Существует два типа проверки ФСС: камеральная и выездная. Камеральный вид проверки ревизор осуществляет на территории фонда. Обычно о проверках такого рода компанию не ставят в известность.
При отсутствии обнаружения нарушений в ходе проверки, компанию даже не поставят в известность о проходившей проверке. В случае же обнаружения нарушения, вы получите запрос о предоставлении пояснений, на который необходимо дать ответ в течение 5 рабочих дней.
Ваши пояснительные документы не приняты? В этом случае составляют акты по результатам контроля и ревизии, а компания подвергнется штрафным санкциям.
Выездная проверка ФСС более волнующая, так как в проверке такого типа страхователь участвует сам, и проводятся такие проверки в его компании. Выездные проверки ФСС могут быть проведены согласно плану или внепланово. Решение о проведении планового контроля и ревизии входит в компетенцию контролирующих органов и принимается оно после изучения деятельности компании и при обнаружении существующих или предполагаемых нарушений. Непосредственно план по проверкам на будущий год должен быть утвержден не позднее 25 декабря текущего года, но в свободном доступе он отсутствует.
Компании, в которых предполагается провести контроль и ревизию, ревизоры из ФСС и уполномоченные Пенсионного фонда посещают вместе с частотой не более одного раза в течение трех лет. К исключительным случаям относятся компании подлежащие ликвидации, для них проверка организуется, даже если ее провели недавно.
Внеплановые же проверки могут быть проведены в любой момент. Здесь регламент «не более одного раза за три года» - не актуален. Так происходит по причине того, что проверка такого рода имеет нецелевую основу. В качестве причины может рассматриваться, к примеру, жалоба одного из сотрудников, уволенных из компании. Впрочем, ревизоры в основном обращают внимание на увольнение работника занимающего руководящую должность, к примеру, директора или бухгалтера.
В большинстве случаев перед началом выездной проверки ревизоры ФСС ставят в известность руководство компании по факсу или по телефону о планировании поездки.
Имеет ли право компания не пропустить представителей ФСС?
Да, но только в случае отсутствия документа уполномочивающего провести данную проверку. Для начала необходимо проверить разрешение руководителя ФСС о проведении контроля и ревизии. Проверяющие прибыли одновременно из двух фондов? Тогда для каждого из фондов должно иметься разрешение. В разрешении указывают поименно назначенных для данной конкретной проверки. Потребуйте предоставить удостоверение и сверьтесь с разрешением. В случае, когда документы в порядке, вы не можете запретить проводить проверку.
Порядок проведения выездных проверок ФСС
Имеются основные критерии, в соответствии с которыми внебюджетные фонды производят выбор компаний на проверку. С этим списком можно ознакомиться в методичке ревизоров. Если компания соответствует хоть одному из пунктов, то стоит ожидать проверку.
В первую очередь сюда включены наиболее крупные компании из-за большого штата сотрудников и широкого спектра страховых обязательств. Далее по списку следуют те компании, зарплата сотрудников которых значительно ниже среднестатистического в их отрасли. Именно под такой схемой, возможно, скрываются компании, избегающие уплаты налогов посредством зарплат в конвертах. Взносы, внесенные с опозданием, также служат для причины организации контроля и ревизии. В случае, когда взносы стали ощутимо меньше, а количество штата осталось прежним, компания точно попадает под проверку. К несомненной проверке приведут и нулевые отчеты по отдельным периодам отчетности. Когда в организации множество необлагаемых налогами выплат, стоит тоже ждать проверяющих. Еще к одной причине проверки относится появление долга по уплате взносов. Ну, и, наконец, компания подлежит проверке при поступлении жалоб работников или другого контролирующего органа.
В соответствии с законом, выездная проверка продолжается на протяжении 2 месяцев. Но в реальности ревизоры завершают контроль и ревизию в течение двух недель.
Дельный совет
Не позднее 15 дней со дня после получения акта по проверке, компания вправе подавать возражения. Составляется такой документ также как на акт возражения по налоговой проверке. Как правило, подают возражение конкретно в отделение фонда, проводившего инспектирование.
Пакет документов необходимых для ревизоров
Порой ревизоры ФСС прилагают перечень документов подлежащих проверке. Но значительно выигрышнее будет заранее подготовить эти документы, исправив в них несоответствия.
При подготовке документов, важно учитывать, что ревизоры будут требовать отчетность за три года. Но проводить контроль и ревизию за период ранее проверенный не в их компетенции. Кроме того, вы можете отказать в предоставлении тех документов, которые не относятся к страховым взносам.
Вот список документов, требующих подготовки. Среди них лицензия и учредительный документ. Ревизоры вправе потребовать ваш юридический адрес, проверить виды деятельности компании.
Необходимо приготовить отчет начисленных и уплаченных страховых взносов и бухгалтерские и налоговые документы. Эти бумаги подлежат сравнению.
Помимо вышеперечисленного, потребуются отчеты по бухгалтерским и налоговым учетам.
Сюда же относятся и книги по учету доходных и расходных операций. Здесь ревизоры станут искать подтверждения начисленных и выплаченных вознаграждений.
Возможно ли отказаться от предоставления части документов?
Вы обязаны представить документы в течение 10 рабочих дней, если они отвечают за начисление и уплату страховых взносов.
Важно помнить, что ревизоры не вправе изымать оригинал документа. При возникновении необходимости изъять документ, нужно сделать копию заверенную руководством.
После окончания всех процедур, ревизоры обязаны составить справку о завершении проверки. Необходимо со всей ответственностью подойти к этому, так как в суде такая справка является подтверждением сроков проверки. При получении будьте внимательны: важно чтобы каждая страница справки была пронумерована, а текст не имел поправок.
Акт проверки подписывают ревизоры и руководство компании. При несогласии руководителю следует оставить запись «Не согласен»