Периодичность выплат и порядок расчета. В этом разделе следует зафиксировать методику принятия решений о назначении премий и механизм их работы.
Выплаты, начисления премии могут происходить с определенной периодичностью (разовая, ежемесячная, квартальная, полугодовая, годовая и по окончании договора).
Основанием для начисления премии или рассмотрения этого вопроса могут послужить: план продаж или повышенные показатели работы, записка руководителя, или другие документы, по которым можно будет принять решения о выплате и размере премии.
На крупных предприятиях и компаниях, возможно, могут быть созданы дополнительные процедуры согласования и урегулирования вопросов о премиальных выплатах, также их следует отразить и уточнить в положении (уставе) и определить сроки рассмотрения и ответственное лицо или подразделение.
Если в локальном акте не закрепить сроки, документы-основания, по которым происходит премирование, то может случиться конфликт работодателя и работника. Например, финансовые показатели работодатель получил в июне, а работник выражает свое желание получить причитающиеся ему вознаграждения в январе. В связи с подобной ситуацией и случаются разногласия и конфликты. Что бы этого избежать, необходимо четко закрепить сроки рассмотрения и подачи документов.
Доведения решения и всех процедур до работников. Эти действия крайне необходимы, в противном случае работодателю во время споров нечем будет доказать факт того, что сотрудник ознакомился и согласен с принятым решением. При доведении своего решения работодатель избегает негативных последствий для себя и своего предприятия (компании).
Правила и процедура доведения до сотрудников бухгалтерии. Имеет смысл вести регистрацию таких документов в специально заведенном журнале. Данный журнал необходимо прошить и пронумеровать, скрепить печатью. Необходимо предусмотреть дату передачи, подпись работника, принявшего документы, подпись лица принесшего документы в бухгалтерию. На крупных предприятиях (компаниях) особенно важно вести регистрацию внутренних документов. В организациях небольшого размера, где генеральным директором часто выполняется по совместительству и функция бухгалтера, данная процедура является нецелесообразной.
Выплаты премий и сроки
Зачастую работники получают премию в день выплаты заработной платы, установленный локальными актами или трудовыми договорами. Хотя имеются предприятия (компании), которые отошли от этого принципа работы, и у них другие сроки выплат. Например, пять рабочих дней с момента принятия решения о премировании.
Список выплат, которые не рассматриваются и не учитываются при расчете премий
Перед тем как утвердить положение о премировании, необходимо точно определить, какие выплаты не будут учитываться при рассмотрении и начислении премий. Этот вопрос будет особо актуален для предприятий (компаний), которые работают на Крайнем Севере и в подобных ему районах. Допустим, работодатель насчитывает премии рабочим сотрудникам в размере 30% от оклада. В данном случае в положении (уставе) необходимо прописать, что премия рассчитывается исходя из тарифной ставки сотрудника. Если же указать, что премия равна 30% заработной платы, то ее размер значительно возрастет, потому что в размер заработной платы входит районный коэффициент, оклад, процентная надбавка и оклад. В этом случае, если премия установлена на уровне 6 тысяч рублей, то с учетом оклада в 20 тысяч рублей, на выходе мы получаем сумму в 10 тысяч рублей. Если же в организации работает 200 сотрудников с похожей заработной платой, то мы получаем расходы, незапланированные организацией, и предприятие (компания) теряет 800 тысяч рублей.
Определяя, таким образом, основу для премий и ее начисления, доплат, надбавок, целесообразно установить, выплаты каких видов не будут при этом учитываться. За совмещение, компенсацию за вредные и опасные условия труда, за праздничные и выходные рабочие дни и сверхурочные, как правило, доплата исключается. Так же указывается отдельно, что не входит в базу расчета выплат, например: командировочные (проезд, суточные, проживание), использование личного телефона, доплаты до уровня 100% оклада по должности во время нетрудоспособности, использование автомобиля. Большое внимание необходимо так же уделить времени, во время которого начисляются премии или другие выплаты. Допустим, если указать в уставе (положении), что сотрудники, отработавшие на предприятии (компании) три и более года, приобретают право получать доплату в размере 5 тысяч рублей ежемесячно, они также приобретают право на доплату при ежегодном отпуске. Но кроме того сотрудник имеет право брать отпуск за свой счет на полгода (отпуск без сохранения зарплаты), отпуск в случае ухода за ребенком до возраста три года, или просто прогуливать год и более подряд. В подобном случае получится так, что сотрудник не работает, но доплату получает все равно. Для того, что бы избежать подобного рода затрат, в положении (уставе) следует указывать, что все выплаты происходят только за отработанное время, и не выплачиваются и даже не начисляются в тот период, когда сотрудник фактически не работает.
Возможны такие же недоразумения и в области компенсационных выплат. Например, работнику компенсируют сотовую мобильную связь по 3 тысячи рублей в месяц. Если в приложении (уставе) не зафиксировать пункт, что эта выплата производится только в то время, когда сотрудник находится на работе, то придется оплачивать ему мобильную связь и в период отпуска, больничного, прогула и т.п.
Так же имеет смысл установить в приложении (уставе), что выплаты производятся только по отработанному времени. В этом случае выплаты происходят только за отработанный период, за какой она и начисляется: общую сумму за весь период делят на число рабочих дней по производственному календарю и умножают на фактическое количество отработанных рабочих дней. Благодаря этому, работодатель перестает нести дополнительные расходы за тот период времени, когда сотрудник реально не работал.
Заключение
Этот раздел определяет порядок и срок вступления в силу положения (устава) и срок действия положения. Обычно такое положение (устав) действительно до принятия нового или отмены действующего. Если это является коллективным договором или его разделом, то и его действие прекратится по истечении срока договора, или продлится вместе с ним. Обратим также внимание на положение (устав) премирование: если положение о премировании представляет собой часть положения (устава) коллективного договора, то оно прекращает свое действие вместе с договором или продлевается с ним вместе. Это не всегда выгодно работодателю, так как в разработке трудового договора рабочий коллектив имеет право принимать непосредственное участие, а также принимать участие в назначении выплат и поощрений. Поэтому следует определить, какое место займет положение (устав) среди документов данной организации.