Одним из наиболее популярных направлений в тайм-менеджменте, которое позволяет определить и расставить приоритеты, продолжает оставаться матрица Эйзенхауэра. Начало ее было положено уже давно - 14 октября 1890 года вместе с появлением на свет ее автора Дуайта Эйзенхауэра в штате Техас, в городе Денисоне.
Семья Эйзенхауэров была простой семьей и не выделялась ничем особенным. В процессе церемонии основания здания музея Эйзенхауэра в 1952 году 4 июня, Дуайт сказал: «Я позднее понял, что мы были слишком бедными. Мы знали лишь то, что наши родители очень часто нам повторяли – для вас открыты все пути. Воспользуйтесь ими, не ленитесь».
Родители, Айда и Дэвид, никогда сами не пользовались этими возможностями, все надежды они возлагали на своих сыновей. Им удалось развить в них честность, самостоятельность и целеустремленность. В дальнейшем именно эти качества сыграли основную роль в жизни одного из их детей – выдающегося генерала, отца, мужа и президента США.
Умение владеть собой пришло к Дуайту не сразу и не само собой. Путь к овладению данным навыком был интересным и долгим. Первые способности организатора и лидера у него возникли в процессе организации дружеских баскетбольных и футбольных матчей между школами. Дальнейшее совершенствование и развитие своих способностей он продолжил в военной академии, а затем – в регулярной армии. За достижения Дуайт Эйзенхауэр в 1952 году получил звание майора и его направили в штабную и командирскую школу Ливенуорта, которая находится в штате Канзас.
Характерной особенностью школы была методика преподавания. Она состояла в организации определенных военных игр. Слушателям давались задания в виде первоначальных данных, которые содержали информацию о враждебных соединениях, особенностях местности, численности противника, выбранной стратегии, позиции, а также других показателях. Руководствуясь полученной информацией, командующим надо было организовать деятельность штаба, распределить зоны ответственности между подчиненными и разработать четкий план действий, который должен быть направлен на выполнение боевой задачи. Нагрузки в этой школе были на грани возможностей человека, но только не для Дуайта Эйзенхауэра. Он стал умело использовать разработанную им методику распределения приоритетов и планирования, которая не просто не потеряла своей актуальности и в наше время, но стала одной из основных в сфере планирования.
Методика Эйзенхауэра призывает расставлять дела одновременно по важности и срочности.
Он определил четыре основных критерия, по которым можно выявить приоритетные задачи для дальнейшего влияния на конечный результат.
Важность определяется тем, как результат выполнения отражается на деятельности.
Срочность определяется одновременно двумя факторами:
Какая существует взаимосвязь между реализацией задачи с временным интервалом;
Насколько быстро требуется решить задачу.
Согласно матрице Эйзенхауэра, надо отнести каждое конкретное дело к одному из четырех критериев. На листке А4 чертится квадрат, он разбивается на 4 равные четверти (I, II, III, IV).
I – срочно и важно (сделать сразу);
II – важно, но не срочно (решить, когда сделать);
III – не важно и не срочно (сделать позже);
IV – срочно, но не важно (перепоручить).
К каждому из четырех выделенных критериев относится свой список дел. Их мы рассмотрим подробнее. По вышеописанной матрице из четырех квадратов можно определить, попадает под них определенная задача или нет.
Задачи вида «Срочно и важно»
В данный квадрант помещаются дела, которые или вышли из-под контроля, или не были запланированы и внезапно возникли. Все, что соответствует указанным критериям в данном квадранте, необходимо решить оперативно и самостоятельно. Промедление в решении подобных задач может привести к ощутимым потерям и ущербу.
Сюда могут входить следующие задачи: управление кризисами, неотложные проблемы, критические ситуации, использование внезапных возможностей, проекты, имеющие жесткие сроки реализации.
Если список задач, оказавшихся в этом квадранте, не уменьшается, либо регулярно пополняется, значит, есть трудности с планированием. Решение – пересмотр деятельности и прохождение обучения методикам результативного планирования.
Задачи вида «Важно, но не срочно»
Это ключевые задачи, которые нужно поручить управленцу любого уровня. Эти задачи являются теми задачами, которые ориентированы на будущее. Используя правило 80/20 или принцип Парето, который выглядит так: «20% дел – это основные дела, которые нужно выполнить для достижения 80% результата», вы начинаете эффективно, а главное, правильно расходовать свое рабочее время. Кроме того, вы умеете определять приоритеты и владеете в совершенстве навыками самоорганизации.
Примеры задач: анализ, планирование, оценка; поиск новых возможностей и идей; восстановление сил, отдых; выстраивание взаимоотношений со значимыми людьми, обучение и развитие.
Чтобы добиться успеха, нужно приложить максимум усилий. Необходимо некоторое старание, нацеленное на реализацию дел, которые определены важными, но не срочными. Именно на эти задачи и должно уходить максимум времени. Своевременное решение данных задач в будущем позволит предотвратить большую часть кризисных ситуаций, а появление дополнительных возможностей станет нормой.
Два оставшихся квадранта – обычные поглотители времени. Можно не тратить времени на их описание время, но для понимания хода работы с матрицей Эйзенхауэра изложим коротко их суть.
Задачи вида «Срочно, но не важно»
Если в этом квадранте оказывается все больше дел, то у вас определенно есть проблемы, которые надо быстро решать, либо же просто вы не умеете распределять приоритеты. Вы делаете все, кроме своей работы. Вспомним лирическую комедию «Служебный роман» - общественницу Шуру. Чтобы все встало на свое место, вы должны вспомнить о своем предназначении. А для этого проиграйте небольшой эпизод, меняя роли. С одной стороны представьте себя Людмилой Прокофьевой, а с другой, Шурой и проговорите такой диалог:
Л.П.: Шура, вы работаете в бухгалтерии, если я правильно помню?
Ш.: Да, по-моему.
Л.П.: «Вы хорошо помните это?»
Ш.: Да, по-моему.
Л.П.: Тогда идите и выполняйте свои дела.
А ваше дело, как мы выяснили – это решение именно важных, но не срочных задач.
Примеры таких задач: необязательные совещания; отвлечение от приоритетных задач; предстоящие неотложные дела; некоторые встречи; реакция на события: ответы на письма, звонки, вопросы.
Задачи вида «Неважно и не срочно»
Если у вас скопились дела в этом квадранте, то можно только пожалеть вас. Вы просто прожигаете свою жизнь и тратите энергию на совсем ненужные дела.
Если вы заметили, что стали все больше убивать время, то ваша деятельность перестала быть эффективной.
Решение – пройти срочно специализированные курсы по личной эффективности, методикам результативного планирования и мотивации.
Примеры такого типа задач: случайные звонки; неэффективный отдых; мелочи, отнимающие время; разные формы убивания времени; прочтение ненужной почты.