Всем современным людям каждый день приходится сталкиваться с одной довольно сложной проблемой – развиваться наравне с быстро летящим временем и оставаться при этом самим собой.
Это относится и к деловым людям, жизнь которых связана с ежедневными беседами, заседаниями и поездками, и к тем, кто живет упорядоченно, предпочитая трудиться в домашних условиях. Главное – это правильно запланировать свой день, чтобы успевать выполнять важнейшие дела и отдыхать. Справиться с этим могут помочь принципы планирования времени.
Основные правила и приемы
Планирование времени является делом одновременно созидательным и ответственным. Планировать следующий день нужно заранее, подробно в деталях описывая то, что необходимо сделать. Стоит придерживаться важнейшего условия – только при завершении одного дела, переходить к выполнению следующего.
Существует пять пунктов, которым необходимо следовать при создании плана, а также в ходе его реализации:
- Цель планирования должна быть четко определена и сформулирована;
- Необходимо точно понимать и знать конечный результат запланированного;
- Нужно разрабатывать различные варианты и способы преодоления непредусмотренных обстоятельств;
- Остановите выбор на самой подходящей альтернативе;
- Выбирайте только наиболее подходящее решение, необходимое для получения конечной цели.
Принципы планирования подразумевают и положения, относящиеся к определению установок и структур планирования, а также помогающие проверять их исполнение. Приемы и правила планирования способствуют созданию положительной основы для результативной деятельности и сокращению возможностей отрицательных исходов.
Главные правила:
- Единство. Процесс должен обладать системным направлением, то есть должен иметь детали и ступени задач, которые имеют взаимную связь между ними.
- Непрерывность. Планирование – это всегда цикличный процесс, одни планы сменяются другими.
- Точность. Планы всегда должны быть конкретными, иметь подробные описания деталей.
- Участие. В ходе создания плана должны принимать участие все кто будет задействован в его реализации. Ведь они могут вносить новые идеи, которые помогут в дальнейшем достигнуть конечный результат.
- Гибкость. Помогает изменять цель в случае возникновения непредусмотренных обстоятельств. Выступает как некая подстраховка.
Принципы планирования рабочего времени
Работа является главным видом человеческой деятельности, которая имеет огромное значение в жизни всех людей. Поэтому они просто обязаны применять принципы планирования рабочего времени.
Известны несколько таких принципов. Для каждого вида деятельности можно подобрать лучший и удобный принцип, который будет соответствовать имеющемуся запланированному описанию.
- Принцип предложенный Парето, заключающийся в пропорциях 80:20. 80% затраченного времени принесут в конечном итоге 20% эффективности. Притом что, 20% времени, используемого на определенные важные проблемы, в финале дадут 80% результата. На практике это означает, что не нужно затрачивать огромное время на несложные и некрупные проблемы. Первоочередными должны быть именно важнейшие задачи, даже если их выполнение не доставляет огромного удовольствия.
- Принцип предложенный Эйзенхауэром. Его суть состоит в том, что анализируя имеющиеся задачи, их стоит рассортировать на 4 группы согласно их безотлагательности и ценности:
- срочные и важные, которые и будут первоочередными для решения;
- срочные, но не важные. Чаще всего на них тратится много сил, так они срочные, поэтому такие дела лучше сделать сразу и забыть или переадресовать их кому-нибудь другому;
- не срочные, но важные. Их лучше не откладывать, а исполнить заранее, пока они не переросли в категорию срочных;
- не срочные и не важные. Такие дела очень быстро копятся, если их не выполнять, но потом придется потратить огромное количество времени на их решение. Поэтому стоит ежедневно уделять по 5 минут на их решение.
Плюс ко всему при применении правил и приемов планирования стоит придерживаться дополнительных советов, а именно, стоит всегда стараться начинать рабочий день в четко определенный временной промежуток. Очень важно создать рабочий режим, так как со временем появится привычка выполнения определенных действий, которые будут производиться автоматически. Занимая работой, необходимо ежедневно стремиться производить минимальный ее объем, а для этого нужно четко представлять минимальный план ежедневной работы. Для достижения необходимого результата всегда нужно определять и формулировать промежуточные цели. Ставить перед собой задачу перевыполнения своего недельного объема работы. Тогда человек будет понимать, к чему ему стремиться и за что себя похвалить.