает действовать данное расписание.
Утверждение такого расписания осуществляется приказом руководителя организации. По этой причине в форме расположена графа для номера и даты приказа, а также для количества единиц в штате с месячным фондом зарплаты.
Первая колонка в форме ТЗ - «Наименование структурного подразделения». К первоочередной задаче отдела по организации и оплате труда или отдела кадров относится правильность отображения названий структурных подразделений в штатном расписании. Чтобы упростить работу, можно использовать общероссийские классификаторы, а также квалификационно-тарифные справочники.
Как правило, названия структурных подразделений указываются по категориям:
• состав руководства и административно-бытовая часть (например, дирекция, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.);
• вспомогательные и обслуживающие подразделения;
• производственные подразделения.
Чтобы документооборот было вести удобно, всякому структурному подразделению должен быть присвоен код. Это кодирование требуется, чтобы обозначить месторасположения мелких структурных подразделений, находящихся в составе более крупных.
После этого необходимо заполнить графу под названием «Профессия\Должность».
Эту графу нужно заполнять в строгом соответствии с необходимыми нормативными документами, среди которых квалификационно-тарифные справочники, общероссийские классификаторы для должностей служащих и профессий рабочих. Для расположения профессий используется строго иерархический порядок.
Далее в форму ТЗ вносится количество штатных единиц на предприятии.
В процессе заполнения унифицированной формы вышеуказанного расписания периодически могут появляться вопросы, связанные с порядком внесения данных в графу 4, которая содержит количество единиц в штате.