Система контроля необходима для того, чтобы вовремя схватить за руку того, кто делает не то, что нужно, и наказать его. Никому верить нельзя, контролировать нужно все! Контролировать нужно даже контролеров. Если вы согласны с данными утверждениями или с какими-то из них, то вам надо срочно менять свои взгляды, они вредят бизнесу.
К чему приводит некачественная система контроля? Если контролируется НЕ ТО: Остаются незамеченными более важные проблемы; Недостатки видны только клиентам, а это уже поздно; Деньги на контроль тратятся впустую (время тоже); Подчиненные придают значение не тем вещам, которым следует;
Проходят мимо серьезные возможности для компании; Система стимулирования не действует в полной мере; Решения в вопросах управления принимаются на основании ложных предпосылок.
Если контролируется НЕ ТАК:
Снижается мотивация персонала;
Персонал мотивируется только тем, что контролируется;
Система компенсаций несправедлива, а система стимулирования не работает;
На задний план уходят креативность и инициатива;
Теряются возможности для развития;
Ошибки и проблемы замалчиваются и скрываются, а не предотвращаются и исправляются;
Ошибки раскрываются только после их совершения, вместо их предотвращения;
Климат напряжен, не способствует эффективной работе персонала, лучшие сотрудники из компании уходят;
Корпоративная культура деформируется: ценности и нормы ориентируются только на контроль;
Процесс прохождения информации замедляется и затрудняется. Оперативность и гибкость бизнеса нарушается;
Ошибки в системе контроля, приводящие к данным последствиям:
объекты контроля определяются, не принимая во внимание стратегические цели компании;
Или контроля нет совсем, или он тотальный;
Контроль осуществляется лишь для наказания и поощрения персонала;
Контроль присутствует только «на выходе», когда исправлять что-либо уже поздно;
Контролируется количество вместо качества;
Контролируется то, что контролировать легче;
Цели поставлены нечетко.
Что такое контроль?
Контроль – это сопоставление настоящих и желаемых результатов и целей.
Данное определение распространено, но нужно смотреть шире.
Для чего контроль нужен?
Держать под контролем что-либо означает – возможность влиять на процесс достижения нужного результата. Что должно быть для этой возможности? Рычаги влияния и реальная информация. Рычаги влияния – полномочия. А информацию и желаемые результаты рассмотрим подробнее.
Контроль должен исходить из того, что должно получиться в конце. Желаемый результат нужно формализовать в виде СМАРТ целей – измеримых целей. Должны быть определены единицы измерения. Затем нужно понять, как можно добиться нужного результата.
Результат зависит:
От ресурсов, необходимых для его достижения;
От технологии – как будут использоваться ресурсы для достижения результата;
От достаточного количества времени на технологический процесс приближения к результату.
Когда контролировать?
Контролем являются действия, необходимые для того, чтобы убедиться в том, что желаемые результаты достигаются. Если вы уверены, что процесс идет так, как запланирован, то контролировать можно только результаты. В случаях, когда вас не устраивает результат, то нужно предпринять определенные шаги. Если уверенности в ходе процесса нет совсем, то контролировать нужно еще что-то.
Контроль возможен:
На выходе – сравнение желаемых и полученных результатов.
В процессе – определение стандартов, норм, формализация технологий и их соблюдение;
На выходе – контролируются все ресурсы, участвующие в процессе. Нужен для того, чтобы убедиться в том, что есть шанс на выходе получить желаемый результат.
Какой контроль выбрать?
Самый сложный и дорого вариант – контроль в процессе. Сложно проконтролировать соблюдение все стандартов, норм и технологий при производстве автомобиля.
А творческие процессы, например, разработку маркетинговой стратегии невозможно контролировать в процессе.
Контроль в процессе важен при использовании дорогих материалов или критической важности результата.
Самым простым контролем является контроль на выходе, когда виден промежуточный или финальный результат. Он нужен для измерения результатов, определения размеров премий, для обратной связи с исполнителями.
Самый экономный контроль – контроль на входе, потому что он направлен на предотвращение проблем будущего. Подбираются лучшие материалы, комплектующие, а также персонал, чтобы в процессе с ними не было проблем.
Кто должен контролировать?
Информацией должны владеть люди, заинтересованные в результате и те, кто может влиять на него. Это исполнители и руководители. Чем меньше посредников между исполнителем и контролером, тем достовернее информация и более нужные шаги по улучшению работы предпринимаются. Доверять контролеру можно только в том случае, когда он заинтересован в результате. Если нет 100% уверенности в исполнителе, то его нужно контролировать. А, может быть, нужно заинтересовать исполнителя в результате?
Обратная связь.
Если контролирует не исполнитель, то должна быть обратная связь с руководителем (контролером). Исполнитель должен постоянно получать достоверную информацию о своей работе и ее результате, т.е. оценке, на основании чего он может менять свою работу в лучшую сторону.
Незнание результатов своей работы приводит к разочарованию и снижению мотивации.
Что контролировать нужно, а что нет?
Контролироваться должно то, что важно, учитывая, что основная часть контроля должна осуществляться именно исполнителем, а только самое значимое контролирует руководитель. Если руководитель не обеспечивает заинтересованность сотрудника в результате, то ему придется прибегать к помощи дополнительного контроля.
Когда можно обойтись без контроля?
В случае, когда результат менее важен, чем потраченное время на контроль. Средства и время экономит переход от контроля в процессе к контролю на входе и выходе.
Можно и нужно ли заменять контроль чем-либо?
Контроль можно заменить качественной системой отбора, стимулированием, компенсациями, правильным делегированием и элементами корпоративной культуры. Это все не заменяет контроль, а перекладывает его на исполнителей, т.е. контроль становится качественным.
Почему контроль должен быть системным?
Бизнес – система, результат не изменится, если изменять только один фактор. Нет смысла повышать качество сырья и материалов и не обеспечивать качество персонала. Также и нет смысла контролировать всеми силами исполнение технологии в процессе, если качество ресурсов не контролируется.
Как эта система показателей должна выглядеть?
Система показателей эффективности и результативности бизнеса должна строиться, как и организационная пирамида, сверху - вниз. Сначала определяются самые важные показатели на уровне бизнеса, затем – на уровне отделов, подразделений, а потом – на уровне исполнителей.
Показатели должны соответствовать тому, что важно компании, применялись для постановки целей и измерения прогресса в достижении данных целей (контроля).
Шаги для создания системы контроля:
1. Определение целей, для достижения которых система контроля создается;
2. Определение направлений, важных для бизнеса и системы показателей (также периодичность и единицы измерения);
3. Обеспечение постановки СМАРТ-целей по данным показателям;
4. Назначение ответственных за измерение показателей;
5. Обеспечение исполнителям возможности самостоятельного измерения этих показателей или обратную связь;
6. Выявление совместно с исполнителями ресурсов или факторов, от которых достижение поставленных целей зависит;
7. Выяснение, как эти факторы и ресурсы будут контролироваться на выходе;
8. Разработка требований на выходе и инструментов для установления соответствия данным требованиям;
9. Назначение ответственных лиц для контроля на входе;
10. Определение потребности в улучшениях и изменениях, исходя из информации, полученной от системы контроля и их оперативное осуществление (иначе система может быстро стать простой формальностью).